关于城建档案管理及开发利用的探讨

朱燕

摘要：城建档案作为城市发展进程中的文化历史载体，为城市建设提供了宝贵的经验，在城市建设中具有重要地位，在城市建设飞速发展的当今社会，城建档案的服务作用尤为关键，本文就如何加强城建档案的管理及开发利用展开论述，从而让城建档案为城市建设提供更优质全面的服务。

关键词：城建档案；管理 ；开发利用

城建档案对于社会的建设起到举足轻重的作用，它可以记录这个城市发展，带给我们思考，带给我们启发，所以说加强城建档案基础管理工作是刻不容缓的。城建档案真实客观的记录了城市建设的全过程，它反映了城市已建工程维修、改建、扩建的历程，它作为记载城市规划、建设、管理等有关活动的重要科学技术资料，是城市建设的奠基石，在当今社会快速而复杂的城市建设发展中有着举足轻重的现实意义。

一、城建档案的现实意义

城建档案，是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字资料，图纸，图表，计算材料，照片，影片，录像等不同载体和形式的真实历史记录。

（一）为城市规划提供参考依据

城市建设是对城市各种要素的综合评价后，经过分析论证、构想设计、最后付诸实践的过程，城建档案作为城市建设历史资料数据的载体，可以为城市建设规划提供依据，节省人力、物力，提高效率。

（二）为城市建设奠定基础

城市建设必然要涉及非常多的内容和资料数据，城建档案是在城市建设中形成的文化历史资料，它大量真实准确的数据在城市拆迁、修建、扩建工程各方面的工作中非常具有参考价值。

（三）为城市管理提供重要手段

城市管理关系着城市的健康发展，因此在错综复杂的城市网络中对城市的基础设施进行有效的管理和维护是非常必要的，而城建档案可以提供非常真实客观的数据作为参考，从而形成完善的管理手段。

二、城建档案的管理及开发利用的现状分析

城建档案管理是指：城建档案资料的规范，整理，立卷，存档，保管和利用，是城市管理工作的重要组成部分。城建档案的地域管理一般包括有大城市的城建档案管理、中小城市的城建档案管理以及小城镇的城建档案管理。城建档案是服务于经济建设和城市建设的一项重要信息资源。

（一）城建档案不够丰富，利用率和利用范围低下

在城建档案馆中，城建档案的收集的内容不够丰富，分类不齐全，一些房屋建设的档案较多，而对一些公共基础建设的档案很少，如桥梁、天桥等，而且档案多为纸质档案，电子档案如音频、视频档案缺乏，根本无法满足利用城建档案者的需要，而且由于各种原因，人们对于城建档案的利用率也不高，利用人次及卷次与国外相比相去甚远，使用的人大多数都是政府机关公务人员，普通民众几乎很少利用城建档案为自己服务。

（二）社会公众对城建档案的认识淡薄

普通民众对于城建档案几乎一无所知，有的甚至连城建档案的名字都从未听过，对城建档案的性质和工作职能就更加无从所起，在历史的发展过程中，人们忽略了城建档案的重要性，没有想要利用城建档案解决难题的积极性。

（三）城建档案工作质量和服务水平不高

作为城建档案利用工作最重要的一环，服务工作的好坏决定了人们对于城建档案利用积极性和效率，当前我国许多城建档案馆大多采取被动服务，只有当有需要者需要查阅城建档案时才提供服务，服务形式单一，一般都是只做简单的引导工作，数字化管理仍然只是空口白话，并没有行之有效的主动服务措施，而且在城建档案的利用效率过于低下，利用者想要获取自己需要的信息，要经过一系列复杂繁琐的程序，而且落后的设备和嘈杂脏乱环境浏览也大大影响了利用者的效率，城建档案编制和研究工作起步较晚，进展太慢，虽有一定的量，但却多而不精、多而不优，实用性和可操作性不强、利用范围过于狭窄、利用效果不显著。

三、制约城建档案管理及利用开发工作的几个因素

（一）内容包罗万象，综合性强

城建档案的内容不仅要包括建设工程前期准备，比如地理位置的勘察、计图的制成等，也有在施工过程中形成的资料数据，如施工单位的资料、施工设备的介绍等材料，还包括竣工验收后的文本、声像资料等内容，它收集的内容非常丰富，而且内容的连贯性和综合性非常强。

（二）内容涉及时间长，联系紧密

建设主体经历立项、规划、决策等先期准备工作，再到施工、竣工验收，这中间可能要花费数月甚至几年的时间，建设主体的周期长短就决定了城建档案的周期，而工程的档案资料在每一个阶段，既要独立，又要紧密相连，环环相扣，形成统一的有机整体，在这过程中形成的城建档案客观、连贯、整体地记录工程的建设进程。

（三）信息来源渠道广，涉及单位多

城市建设它是一个非常复杂的工程，它牵涉的面非常之广，从地下的给水排水到土地的规划使用再到空中的通信电力系统无不了囊括其中，城建档案作为记录这一过程的载体，内容势必要涉及到其中的单位，其资料内容来源非常广泛，且非常复杂，难以掌控，对城建档案的管理和开发利用工作带来不少难题。

四、城建档案的管理及开发利用

（一）进行现代化的城建档案管理

城建档案现代化管理理念是档案管理现代化的灵魂，没有先进的档案管理理念，即使有一流的档案保管措施，还是不能解决档案管理的落后性与档案发展的先进性之间的问题。构建现代档案管理体系，建立健全档案保管安全体系，在库房建设，温湿度控制，防火防盗报警，虫霉防治，档案装具方面符合国家安全标准，以微缩，光盘等现代技术进行抢救，提高重要，珍贵的档案保管质量，转好计算机运用工作，注重档案数据库基础建设，有条件的档案馆要建立局域网，向数字化档案馆、网上档案馆发展。

（二）城建档案管理内容的分类

一方水土，一方文化，不同地方，文化不用，那么城建档案的内容整理方向显然是不同的。我国是泱泱大国，上下五千年的中华文化，各民族有各民族的特色文化。北方有北方的文化，南方有南方的文化，西北有西北的文化，有大山的文化，有水的文化等等。有大城市的建设经验，有小城镇的特色保留等等。

（三） 优化工作体制，充分利用互联网技术，实现城建档案工作的创新

流动性和共享性作为信息的两大特点，在城建档案上也需要得到充分体现，才能实现其价值最大化，变封闭式管理为开放式管理，拓展全方位的信息交流渠道和发布通道，现在，城市管理部门之间由于信息不通畅，各行其是，经常发生摩擦，，如电力部门施工毁坏通信部门的光缆造成重复建设，浪费了国家的资源，要利用互联网技术，建立先进的城建档案网络，形成市馆、县馆、部门档案馆三级联网，实现资源共享，围绕城建档案馆，指导、开发城建档案业务，促进城建档案工作的创新。

（四） 做好城建档案的编研工作，有针对性地提高城建档案的利用率

城建档案价值具有多元化，加强编研力量，为编研工作提供充分的外部条件，确保编研工作的有序的进行，不断提高编研工作的水平，开发一些质量高的产品，开发出不同类别，不同范围的城建档案产品，满足不同层次不同需求具有鲜明个性的利用者，用突出特点来建立城建档案信息的品牌效应，以专题、研究、分析、汇编等多种方式，通过网站、电视、报纸、专题研究信息发布、期刊等多种渠道提供给利用者，既可给现有的利用者提供信息，也可以激发潜在利用者的利用需求满足，提高城建档案的利用率。

五、结束语

城建档案的管理和开发利用是一项长期的艰巨任务，它受多方面的因素制约，我们必须要把握机遇，改变观念，优化體制，充分利用现代科学技术，实现城建档案管理和人开发利用工作更好更快的发展，让它为市场经济做出应有的贡献。

参考文献：

[1]罗敏.关于城建档案开发利用的几点思考[J].城建档案，2011（9）.

[2] 韩丽华.论城建档案管理中的保密工作

[3] 王东.浅谈如何加强城建档案管理 黑龙江档案 2012年第二期 总第191期