高校档案信息化建设策略初探

肖舟

摘 要：随着现代信息技术的不断发展，各地高校档案馆也加快了其信息化步伐。虽然现阶段我国高校档案馆信息化建设取得了一定的成绩，但同时也存在诸多问题。如何在新的时代背景下提高高校档案信息的数字化和网络化水平，实现高校档案信息接收、存储和提供利用的一体化，已成为当下我们不得不面对的切实问题。

关键词：高校；档案；信息化

一、现阶段高校档案信息化建设中存在的问题

1.高校档案管理人员专业技能不足，综合素质参差不齐

档案建设的现代化和信息化对高校档案管理人员提出了新的要求，而由于多种因素，高校档案管理人员在信息化建设方面存在着很多不足，综合素质参差不齐。一方面，部分档案人员因为年龄较大，知识陈旧，习惯用传统的思维和方法管理档案，思想趋于保守，对新事物缺乏接受能力，不能适应档案信息化管理的趋势；另一方面，由于档案人员专业知识单一，长期安于现状，墨守成规，导致其信息化能力不足，创新拓展性不够，在档案信息资源建设方面缺乏先进的管理理念与科学的管理方法。这两方面的因素长期得不到重视和改正，在很大程度上导致了高校档案信息化建设的停滞不前。

2.高校档案信息化软硬件设施配置不合理，经费难以保障

在高校档案信息化的过程中，软硬件设施的配置至关重要，直接影响着高校档案信息化工作的顺利开展和完成质量。虽然现阶段很多高校进行了软硬件设施的购买和配置，但由于档案管理部门缺乏长远的信息管理战略，导致软硬件设施配置中存在很多的盲目性，造成了资源的极大浪费。表现在管理部门要么只重视硬件资源（包括计算机、扫描仪、打印机、复印机、存储器等）的购买，而忽视了相应档案管理软件的配套，使硬件不能发挥其功效；要么对软硬件设施都进行了采购配置，但很多设施由于不符合单位档案建设实际，只能闲置不用，也造成了财力上的浪费。加之高校档案信息化建设缺乏后期经费保障，种种因素使得高校档案信息化建设举步维艰。

3.高校信息化建设缺乏统一规章制度，各自盲目发展

虽然我国在档案信息化建设方面出台了一些规章制度，但还不尽完善。档案信息化建设方面仍缺乏统一标准，造成现阶段各高校之间的盲目发展，既不能实现高校档案馆之间信息资源的联合共建，也导致了档案信息化过程中的重复建设，在人力、物力、财力方面造成了很大的浪费。

4.高校信息资源管理意识不足，开发利用滞后

高校档案是集党群、行政、教学、科研、财务、基建、出版、设备等众多门类档案为一体的综合信息资源体系，对其进行开发利用是高校档案信息化建设的重要组成部分。但由于档案部门长期以来的被动利用，缺乏对档案数据库的开发和专题数据库的建设，加之档案资源中文书档案偏多，体现办学趋势、学科特点、师资力量、科研水平等自身优势的档案偏少，造成高校档案信息资源开发仍处于一个较低的滞后状态。

二、提高高校档案信息化建设水平的对策

1.高校档案管理人员应转变思想、开拓创新，努力提高自身素质

高校档案信息化是整个社会时代发展的必然趋势，是高校信息资源管理迈上新台阶的重要环节。对此，档案管理人员必须打破过去因循守旧、得过且过的思想，努力开拓进取，用创新的视角和方法去管理档案信息资源。同时，档案管理人员应积极参加各种档案业务培训，广泛汲取同行业信息资源建设经验，不断提升自身专业技能和综合素质，解放思想，摸索出一套适合自身档案信息管理的方法和规范。

2.高校要加大对档案信息化建设投入，合理配置软硬件资源

高校档案信息化建设是一个长期持续的过程，领导部门的重视和投入必不可少，只有领导重视，相关单位加大财政支持力度，高校档案的信息化建设才能可持续有保障地开展下去。同时，高校档案部门还应切实研究馆藏档案信息化建设需求，科学合理地配置软硬件资源，既要有一定的硬件支持，也要有相应的软件配套，使软硬件资源搭配出其最佳效果，从而推动高校档案信息化建设进一步发展。

3.政府部门应制定相关法律法规，统筹协调高校档案信息化建设

现阶段高校档案信息化建设过程中存在一定的盲目性，很大程度上是因为相关部门制定的法律法规不尽完善所致。对此，档案相关政府部门应对高校档案信息化建设现状进行观察调研，参考国内外建设经验，制定出相对规范合理具有指导性的档案信息法律法规，以统筹协调高校档案信息化建设，使其发挥集群优势，产生更大的效能。

4.高校档案馆要提升信息资源开发能力，变被动服务为主动服务

高校档案信息化的最终目的是反哺高校建设，为高校提供服务。为此，高校档案馆必须提升自身信息资源开发能力，建立和完善档案数据库和专题数据库，搭建在线服务平台，转被动服务为主动服务，更好地发挥档案信息在新环境下的作用。

总之，高校档案信息化是一个任重而道远的过程，其建设的复杂和艰巨性都充满着现实的挑战。但时代发展的潮流是不可逆转的，只要我们敢于解放思想，勇于面对挑战，在档案信息化建设的过程中善于发现并解决问题，总结经验，将档案信息化落在实处，一定会迎来下一个新的辉煌变局。

参考文献：

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[3]任赞峰.试论高校档案信息化建设[J].兰台世界，2008（6）：21-23.