浅析高校二级学院科研秘书的工作定位与实践

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摘 要：科研秘书是高校二级学院科研管理中的重要力量，作为连接学校和教师的媒介，发挥着举足轻重的作用。本文从科研秘书的工作定位出发，分析了当前科研管理中所存在的问题，并结合作者担任此岗位的实践经历，提出了相应的对策，为进一步提高二级学院科研管理的质量提供一些可行的参考和借鉴。

关键词：科研秘书 科研管理 定位 实践

中图分类号：G64 文献标识码：A 文章编号：1673-9795（2014）04（a）-0147-02

在现行的高校管理模式下，高校的科学研究工作主要依托二级学院组织实施，二级学院的学院办公室设有科研秘书岗位，协助领导做好学院科研机构管理和处理科研日常事务。作为连接上级行政主管与各院系老师之间互动的中介，科研秘书既不可能像学科带头人和科研院长那样站在学科前沿，统筹全局，把握学术动态，也不可能像教师和科研人员那样具有深厚的学术功底，亲自从事科研活动，但其有着自身独特的角色分工与工作定位。

1 科研秘书的工作定位

科研秘书工作内容主要包括：（1）依据各级各类科研主管部门的相关通知要求，做好学院教师各级各类科研项目的申报工作、中期检查、结题工作。（2）负责学院教师年终科研工作量的核定工作；负责本院的科研项目、成果、论文、专著、编撰教材和获奖情况的收集工作，建立本院教师的科研档案。（3）协助院长创造良好的科研氛围，做好院内外学术交流活动的日常工作，包括：学术讲座、学术会议申报管理；关注科研动态信息，积累学术活动的图片、文字资料，负责学院网站科研学术类信息的维护和更新；做好科研管理文件的归档工作。

可见，学院对科研秘书的定位，决定了对这一岗位的重视程度，也在很大程度上决定了科研秘书的发展空间。然而，当前科研秘书的工作存在着一些与科研发展形势不相适应的状况。

2 科研秘书工作在实践中所存在的问题

结合已有的研究以及作者担任科研秘书岗位的实践经历，可以总结出以下两方面常见的问题。

2.1 科研秘书工作定位的模糊性

（1）高校对科研秘书岗位的不重视。

目前，大部分学院科研秘书都是兼职人员（例如：作者还担任学院的外事工作），专业性不强，大部分没有系统地学习过相关科研管理知识，或没有长时间地从事科研管理工作的经验。再者，相比专职科研秘书，兼职秘书无法将工作时间和精力完全集中在科研管理上，也没有动力将工作完成得更出色。而且学院在工作待遇、进修培训、资金配套、职称评审等方面对科研秘书缺乏必要的支持，导致科研秘书工作积极性不高，力不从心或者存在转移方向，也抑制其管理创新能力。正是高校本身对科研秘书岗位的不重视，导致了科研秘书工作定位的模糊性，严重影响了科研管理的连续性和系统性，不利于科学研究的长远发展，也导致科研服务水平总是停留在初级阶段，无形中更是制約了科研管理的绩效。

（2）科研秘书对自身工作认识不够。

由于科研工作的多样性、繁杂性、重复性，工作条理性不强，必然使科研秘书耗费精力长时间持续工作，但付出后往往得不到相应的肯定和认可。虽然科研秘书是上级主管部门和院系教师的纽带，但是学术与行政上的种种矛盾，使得科研秘书自身很容易产生畏难情绪，缺乏从事工作的成就感和自豪感。长此以往，这样的工作状态会大大影响到学院科研工作的顺利开展。甚至，大部分科研秘书认为其职业生涯没有更大的发展空间；基层科研管理工作只是“后台”工作、繁杂琐碎、默默无闻，缺乏应有的机会和挑战。

2.2 科研秘书与科研人员沟通不足

大部分二级学院中的科研秘书和教师之间缺乏有效的沟通。例如科研秘书只是仅仅发布课题申报的信息，很少起到“穿针引线”的作用，没有将课题申报的注意点一一耐心与教师讲解，忽视对科研项目申报过程、研究过程的控制与监督。结果造成课题申报不能及时开展，项目不能及时结题等类似问题。主要是因为工作环境差异、组织互动差异等人力资源方面的主客观因素造成的。但也是由于科研人员与科研秘书沟通不足，双方只是程序性地进行工作，浮于表面。

总之，学院没有形成高效的科研管理系统，科研院长、科研秘书和教师间沟通不够，教师单打独斗，缺乏相互了解和团队合作意识。也致使科研秘书不把自己当作科研团体中的一份子，墨守成规从而消极对待工作。

3 提高科研秘书工作能力和学院科研管理质量的对策思考

对于当前科研秘书工作在实践中所面临着共同困境的综合性分析，应该结合科研秘书工作自身的发展模式，不断提高其工作业务能力，不断完善学院科研制度管理意识，从而使得科研秘书的工作不断适应高校科研工作的发展。

高校在重视专职教师队伍培养的同时也要加强科研秘书队伍的建设。建立长效激励制度及升迁体制，提供相关的培训机会，让从事科研秘书岗位工作的老师有个积极向上的工作氛围，提升他们的自我认同感，以乐观开朗的态度来面对繁杂的工作。所以，当科研秘书自身定位和学院对其定位相一致时，他们才能体认到这份工作的意义和责任感，对未来发展充满信心。

3.1 注重专业知识学习，提高专业技术能力

当今时代的主导是科技与服务。科研秘书需从专业化角度提升自己在工作中的技能，这里的“专业知识”是从科研和秘书的两方面考虑的。秘书的任务，不只是行政的琐碎事务而已，而是以决策为核心的领导性幕僚工作。对秘书的要求将更高，秘书所从事的工作将更加复杂及专业，秘书的忠诚度和耐久力也将相对地提高。今天的秘书因此应该比以往更需要充实自己，扩大视野，努力学习。

科研秘书服务的对象是各学科领域的学历层次高、知识范围广的教师、研究员，如果其缺乏相关学科专业背景知识，对教师的研究领域、研究水平及最新研究进展缺乏了解，就很难与他们进行有效地沟通和做好服务工作，导致在课题项目申报、成果奖项申报、争取相关资源等方面处于不利地位。随着交叉学科越来越多，科研秘书还要在工作中不断加强巩固和积累本学科的专业知识，及时掌握和补充新的内容，培养高水准的专业眼光和职业追求，这样才能够与教师进行更深层次的沟通，了解和掌握科研人员当前的工作状况，便于对管理过程中出现的问题做出正确的判断和有效的处置。

熟练的业务技能是有效开展科研管理工作的重要手段。这里的业务技能主要体现为科研秘书准确理解科研管理的政策、规章、制度；熟练掌握基金、项目、课题的申报要求、考核标准、结题鉴定、成果推广等流程；熟练查阅科研成果数据库（SSCI、SCI等国内国际论文数据库）。业务技能还包括计算机文件处理技能、软件及网络使用技能。熟练的业务技能使科研秘书更有效地组织和指导教师申报各级各类纵向科学研究课题，配合教师开拓和多渠道筹措社会科学研究经费，承担人文社会科学研究项目、经费的日常管理，督促各类项目的年度检查、中期检查，对重大、重点项目进行跟踪管理，配合上级主管部门做好项目结项工作。这些技能使得科研秘书在例行的工作中统筹安排、独当一面，提高科研管理的整体效率。

3.2 提高服务质量，做好沟通协调

组织协调与沟通能力是科研秘书不可或缺的重要素质，是其开展科研管理工作的前提。

科研秘书必须体会出自己是居于幕后的幕僚性角色，不是真正台面上的人物，所以需要韬光养晦，不要与人争名逐利。总是保持谦和有礼的态度，以及开阔的心胸，为学院的整体利益不懈努力。在此，组织协调能力就显得尤为重要。首先要正确理解上级部门和学院领导布置的工作任务，掌握领导对此项工作的基本期望，然后将工作从资源和时间上进行合理的分配，分清轻重缓急，由简致茂，且要协调各方面诉求，形成一个主次分明的高效工作安排，并对执行过程进行有效监控，确保目标达到、计划落实。

即使遭遇了挫折或是有暂时不能突破的工作困境，也要先把自己稳定下来，思索自己可以突破的方向，并且尽快请教科研院长，找出好的方法来解决问题。分享自己的情绪，能够帮助科研秘书建立良好的人际关系。工作的积极性源自对事情的关注度，也源自對他人的关心。例如，为了更好地服务学院教师申请科研项目，让他们对各种相关项目申请做到心中有数，科研秘书可以根据往年的申报信息，按时间顺序提供一个申报时间表，避免到时候提交材料延迟，也有一定的督促作用。

科研秘书还要加强与教师的联系沟通，良好的沟通能力可以增进相互理解，推进指令的顺畅下达，促进科研管理工作的顺利开展。事无巨细，在日常工作中虚心听取老师们意见和建议，解答他们的疑惑，解决他们在科研活动中出现的问题，满足他们的需求，使其全心全意投入到科研中。

3.3 建立信息交流平台—— 科研资源库

科研管理工作需要创新，敏锐的创新意识是提升科研管理水平和质量的根本依托。科研秘书要时常抱着求知的心态，努力提升对新技术和新工具的了解与应用。为了提高二级学院科研管理质量，科研秘书科建立内部信息交流平台—— 科研资源库，开发相应软件提高工作效率。加强对科研情况的有效管理及科研活动的全程跟踪，包括：人员档案、机构设置、研究动态、项目申报、成果评选、专利申请、著作出版等信息实时更新掌握。

从某种意义上来说，科研资源库是学院科研工作的一面镜子，科研资源库的建设将非常方便科研秘书的工作开展，同时为年度统计提供及时的参考，也为教师提供科研信息交流平台。

一个优秀的科研秘书，不仅要学习和掌握新的科研管理理论和相关政策，而且要在实际工作中打破常规，锐意进取，以饱满的热情和积极的心态全身心地服务教师，甚至领略到如何创新求变的真谛，以最合理的方法富有创新性地协助领导开展学院科研管理工作。

参考文献

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[2] 蓝蔚青，孙晓红，曹剑敏，等.高校二级学院科研秘书管理方法工作探析[J].科技创新导报，2010（4）：236-237.

[3] 王钢钢，张琦.二级学院科研秘书的角色定位[J].中国高校科技，2013（Z1）.