高职院校系部教学档案管理的研究与实践

吴文英

摘 要：高职院校系部的教学档案在人才培养工作水平评估和骨干校建设验收中具有重要作用，但其目前普遍存在档案收集难以全面、管理制度不完善、经费投入不足等诸多问题，本文就这些问题进行了分析，并对如何解决档案管理的问题进行了研究，提出了改进措施。

关键词：高职院校；档案管理；问题；措施

随着高等职业教育的迅速发展，系部逐渐成为相对独立的，集教学、科研和管理为一体的教学单位，是教学档案的主要生产者和保管者，是反应学校各项教学运作的许多数据和一手资料的来源基地，是高校人才培养工作水平评估的重要参考部分。实现系部教学档案规范化管理，使教学档案管理既适应教学的需要，又适应专业教育的需要，是各高职院校日常教学管理中不断探索的重要问题。中山火炬职业技术学院电子工程系将于2015年4月迎来骨干校建设的评估与验收，对如何做好系级教学档案管理进行了不断研究与实践。

1 系部档案管理的特点

内容的原始性与专业性。系部教学档案是教学工作和各项实践教学活动进行中自然形成的历史记录。通过这些记录可以了解系部工作的内容、方式和效果，了解系部的历史和现状，同时可以反应系部的教学水平和教学质量。由于系部专业设置和学科划分比较细致，各专业的课程设置和教学方式上有所不同，因此这些教学档案资料还表现出很强的专业性。

来源的分散性和形式多样性。系部的档案集结了系部所有教学人员、教学管理人员和学生的劳动成果。并且除了纸质的各项教学文档以外，还有照片、课程录像、电子课件、计算机软件等各种记录材料。要收集这些各种来源和各种形式的档案材料需要投入大量的劳动力和相关人员之间的紧密配合。

运行的周期性。高职院校学生的学制为三年，三年又划分为六个学期，每个学期一般又由20周构成，每个学期和周数都有相应的教学计划和课程设置。在各个区间里形成了一些周期性的档案，例如学生从入学到毕业要走完军训、必修课、选修课、课外实践、实习和实训等一系列的培养程序；课程的教学大纲、教案、教学计划以及老师的任务书、工作量统计是以学期为单位；一个学期的课表以周数的形式重复，不同的课程开设的周数和每周的课时又会有差异。

2 当前高职院校档案管理现状

2.1 教学档案收集难以全面

高校教学档案来源具有分散性，内容庞杂，形式多样。上级教育主管部门和学校下达的指导性文件材料，如教育改革、专业设置等方面的计划和指示等。各种教学规章制度、教学计划、教学大纲、教学任务书、课表等。学生的实验实训记录、考试考查材料、成绩登记表和分析表。教研室的活动记录、各专业考证和获奖材料等。教学质量检查、教学评估及高职示范校建设等材料。教师师资培训，教材编写，个人业务档案等。对于高职院校来说实践教育环节是一个重要组成部份，要求有一定比例的兼职教师来进行实验课的教授，将企业的前沿知识带入课堂。兼职教师的材料收集也是一大难题。以中山火炬职业技术学院电子系为例，每年兼职教师的教学资料，如听课记录本、教学大纲、教案等的收集都难以全面。对兼职教师要求太多反而会造成兼职教师的流失。

2.2 教学档案管理制度不完善

在高职院校的管理体制上，档案机构不健全，人员少，流动性大。同时校档案机构与其它部门、院系之间联系不密切，分工不够明确，职责划分不清。导致很多资料管理混乱和流失。同时，高职院校的各部门很少设立专门的有专业背景的档案管理人员，系部档案大多是由教学秘书和行政秘书兼任。同时在这些人员入职的时候没有进行统一规范化的培训，致使这类人员普遍缺乏档案管理及档案信息化建设的基本知识和基本技能。高校档案工作往往存在各部门各行其是，工作随意性大，基本上是靠基层工作人员的主观理解去开展工作。最后出现了什么都入档的繁杂现象和重要原始资料缺失的不完整现象。

2.3 教学档案管理经费投入不足，管理设施落后

由于很多高职院校都是由以前的中等专业学校发展而来，在办学条件、办学规模、教学仪器装备设置上资源都很有限。档案工作被普遍认为是对学校大局和发展影响不大的方面，因此往往不能得到合理的资金和设备投入。很多学校的各种档案资料直接扔在兼职档案管理人员办公室的角落里，连专门的档案柜或者档案箱都没有，往往很快被虫蛀和潮气侵蚀，变得面目全非。同时，大部分学校档案的管理和利用普遍停留在原始的手工操作上，缺乏现代化的技术手段管理，从而出现管理工作量繁重，文档查阅追溯困难等现象。

3 高职院校系部档案规范化管理的措施

（一）加大宣传，增强各部门之间的沟通联系和全体人员的档案意识。学校领导要高度重视档案管理工作，把其列入学校工作的重要议事日程。通过各种形式和渠道广泛宣传，使全体教职工能增强档案意识，支持并自觉配合各部门档案管理人员的工作。以中山火炬职业技术学院电子工程系为例，通过宣传和学习，教师们对常规教学文件的收集工作非常支持和配合。每学期学初老师们主动上交开课计划、教学大纲、教案，做好学初的教学准备工作；期中教师们上交教学记录本、听课记录本、教学情况自查表以备质量监控中心检查；学期末老师们要上交作业本、考试试卷、考查资料、成绩分析表、实验报告、实习实训记录本等材料存档。形成上下齐心协力的良好氛围。

（二）健全管理体制是档案工作的基本保障。各高职院校根据实际情况，对现有的管理制度进行逐步改革，建立科学的管理制度。在实际工作中做到有法可依，有章可循。实行高职院校各部门档案管理工作人员责任制，并参照《高校档案工作规范》制定考核细则，把档案工作与相关人员的考核、晋升、奖惩挂钩。各部门和科室要职责明确，做到归档有范围，立卷有标准，借阅查看有规定，档案室管理有条例。各部门领导要督促档案管理人员做好档案收集、管理和归纳工作，学院要定期进行检查、验收、评比和总结，实现档案管理工作细化和管理统一。

（三）加大档案管理的经费投入，从软件和硬件方面都为档案管理创造良好条件。档案管理工作量较大并且单调乏味，许多人不愿意干，要落实档案管理人员的职称、待遇，使他们工作有动力，避免人员流动频繁。系部的档案经费要单独列入学院的财务预算，根据各专业实际需要为档案归档部门添置专门的仪器设备，如计算机、空调、吸尘器、抽湿机、复印机、文件柜等。创造条件购置网络版的计算机管理软件，实现相关档案的计算机管理。运用高新技术手段保护各种电子版的档案资源，同时实现档案管理、信息处理和检索自动化。

总之，高职院校系部教学档案管理是一项基础性和综合性的工作，对高校的教育管理工作有着重要的反馈作用。通过高等职业院校教学评估，对相关档案材料进行审阅和分析，对学院办学情况可以做出客观评价，为改进学院的各项工作提供依据。只有进一步加强档案管理，形成规范化制度化的管理模式，积极推进档案的信息化建设才能更好地为高等职业教育服务，提高办学水平。

参考文献

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