高校档案信息化建设策略初探
2014-10-20肖舟
肖舟
摘 要:随着现代信息技术的不断发展,各地高校档案馆也加快了其信息化步伐。虽然现阶段我国高校档案馆信息化建设取得了一定的成绩,但同时也存在诸多问题。如何在新的时代背景下提高高校档案信息的数字化和网络化水平,实现高校档案信息接收、存储和提供利用的一体化,已成为当下我们不得不面对的切实问题。
关键词:高校;档案;信息化
一、现阶段高校档案信息化建设中存在的问题
1.高校档案管理人员专业技能不足,综合素质参差不齐
档案建设的现代化和信息化对高校档案管理人员提出了新的要求,而由于多种因素,高校档案管理人员在信息化建设方面存在着很多不足,综合素质参差不齐。一方面,部分档案人员因为年龄较大,知识陈旧,习惯用传统的思维和方法管理档案,思想趋于保守,对新事物缺乏接受能力,不能适应档案信息化管理的趋势;另一方面,由于档案人员专业知识单一,长期安于现状,墨守成规,导致其信息化能力不足,创新拓展性不够,在档案信息资源建设方面缺乏先进的管理理念与科学的管理方法。这两方面的因素长期得不到重视和改正,在很大程度上导致了高校档案信息化建设的停滞不前。
2.高校档案信息化软硬件设施配置不合理,经费难以保障
在高校档案信息化的过程中,软硬件设施的配置至关重要,直接影响着高校档案信息化工作的顺利开展和完成质量。虽然现阶段很多高校进行了软硬件设施的购买和配置,但由于档案管理部门缺乏长远的信息管理战略,导致软硬件设施配置中存在很多的盲目性,造成了资源的极大浪费。表现在管理部门要么只重视硬件资源(包括计算机、扫描仪、打印机、复印机、存储器等)的购买,而忽视了相应档案管理软件的配套,使硬件不能发挥其功效;要么对软硬件设施都进行了采购配置,但很多设施由于不符合单位档案建设实际,只能闲置不用,也造成了财力上的浪费。加之高校档案信息化建设缺乏后期经费保障,种种因素使得高校档案信息化建设举步维艰。
3.高校信息化建设缺乏统一规章制度,各自盲目发展
虽然我国在档案信息化建设方面出台了一些规章制度,但还不尽完善。档案信息化建设方面仍缺乏统一标准,造成现阶段各高校之间的盲目发展,既不能实现高校档案馆之间信息资源的联合共建,也导致了档案信息化过程中的重复建设,在人力、物力、财力方面造成了很大的浪费。
4.高校信息资源管理意识不足,开发利用滞后
高校档案是集党群、行政、教学、科研、财务、基建、出版、设备等众多门类档案为一体的综合信息资源体系,对其进行开发利用是高校档案信息化建设的重要组成部分。但由于档案部门长期以来的被动利用,缺乏对档案数据库的开发和专题数据库的建设,加之档案资源中文书档案偏多,体现办学趋势、学科特点、师资力量、科研水平等自身优势的档案偏少,造成高校档案信息资源开发仍处于一个较低的滞后状态。
二、提高高校档案信息化建设水平的对策
1.高校档案管理人员应转变思想、开拓创新,努力提高自身素质
高校档案信息化是整个社会时代发展的必然趋势,是高校信息资源管理迈上新台阶的重要环节。对此,档案管理人员必须打破过去因循守旧、得过且过的思想,努力开拓进取,用创新的视角和方法去管理档案信息资源。同时,档案管理人员应积极参加各种档案业务培训,广泛汲取同行业信息资源建设经验,不断提升自身专业技能和综合素质,解放思想,摸索出一套适合自身档案信息管理的方法和规范。
2.高校要加大对档案信息化建设投入,合理配置软硬件资源
高校档案信息化建设是一个长期持续的过程,领导部门的重视和投入必不可少,只有领导重视,相关单位加大财政支持力度,高校档案的信息化建设才能可持续有保障地开展下去。同时,高校档案部门还应切实研究馆藏档案信息化建设需求,科学合理地配置软硬件资源,既要有一定的硬件支持,也要有相应的软件配套,使软硬件资源搭配出其最佳效果,从而推动高校档案信息化建设进一步发展。
3.政府部门应制定相关法律法规,统筹协调高校档案信息化建设
现阶段高校档案信息化建设过程中存在一定的盲目性,很大程度上是因为相关部门制定的法律法规不尽完善所致。对此,档案相关政府部门应对高校档案信息化建设现状进行观察调研,参考国内外建设经验,制定出相对规范合理具有指导性的档案信息法律法规,以统筹协调高校档案信息化建设,使其发挥集群优势,产生更大的效能。
4.高校档案馆要提升信息资源开发能力,变被动服务为主动服务
高校档案信息化的最终目的是反哺高校建设,为高校提供服务。为此,高校档案馆必须提升自身信息资源开发能力,建立和完善档案数据库和专题数据库,搭建在线服务平台,转被动服务为主动服务,更好地发挥档案信息在新环境下的作用。
总之,高校档案信息化是一个任重而道远的过程,其建设的复杂和艰巨性都充满着现实的挑战。但时代发展的潮流是不可逆转的,只要我们敢于解放思想,勇于面对挑战,在档案信息化建设的过程中善于发现并解决问题,总结经验,将档案信息化落在实处,一定会迎来下一个新的辉煌变局。
参考文献:
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