企业办公室文件管理

王晓乾

随着现代化、信息化建设步伐的加快，电子文件大量出现，文件记录方式发生了根本性变化， 电子公文作为办公自动化的一个主要手段，在企业中已得到了广泛应用。该文以企业办公室为例，分析了目前电子公文在企业中的应用现状及存在的主要问题，为了提高工作效率，降低成本消耗，“電子文件、信息化管理”势在必行。

由于信息技术和网络技术的迅猛发展，使办公自动化系统（Office Automation System，简称OAS）增加了新的手段和途径，文件处理的现代化也在加快。办公自动化运用的结果，产生了两类需要归档的文件，即纸质版文件和电子版文件。电子版文件在存储、输出、处理等方面具有优越性， 通过计算机手段实现公文的拟制、排版，并通过网络手段实现公文的分发和流转，有效地提高了公文处理和传输的速度，极大地提高了工作效率。那么，电子文件能否完全取代纸质文件呢？值得深入探讨。就目前实际情况来说，如何使两套归档方法相互利用、取长补短、相辅相成，协同发挥作用，值得重视和实践。

一、各式各样的文件管理在企业中的应用现状

在企业里发生着各种各样的文件往来，随着电脑、网络的普及，发现办公室文件在制作、编辑、修改等过程中，手工操作的纸质文件是低效的。因此，“信息交流”的模式逐步发生着纸质文件向电子文件方面的转变。下面从单个方面以办公室文件应用的调查统计作为基础，分析企业办公室文件管理的现状。

1. 电子版文件和纸质版文件的优缺点

通过对4687人次的企业员工调查问卷的测试结果，发现纸质版文件的管理存在着诸多问题。体现出三个缺点，即（1）为了保证纸质版文件的管理所需空间，需要成本；（2）纸质版文件所需大量纸张等，造成资源浪费；（3）查询纸质版文件时，耗时过长。

而电子版文件所涉及的文件管理，也有三点不尽人意，即（1） [是谁，何时，涉及此文件不清楚]，[最终文件是什么不明确]；（2）[电脑、版本出现故障，无法开启]。（3）多数员工一起操作，比较困难。上述问题说明纸质版文件和电子版文件相差较大，不尽相同。纸质版文件比起电子版文件稳定性高，不受外界因素干扰，有些情况唯有使用“书面表达”，才能“利多弊少”；纸质版文件可以复印，多数人能够一起作业，这些是纸质文件的优点。

电子版文件的应用，能够克服纸质版文件的缺点；而电子版文件的缺点，能有办法加以解决；大量使用电子版文件，即能提高工作效率，又能降低成本消耗，这些事电子版文件的优点。

2. 电子版文件推广的有利因素

据统计，电子化使用率约占60%，可参考图1及其说明

3. 电子版文件使用的最大优势-增强企业实力

如图2所示，办公室的许多业务，通过IT数字化处理，达到了提高效率、降低成本的目的。见图2及其说明。

然而，办公室文件管理的IT数字化，它所带来的“效果”不甚理想，其原因是：企业团队效率的提升，缺乏专业对口的改善，未能有效地做到电子化的缘故。

实践表明，企业办公室80%的员工通过对电子版文件的制作、修改、在一定范围内进行，哪怕只是一个人稍作改变，其结果就会出现相应的效率提高，就会促进整个企业的成本降低，效率提高。

4. 纸质版文件相对“费时低能” ，却能存在的思考

关于这个问题，恐怕与下列原因有关。

（1）对电子版文件“不习惯、不适应”（2）「不以书面表达，容易出现障碍」，抱有这种心态的员工较多（3）即使最终使用了电子版文件，对其图中的作业，不能推测以电子邮件进行，造成了非效率性，（4）对「灵活运用“业务专长”和“数字化”优势，就会提高团队的工作效率认识不足。这些问题，与其说是电子版文件本身，莫如说是使用员工的思想问题和技术有限。

二、克服电子版文件的二个弊端，实行“优势互补“

灵活运用PDF 阅览的软件定位（Acrobat Reader是美国Adobe公司开发的一款优秀的PDF文件阅读软件），就能解决「谁，何时加以制作不明白」，最终文件制成不清楚」的问题，即 [说明功能]能够简单确认[谁]、[何时]加入了说明，又能开启「共同阅览」。第一个PDF文件中复数成员，能同时加入评论意见，被加入了评论意见的PDF文件，可与其他成员共同享用，这样就能以较高的效率进行文件的修改。

在Acrobat Reader中，关于一个项目资料可汇总为1个PDF文件夹，扫描后的纸质版文件，放入PDF文件夹中进行OCR（Optical Character Recognition）处理，能够简单进行文件的检索，加速了文件的管理效率，其机能也可叠加起来。

另外，由于部门可以抽样调查等，收集各个方面的意见，这样的业务如使用[PDF格式]的话，从调查报告的分布到收集回答，集中计算，可用Acrobat Reader进行。为此，低效率的手工作业（纸质版文件）将被电子版文件所取代。

此外，动画及音响的PDF文件方面的加入，印刷、复印、阅览等细微的安全保护设计等，对Acrobat Reader来说，在工作单位，可高效的进行文件的制作、修改、资料共享等，使之成为多功能的操作，从而有利管理水平的提高。

在日常的团队工作中，必须以书面表述，才能有效开展业务时，如果采用最合适的工具加上专业业务的稍事改进，也能使效率提升，成本降低。总之，两者相辅相成，相得益彰。

三、电子文件推广的前景与展望

从某种意义上说，电子文件管理是企业办公室工作中的一个新课题，需要掌握新的知识理论与技术手段。因此，必须通过组织业务学习与技术能力培训等活动，尽快提高工作人员对电子版文件管理的基本知识水平、掌握实际操作的技能，使其尽早担负起电子版文件管理工作的重任，发挥其重要作用。

目前电子公文在企业中的应用还存在着诸多问题，可是随着办公自动化、政务信息化和电子商务化的进展，公文处理电子化已彰显出势不可挡的必然趋势，这就要求我们从思想上、技术上、硬、软件上、社会大环境上做好一切准备，努力学习新知识、新方法，迅速提高驾驭现代化技术的能力，不断加强对电子公文方面的研究，使“电子文件”向着制度化、规范化、标准化的方向迈进。

综上所述，只要企业办公室文件管理水平大幅度的提升，就能使成本消耗降低，提高工作效率，进而有利于企业的更快发展，使企业在竞争激烈的社会大潮中脱颖而出，将企业“做强、做大”，并具有抵抗各种风险的实力。

（作者单位：中国寰球工程公司）