实现人事档案信息管理的数字化与网络化

奚亚娟

[摘 要]随着纸质档案的数字化管理，真正告别了以往只能到阅档室翻阅纸质档案的传统方式，为干部管理、教育培训、党员发展、工资改革、职称评审、提供准确的依据，提高了工作质量和效率，减轻了档案人员的工作量，保护了档案原件。

[关键词]人事档案；信息管理；数字化；网络化

人事档案是指记述和反映职工个人经历、德能勤绩、工作表现，及其他各种形式的历史记录。它历史地、全面地记载着职工的综合信息，是各级组织考察、了解和正确选拔、使用人才的重要依据。随着我国人事制度的不断深入，人事档案作为个人和社会实践的载体，利用率不断提高，但是，目前大多数单位人事仍以手工方式管理为主，这种方式已不适应当今数字化时代的需要，人事档案数字化建设宜迫在眉睫。

一、人事档案化建设的必要性

首先，人事档案数字化是适应数字化建设的客观需要，数字化是以网络为基础，利用先进的信息化手段和工具——计算机技术、网络技术、通讯技术，有关的所有信息资源进行全面数字化；并用科学规范的管理对这些信息资源紧张整合和集成，以构成统一的用户管理、统一的资源管理和统一的权限控制；最终实现全面的信息化。从而达到提高管理水平和效率的目的。高质量的数字化干部人事档案建设，可以为科学的管理提供有力的支撑。其次，对于组织人事部门整合人才资源、改进工作方式、提高工作水平有着重要意义。是实现了手工检索到电脑检索的转变，提高了工作效率。阅档人员登录局域网，点击电子档案目录就可以准确找到所要查阅的档案材料，省去了逐卷逐页查找的时间。同时实现了从翻阅纸质档案的查阅电子档案的转变，有利于纸质档案的保护，电子档案建立后，减少了纸质档案翻阅次数，延长了使用寿命。最后，国外人事档案的数字化给我的借鉴。现在很多国家实现了人事档案的现代化、数字化管理。

二、建立人事档案科学管理业务系统

1.建立人事档案工作管理系统。我们可根据所管理档案的情况、采用科学的分类与编号方法，建立人事档案管理信息库，实现编号、查找和批阅的计算机管理，并相应的查询通知单等，以减少档案工作人员的手工操作。

2.建立工资管理系统。工资变动涉及的面广，调资时依据的条件较多，如：任职文件、立功受奖、享受待遇文件资格证、正常升档表格等，我们可以编写通用工资管理系统，实现工资管理自动化，调资时只要我们输入待定的条件，便可迅速地查询出符合调资条件的人员，并逐个地计算出每个人的工资，并且自动作一些数字处理，如工龄工资随年份自动正常升档，效益补贴等自动增加等。

3.建立组织工作管理系统。利用此系统可掌握本系统、本单位内党员和党组的整体情况，包括党员的教育培训，党组织的建设、机构设置等，党费管理方面可打印出统计报表、党费清单和党费收缴单等。

4.建立人才交流信息系统。建立本系统、本单位人才信息库，用以掌握本系统、本单位内各类人才的供给需求情况，及时按要求向外提供人才和从外部引证所需人才等。

5.建立人员考察报告综合系统。一名员工的表现如何，主要是从他的德、能、勤、绩、廉等方面加以考察，并划分为若干个具体内容，并将具体内容分解成秘度不同的各种类型，针对具休内容的各个方面标以代码，只要提供准确的代码，计算机便可自动生成符合条件的资料，供干部人事部门的参考。

6.建立为领导提供计划性档案信息。人事档案工作人员要有超前意识，提供档案信息要站在领导的角度和高度来观察问题、分析问题，根据领导工作实际、现有人才资源信息，拿出相应的措施，有计划、有步骤地挖掘人才，使人才得到充分的利用。

7.建立工作文档管理系统。在日常人事工作中可以根据一定的分类标准，建立一个文件管理系统，包括文稿的产生时间、主要内容、保管期限等、需要时能快速地按要求提供不同时期、不同内容的文件资料。

三、建立人事档案网络的对策

人力资源信息是一个国家、地区、行业经济高速发展的必要前提，是社会进步的必要条件。针对我国人事档案网络滞后，计算机管理人事档案不成熟，缺乏一支既熟悉人事档案工作又精通计算机业务的专业队伍，人事档案部门网络意识淡漠的现状，应采取如下对策：

1.立足国情，从实际出发。作为信息社会的主要工具，计算机必须普及到每一个人事部门，更广泛具体地使用于人事信息管理与利用工作，取代大量重复性的手工操作。现代人力资源信息网络的建设需要大量投资，人事档案信息高速公路“在我国还不具备开通的条件”。网络建设要从实际出发，因地制宜，循序渐进，做到逐步扩大，逐步完善。

2.搞好建设，抓基础工作。人事档案整理、档号编制的规范化、人事档案数据库的建立，都是建网的条件。准备工作做得充分、细致、精湛，信息网的建设才能搞好。

3.必须实现人事档案标准化。在标准化方面要有各种严格的技术标准，要求做到各种数据库的设计一致或兼容，同时要求人事档案整理的标准化、著录的标准化、分类的标准化和档号编制的规范化。

4.搞好数据库的建设，实现网络化。数据在人事档案业务建设中是一项最费时、费工的工作。数据库的建立从一开始就要标准化。目前必须依照档案著录表、档案分类法、档案标引等标准来做。

5.加强队伍建设。现代人力资源信息网的建设需要有高素质、懂技术的人才来做，除档案学、计算机知识外，最起码应该懂得一些信息利用知识和信息经济学知识.不然的话，就会因为从业人员的素质不高而影响人事档案资源的有效利用。

随着计算机技术的不断进步，计算机在人事信息管理中的应用也将不断发展、提高，它将越来越多地代替人工在人事信息管理中的工作，形成良好的发展趋势。

参考文献：

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[2]郑丹.人事档案信息化管理初探[J].山西档案.2006（S1）.

[3]杨秀峰.浅谈如何做好干部人事档案的管理工作[J].雁北师范学院学报，2004（04）.