对档案管理人员职业素养的探讨

张静静

当今世界信息爆炸式增长，档案管理也由过去的劳动密集型工作转为现在的以现代化的办公设备为依托的知识密集型工作。这一方面要求管理者具有很强的分析能力，对一些专业性强的档案要做到精确把握；另一方面人们对于档案质量的要求也随之提高，使得档案管理人员的职业素养引起人们的关注，档案管理人员在工作中应具备一定的职业素养，这种素质和修养的高低决定了档案管理工作质量的高低、好坏。由此可见，提高档案管理人员的职业素养，是强化档案事业质量的前提，也是档案事业发展的关键。

一、档案管理人员必备的知识结构

一个合格的档案管理人员应具备一定的理论水平和政治素养，要懂得党和国家关于档案整理工作方面的政策，懂得档案工作的基本理论原则和方法，同时也要具备一定的工作能力和文字表达能力。档案人员要根据相关学科知识提高自己业务处理综合能力，专（兼）职档案工作者除了掌握归档的基本知识外，还要了解一些文秘学、情报学、计算机等相关学科知识，以保证档案管理水平的提高。在档案管理工作中应具备以下几方面的能力：

（一）政治素养

档案专业工作人员必须具备社会上各类专业工作人员所应共同具备的基本政治素质。由于档案工作具有一定的机密性和较强的政治性，因此，档案专业工作人员尤应具备守口如瓶、严守国家秘密的政治素质。同时，档案工作的服务性特点还特别要求档案专业工作人员应具有良好的为人民服务的精神。

（二）知识素质

档案管理人员在正常工作中，必须拥有较为丰富的文史知识，这有这样，才能够保证档案管理人员的工作质量，促使他们提升工作效率。档案一般是指通过文字记录人们的社会实践活动，而档案管理人员于收集、整理、鉴定以及编制等工作，加之业务指导、档案研究和档案教育等环节也必须依靠文字。所以，档案管理人员必须具备高水平的语言文字知识，其中包括少数民族语言、古代汉语知识和外语知识等等。另外，档案作为人类在社会活动中的历史记录，对人类社会发展过程中的规律做出了真实的反映。由此可见，档案管理人员必须重视对相关知识的学习，包括理论和中外历史，还有其他和档案管理相关的历史知识，这是由于档案管理人员只有熟悉掌握了档案的形成者以及档案内容关系到的一些历史知识，对于档案形成的历史作用和背景有深入的了解，才可以对档案内容有更好地了解，并对档案价值与全社会关于档案需求的变化有正确地判断，以做好相应的档案收集、管理以及开发利用等各项工作。

（三）专业素质

对档案专业人员的素质要求是由档案工作的性质、任务、目的和内容所决定的。目前，我国有着庞大的档案工作人员队伍，其中不少人还停留在传统的专业知识和观念上，不能运用现代高新技术工具，缺乏信息开发应用能力和敏锐的信息意识，这一现状极大地制约了档案工作的创新与发展。因此，如何提高档案工作者的综合素质已成为我们要解决的重要课题。档案专业工作人员应该安心本职工作，热爱档案事业，有较强的事业心，懂得文书学、档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史等档案专业基本知识，熟悉党和国家有关档案工作的各项法规和方针政策，熟悉上级档案行政管理部门的各种业务规定，熟悉自己所从事的业务工作；能把档案专业法规、政策和档案专业基本知识以及其他专业知识灵活运用于自己的工作实际，熟练完成自己的业务工作。

（四）档案管理相关知识

在现代科技不断发展的同时，尤其是电脑与数据库等多种技术和一些办公自动化设备在档案管理中的应用，使得档案管理的手段与方法也出现了深刻变革，即由传统手工的管理模式转变为现代管理模式。例如，档案在载体以及记录方式方面表现出了多样化的趋势，而档案管理人员应更及时、更准确地在互联网上查找所需要的档案，同时档案部门对外提供的利用方式也出现了很大的变化。档案管理作为一项具有很强专业性和技术性的工作，经过多年的实践，其已成为一套非常专业的原则、理论、方法和技术，形成一门不仅包含理论基础也具有业务知识的独立学科。档案管理人员必须精通于此专业的理论及技术，并将这些知识熟练地运用到具体工作中。另外，档案管理人员还应学会在实践过程中研究、总结档案专业有关的理论与技术，从而把历史留给人类的和现阶段产生的各种各样的档案进行有效管理。

因此，档案管理人员必须注重电子文件的归档与电子档案的管理、数字档案馆的建立、通过互联网来建立网站并发布档案信息。所以，档案管理人员应了解并熟悉现代化的科技知识，尤其是计算机技术、信息开发技术以及网络技术。对于档案管理人员来说，他们必须学会运用科学的技术与方法，才可以有效管理档案资源，将有用的档案信息开发出来，从而达成档案管理的现代化。

二、档案管理人员必备的职业道德

档案管理人员所必须具备的职业道德指的是档案管理人员在档案保管、档案行政以及档案利用等工作中，必须要遵循的基本行为规范和道德准则，这也是对于档案管理人员的职业行为最为基本的要求，其具体表现如下：

（一）档案工作的协调与管理能力

1.协调能力。在实际工作中档案人员的协调能力的发挥常常与档案的齐全完整联系在一起。为了做好档案工作，档案管理人员要和有关部门、有关人员打交道。如何才能得到各方面的支持，除了靠有关的规章制度外，更主要的是靠档案工作者自身协调能力的发挥，通过工作达到各部门档案管理协调统一。

2.管理能力。近年来，随着现代信息技术在档案工作中的广泛应用，计算机替代了传统的手工操作成为档案管理自动化工作非常重要的工具。因此，未来档案部门提供给利用者的不再只是纸质档案，而是大量的电子文件。档案管理人员不再整天忙于收集、整理、进库取卷等烦琐低效的工作，而是负责将丰富的档案信息数字化，通过专用网络向社会传播，使档案成为重要的信息资源。掌握计算机相关知识，能促进档案人员对档案信息进行电子化、数字化的有效控制与管理。能迅速有效地收集信息，完整安全地保护信息、及时准确地提供信息、最大限度地运用信息，使利用者在短时间内寻找到所需信息。

（二）保持档案的历史原有性

档案管理人员应将人们历史活动的记录真实地保存下来，并要保证它的完整性、真实性及安全性，以适当延续档案寿命，将档案的作用充分发挥出来。然而，人们往往会出自不同阶级的利益，时常做出篡改甚至毁坏档案等许多破坏性的活动。因此，档案管理人员应客观公正地按照自身的义务去履行自身职责，对于任何篡改文件和档案的事件要坚决抵制，以避免人们隐瞒或歪曲事实，破坏历史证据，致力于保护历史数据的真实性。

（三）对档案管理事业充分热情与忠诚

高素质复合型档案人才，是指忠于党的档案事业，熟悉国内外档案法规，掌握现代档案管理技能，在档案法制建设、信息资源开发利用和服务上做出开拓性工作，为档案事业的发展作出显著成绩的人。至少应具备以下特征：一是政治敏锐性。具有较高的政治觉悟和理论素养，坚持四项基本原则，在思想上和行动上与党中央保持高度一致，能以辩证唯物主义的立场、观点和方法来观察、分析问题，对政治上的不同倾向和观点有敏锐的观察和识别能力。二是意志坚定性。要有对党的事业的坚定信念和理想，严守党和国家机密，具有爱岗敬业、无私奉献、埋头苦干、存真求实、默默无闻的奉献精神和高尚情操。作为档案管理人员应当从一开始就有意识地培养和磨练自己的心理素质和意志力，这样才能在平凡岗位的工作中创造出有价值的工作业绩来。要做到想利用者之所想，急利用者之所急，要有“为人找档”与“为档找人”的服务精神，满腔热情地为利用者和社会服务。

（四）拥有一心一意为人民服务的觉悟

提高工作效率。档案工作者要注意了解并关注党和国家的工作大局，善于从政治上认识判断形势，善于根据党委、政府的中心工作需要积极主动地开展档案工作。要不断增强服务意识，有高度责任心，变被动等材料为主动收集材料；变给多少收多少为该收多少就收多少；变给什么就收什么为缺少什么就收什么。在工作中牢固树立主动服务意识和默默奉献精神，既要坚持原则，照章办事，又要有改革创新的精神。这样才能在服务中提高工作效率，在服务中树立良好形象。

（五）形成一定的保密习惯

档案管理人员有责任保守他们管理档案内容之机密，强化保密观念，形成良好的保密观念，同时在档案管理工作中，积极主动地与各类失密、泄密与窃密的行为进行斗争。另外，档案管理人员还应加强对国家安全、集体利益和公民个人隐私的保护，不可以销毁任何有关的档案信息，特别是电子文件信息，他们更容易更新及消除。档案管理人员还应尊重档案形成者和文件涉及的当事人的隐私和合法权益。

（六）树立较强的法制观念

档案管理人员必须具有依法、守法的观念和意识，具体地说，也就是档案管理人员不可以损毁、丢失档案：不可以擅自提供抄录、公布属于集体的全部档案；不可以随意涂改或伪造档案等等。档案管理人员还应做到把法律意识和观念转变到依法处理档案问题过程中，采取法律手段去分析并解决问题。

（七）发扬开拓进取、艰苦奋斗的精神

档案事业作为集体的一项重要事业，对于社会发展具体重要意义。而档案事业若要不断发展，不落后于社会进步的步伐，那么，全体档案管理人员必须积极进取、开拓创新。具有超前的创新意识和思维，紧随档案载体、管理体制等的发展变化及时调整工作思路和服务手段，以此来实现档案工作为领导决策、为改革开放和现代化建设提供全面、主动、及时、有效服务的目的。

综上所述，在社会发展的同时，记录历史过程的档案文件发挥着愈加重要的作用，对于档案管理人员职业素养的要求也不断提高，因此，对档案管理人员职业素养的研究有着重大意义。对于档案管理人员来说，他们应从提高知识结构和职业道德等多方面来提高自身的职业素养，为档案事业贡献自己的力量。