关于加强档案管理信息化建设的思考

田东

[摘 要]档案是全社会的共同财富，档案管理是社会各级各类组织、机构和个人的共同行为，其目的在于把全社会的档案以不同形式分层分类集中控制起来，形成一个社会性的开放管理系统。然而，多年来档案管理始终存在着存放数量冗多、保管条件差、查找利用率低、管理人员知识单一等问题。要解决这些问题最好的办法就是实现档案管理信息化。本文就加强档案管理信息化建设的必要性及对策进行了研究，对于管理好利用好档案，提高档案工作效率提供参考。

[关键词]档案管理；信息化；建设

档案是人才信息的重要存储器，能记载人才的重要信息，反映人员的学习工作经历、工作表现奖惩情况、工资薪酬、职务职称、历史背景，还是组织部门选拔任用干部的重要依据。随着互联网技术和信息技术产业的快速发展与广泛应用，人们的思维方式、空间概念、时间概念都发生了巨大的变化，尤其是管理信息化的发展趋势极为明显。加强档案管理信息化建设是提高服务水平和档案现代化管理的客观需要，也是社会发展和时代要求所必须的选择，同时也能够使得档案管理水平大幅度上升。

一、档案管理信息化建设是新时期档案事业不断发展的必然

（一）档案信息化是档案工作适应社会信息化发展的必然要求。近年来，档案部门大力推进档案管理信息化建设，力图使档案工作与社会发展同步。尤其现在计算机管理广泛应用于各类单位管理的方方面面，在各项管理活动中，电子文件以其快捷的办公速度和传递速度逐步取代了纸质文件，如何加强档案信息化建设是做好档案管理工作的关键。随着现代科技的迅猛发展，经济建设步伐迅速加快对人才的需求和利用日益扩大，人员的流动也不断增加，档案材料数量和种类也逐步增多，加强信息化管理，已经成为档案管理部门档案管理的一个主要趋势和途径。因此，档案信息化建设是时代发展的需要，是档案工作的主流，是档案管理改革的方向。

（二）档案信息化是全面提升档案工作为社会服务能力的必然选择。面对全球信息化的浪潮传统的档案节理正面临前所未有的挑战和机遇。档案信息化管理正是在这样一个时代背景下对传统档案妥理模式的改革和创新。？传统的档案管理都是以纸为载体，很容易就出现损坏或者遗失，不利于传递，也不利于携带。档案管理信息化建设之后，各种信息资源都是以数字信号和磁信号的形式出现，而不再是过去的实物形式，这样一来，使得使用和传输的效率大大加快。信息技术的发展与广泛应用使档案信息化建设提上了议事日程，为档案工作叔得了跨越式发展的历史性机遇。档案的信息化管理，也是档案工作发展的必然选择。

（三）档案信息化是人事制度改革和发展的关键步骤。档案材料是反映干部情况的基本凭证和重要依据，是干部工作、人才工作的重要信息，是记载干部一生个人经历、业务能力、工作业绩等内容的文字资料，是干部个人的信息存储库，是全面考察、了解和正确选拔任用干部的重要参考。随着经济体制改革和人事干部体制改革的不断深入，新时期如何推进干部档案信息化管理水平，如何开发档案本身所具有的潜在价值，使档案成为真正的信息资源，使之更好地为人事干部和社会主义现代化建设服务，成为一个崭新的课题。

二、推进档案信息化建设思路分析

（一）转变观念，加强领导是搞好档案信息化建设的关键。档案管理是一项系统工程，涉及到多个部门和领域。需要组织、人事和各个部门齐抓共管，协调一致才能搞好。因此，必须首先从加强领导，优化管理人手.构建干部档案管理框架，领导率先垂范，更新观念，带头学习信息技术知识，加快了干部信息化进程，并把档案管理工作纳入领导议事日程纳人法制管理轨道，为信息化建设打下坚实的慕础。

（二）设计科学高效的档案数据库管理系统。数据库是档案管理信息化建设最基础也是最重要的工作，数据库是系统数据的集合，其中既有档案本身的数据信息，也有档案管理过程中新生成的信息，所以数据库的设计应确保将档案管理中所涉及的环节全面体现，以使用便捷、管理严谨作为原则，防止信息化管理的漏洞出现。同时，建立了档案信息网络化管理体系，按照管理权限，在领导和相关科室间，建立了档案信息管理局域网，实行档案的网络化管理，使信息得到共享。在使用权上，根据不同用户，通过密码和身份确认后，及时提供所需信息，快速准确获取干部的基本情况等方面的综合信息。改变过去从纸面上静态了解干部人事情况的传统方式，实现从形式上变被动服务为主动服务。

（三）积极探索档案管理信息化建设新机制。我们要通过创新机制，整合资源，协调力量，微缩档案纸样，扫描录入微机，建立档案电子信息系统。注重整合资源，合理利用原有的干部管理数据库，将其中的干部信息导入管理软件，按照新近产生的材料不断完善管理系统中干部信息内容，将极大地方便干部信息查询和使用，提高工作效率，真正地实现档案信息从传统纸质管理到电子信息管理的跨越，做到信息互通，资源共享，满足干部管理的现代化需求。

三、结束语

总之，随着网络技术和社会经济不断发展的今天，档案管理部门应以社会信息化为依托，运用现代先进信息技术，不断解放思想、与时俱进、开拓创新、更新理念、整合资源，争取早日实现较完整意义上的档案工作信息化、现代化和资源共享，使档案工作更好地服务服务社会，从而推进档案管理机构档案工作的健康、顺利发展。

参考文献：

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[2]岳伶阳浅议电子档案管理对促进档案工作信息化建设的作用[J].Chinas Foreign Trade，2010（24）.

[3]李玉芹；档案管理的弊端与解决措施[J].山东档案2010年04期，第75-76页