浅谈人口和计划生育档案管理工作的科学管理

摘 要：最近几年，不论是国内还是国外，档案管理工作都实现了快速的发展，而其在社会建设中的作用正在日渐凸显。从现阶段的发展情况来看，国内档案管理事业表现出了明显的科学化趋势，特别是人口和计划生育档案管理。人口和计划生育档案实际上就是在计划生育政策执行过程中收集、整理的相关信息。人口和计划生育档案能够作为相关部门的一项重要数据参考，从而制定出更加科学化与合理化的对策。不仅如此，它还能够向育龄群体提供高水平的服务。对此，本文阐述了人口和计划生育档案科学管理的意义，分析了现阶段这一工作的发展情况，并提出了几点做好人口和计划生育档案建设的意见。

关键词：人口；计划生育；档案

很长时间以来，我国的人口数量都排在世界的首位，而在经过了长期的发展之后积累了大量的相关信息、数据等，这就使得做好人口和计划生育档案管理工作显得十分必要了[1]。近些年来，我国人口计划生育工作始终严格遵循我国的相关法律规范，而这在很大程度上促进了人口和计划生育档案管理工作的科学化发展。在新时期下研究人口和计划生育档案管理工作的科学途径，从而深入发展这一工作内容的科学化发展，为我国的和谐社会建设做出贡献具有非常重要的意义。

1 科学管理人口和计划生育档案的意义

自改革开放至今，我国的社会主义社会建设获得了较快的发展。而人口和计划生育档案管理工作和相关政府部门的工作水平与整体形象息息相关。不仅如此，这一工作内容还会对我国社会的未来发展产生深远的影响[2]。在和谐社会建设以及经济水平提升的新时期，若要从整体上实现人口和计划生育档案管理工作的科学化就必须要明确该工作的重要意义。

1.1 人口和计划生育档案的重要性

人口和计划生育档案的重要性主要表现在三个方面。首先，它是多种人口计划生育统计数字的重要来源。将保存在档案中的相关信息、图像等进行深入的研究能够获得一系列的数字结果，而将这些结果应用到政府所指定的决策中，使其能够更加清晰的掌握各个地区的人口发展情况，并做出针对性的安排。其次，科学、合理的使用档案已有信息，并挖掘其中潜在的信息，例如随时关注流动人口的动向等，有助于做好流动人口计划生育与生殖健康工作[3]。最后，通过人口和计划生育档案资料人们能够在第一时间内获悉最新的人口与计划生育政策及其相关资讯，从而实现“少生快富”。尤其是为借助相关档案资料为广大家庭讲解独生子女优惠政策，进而改善其生活质量。

1.2 科学管理人口和计划生育档案的含义

科学管理人口和计划生育档案的含义通常是指以先进的观念为基础，高水平技术为载体，切实有效的策略为手段，对档案管理工作实施高效的管理。在此过程中，我们必须要明确一点，那就是人口和计划生育档案管理科学化过程中所涉及到的多个方面都要掌握的非常清晰，尤其是在科学化方面。这并不只是特指所使用管理方法的科学化，这是由于这种单一的做法将会制约其自身的进一步发展。不仅如此，人口和计划生育档案管理科学化不应止于此，而是要延伸到具体工作过程中的所有小环节。我们不能将档案管理科学化建设看作是人口计划生育部门单方面的责任与义务，而是号召更多的群众加入到这一工作中来。

2 人口和计划生育档案工作的现状

到目前为止，我国人口和计划生育档案管理工作中的不足突出表现在两个方面。一方面为相关领导的不重视[4]。在现阶段的档案管理工作中，基层人口计生档案室所负责的管理工作是做好人口和计划生育档案工作的重要前提条件。但是调查资料显示，这一管理工作常常都是其中最为薄弱的一个内容。很大一部分领导都没有了解到基层档案管理工作的必要性。所以，档案工作很难在基层人口计生工作中占据一席之地，更不说落实这一环节的理念、相关政策等。另一方面为档案环境条件差。正是由于基层档案管理工作未得到应有的关注与贯彻，所以基层工作人员的专业能力、管理观念等都存在一定的问题，背离了我国相关的规范要求。因此，在这样一群管理观念薄弱、素质低以及经验缺乏的基层档案人员的“管理”下，人口和计划生育档案管理工作往往会出现各种各样的漏洞，且科学性与规范性十分缺乏。

3 人口和计划生育档案管理的建设

近些年来，信息技术、数字技术都有了飞速发展，人口和计划生育档案管理工作任务日渐繁重，而且难度也越来越高[5]。人口和计划生育档案管理已经不仅仅是之前的数字录入与登记工作了，现今已经增加为了多种不同专业类型的数据分析。在这一背景下，人口和计划生育档案管理必须要引入计算机技术、信息技术等，发挥出这些先进技术的优势，从而制定出完整的科学化管理程序[6]。而在具体的档案管理工作中，必须要做到：①全方位的整理已有档案资料，删除没有使用价值的信息，保留具有挖掘潜力的信息，并重新组合具有关联性的档案，从而提升其规范性；②对已经整理好的资料进行细致的分类，并为不同的分类命名，从而使其更加直观，有效发挥出计算机技术的检索作用。在此过程中，为进一步提高检索的完整性，分类工作中必须要按照我国的相关分类规范分类、题名；③分级次著录，节省人力资源，提高工作效率。案卷分层次著录，特别是对人口报表等相关信息的著录应尽可能采取图表级。而对声像档案应进行影音采集刻盘分类管理；④尽可能使用关键词，缩短检索时间。通常情况下，主题词的查找过程较为繁琐，而且效率也不高，因此，应尽可能将关键词取而代之。实际上，这也就是根据资料的具体内容来自主对其进行题名，从而找出其中的关键词。之后，在录入电脑中后，借助电脑的批量处理功能进行相关的操作。

管理人员在人口和计划生育档案管理中起着非常重要的作用，而且其自身素质的高低直接影响着人口和计划生育档案管理工作的质量，因此做好人口和计划生育档案管理工作的第一步就是提高工作人员的素质[7]。很长时间以来，人们对人口和计划生育档案管理工作的印象就是单一、繁琐、毫无技术性，然而当我们将新型技术引入其中后，便会有效的提升这一工作的技术性。因此，聘用具有专业能力、综合素质高的管理人员是做好人口和计划生育档案管理工作的前提条件了。不仅如此，政府部门还要专门委派人员对管理工作人员进行针对性的培训，从而在在职中增强他们的工作能力。

4 结束语

综上所述，相关部门决策层人员必须要对人口和计划生育档案管理工作有正确的认知。明确人口和计划生育档案管理工作自身对社会发展以及经济发展的价值，并将其作为和谐社会建设以及经济发展的一笔难得的资源。相关部门要提起对这一工作内容的重视，还要提供给一定的资金支持，从而为实现人口和计划生育档案管理工作的科学化创造前提条件。而人口计划生育部门档案管理工作负责人要不断提升自身的工作素质，努力学习新型知识，在不断的实践中积累人口和计划生育档案管理科学化的宝贵经验，从而促进我国的人口和计划生育事业的未来进步。

参考文献

[1]潘真，何晓君，杨素红.浅谈如何加强流动人口计划生育档案管理[J].湖北档案，2010，03.

[2]侯宇红.浅谈计划生育档案的管理与实践[J].华章，2012（33）：67-68.

[3]胡玉华.关于人口计生档案管理工作的几点思考[J].中国市场，2010（11）：74-75.

[4]杨旸旸.基层计生档案工作存在的问题及对策[J].兰台内外，2011（2）：35.

[5]陆洋.浅谈计生档案工作四化管理[J].黑龙江科技信息，2011（19）：116.

[6]李丽娜.论档案管理在计生工作中的重要作用[J].现代营销（学苑版），2010（11）.

[7]程方.新形势下人口计生档案管理工作探析[J].山东档案，2010（03）.

作者简介

张路（1971-），女，山东威海，大学，馆员，研究方向：人口和计划生育档案的管理。endprint