利用邮件合并功能快速生成胸卡信息

杨军

● 准备工作

1.制作代表花名册

在Excel中编辑如图1所示的代表花名册，并以“代表名单.xls”为名保存文档。

图1

2.制作胸卡模板

在Word中，用两个表格在第一页制作如图2所示的胸卡模板，并以“胸卡.doc”为名保存文档。

图2

3.“邮件合并”功能简介

Word的“邮件合并”功能既能够实现批量信封或信函收件人信息的自动填充，也能够广泛应用于证书、贺卡、学生成绩通知单及胸卡等文档的信息自动填充。不熟悉“邮件合并”功能的用户，可以在“邮件合并分步向导”的提示下，完成简单的应用(如证书)，而完成胸卡的信息填充，则需要进行如下文所述的合并规则设置。

● 将花名册中的信息合并到胸卡模板中

1.在“胸卡.doc”中插入合并域

（1）打开文档“胸卡.doc”，用菜单栏命令“工具→信函与邮件→邮件合并”打开 “邮件合并”向导。

（2）连续单击“邮件合并”向导中的“下一步……”按钮，直到打开“选取数据源”对话框，在其中按屏幕提示打开文档“代表名单.xls”，并选择花名册所在的工作表以及制作胸卡所需要的记录。

（3）单击“下一步 撰写信函”后，单击“其他项目…”打开“插入合并域”对话框，将“姓名”、“公司”等合并域插入到“胸卡.doc”文档中(只有一页)。

2.在“胸卡.doc”中设置合并规则

（1）执行菜单栏“工具→信函与邮件→显示邮件合并工具栏”，打开“邮件合并工具栏”。

（2）单击工具栏中的“插入Word域→下一记录”命令，在只有一页的“胸卡.doc”文档中为每张胸卡模板插入“Next Record”(第一张胸卡除外)，版面效果如图3所示。

3.预览信息合并效果

单击向导中的“下一步 预览信函”，预览并调整每一页胸卡信息的合并效果，准确无误后再单击“下一步 完成合并”，选择“打印”即可。

如若照此步骤操作，细心的读者也许会发现，预览时第一页左侧自上而下的记录分别是A、B、C、D、E和F，右侧自上而下的记录分别是G、H、I、J、K和L，那第二页左侧的记录就应该是M、N、O……，可预览里为什么第二页却是B、C、D……呢？这个问题其实也困扰了我很久。其实无论预览里显示的如何，当生成目标文件或直接打印时结果是正常的。用Word 2003以上版本时这个问题就不会出现了。

自此，通过“邮件合并”功能将花名册信息自动合并到自定义胸卡模版的目的就完全达到了。其实，“邮件合并”功能能够解决的个性化问题远不止于此。例如，通过合并域规则的设定，可以在原模版的基础上再生成个性化细节描述：根据对用户“性别”字段和“年龄”字段的判断，在胸卡中男性的姓名后面自动添加“先生”称谓，在女性25岁以下姓名后面自动添加“小姐”称谓，25岁以上姓名后面自动添加“女士”称谓等。

endprint

● 准备工作

1.制作代表花名册

在Excel中编辑如图1所示的代表花名册，并以“代表名单.xls”为名保存文档。

图1

2.制作胸卡模板

在Word中，用两个表格在第一页制作如图2所示的胸卡模板，并以“胸卡.doc”为名保存文档。

图2

3.“邮件合并”功能简介

Word的“邮件合并”功能既能够实现批量信封或信函收件人信息的自动填充，也能够广泛应用于证书、贺卡、学生成绩通知单及胸卡等文档的信息自动填充。不熟悉“邮件合并”功能的用户，可以在“邮件合并分步向导”的提示下，完成简单的应用(如证书)，而完成胸卡的信息填充，则需要进行如下文所述的合并规则设置。

● 将花名册中的信息合并到胸卡模板中

1.在“胸卡.doc”中插入合并域

（1）打开文档“胸卡.doc”，用菜单栏命令“工具→信函与邮件→邮件合并”打开 “邮件合并”向导。

（2）连续单击“邮件合并”向导中的“下一步……”按钮，直到打开“选取数据源”对话框，在其中按屏幕提示打开文档“代表名单.xls”，并选择花名册所在的工作表以及制作胸卡所需要的记录。

（3）单击“下一步 撰写信函”后，单击“其他项目…”打开“插入合并域”对话框，将“姓名”、“公司”等合并域插入到“胸卡.doc”文档中(只有一页)。

2.在“胸卡.doc”中设置合并规则

（1）执行菜单栏“工具→信函与邮件→显示邮件合并工具栏”，打开“邮件合并工具栏”。

（2）单击工具栏中的“插入Word域→下一记录”命令，在只有一页的“胸卡.doc”文档中为每张胸卡模板插入“Next Record”(第一张胸卡除外)，版面效果如图3所示。

3.预览信息合并效果

单击向导中的“下一步 预览信函”，预览并调整每一页胸卡信息的合并效果，准确无误后再单击“下一步 完成合并”，选择“打印”即可。

如若照此步骤操作，细心的读者也许会发现，预览时第一页左侧自上而下的记录分别是A、B、C、D、E和F，右侧自上而下的记录分别是G、H、I、J、K和L，那第二页左侧的记录就应该是M、N、O……，可预览里为什么第二页却是B、C、D……呢？这个问题其实也困扰了我很久。其实无论预览里显示的如何，当生成目标文件或直接打印时结果是正常的。用Word 2003以上版本时这个问题就不会出现了。

自此，通过“邮件合并”功能将花名册信息自动合并到自定义胸卡模版的目的就完全达到了。其实，“邮件合并”功能能够解决的个性化问题远不止于此。例如，通过合并域规则的设定，可以在原模版的基础上再生成个性化细节描述：根据对用户“性别”字段和“年龄”字段的判断，在胸卡中男性的姓名后面自动添加“先生”称谓，在女性25岁以下姓名后面自动添加“小姐”称谓，25岁以上姓名后面自动添加“女士”称谓等。

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● 准备工作

1.制作代表花名册

在Excel中编辑如图1所示的代表花名册，并以“代表名单.xls”为名保存文档。

图1

2.制作胸卡模板

在Word中，用两个表格在第一页制作如图2所示的胸卡模板，并以“胸卡.doc”为名保存文档。

图2

3.“邮件合并”功能简介

Word的“邮件合并”功能既能够实现批量信封或信函收件人信息的自动填充，也能够广泛应用于证书、贺卡、学生成绩通知单及胸卡等文档的信息自动填充。不熟悉“邮件合并”功能的用户，可以在“邮件合并分步向导”的提示下，完成简单的应用(如证书)，而完成胸卡的信息填充，则需要进行如下文所述的合并规则设置。

● 将花名册中的信息合并到胸卡模板中

1.在“胸卡.doc”中插入合并域

（1）打开文档“胸卡.doc”，用菜单栏命令“工具→信函与邮件→邮件合并”打开 “邮件合并”向导。

（2）连续单击“邮件合并”向导中的“下一步……”按钮，直到打开“选取数据源”对话框，在其中按屏幕提示打开文档“代表名单.xls”，并选择花名册所在的工作表以及制作胸卡所需要的记录。

（3）单击“下一步 撰写信函”后，单击“其他项目…”打开“插入合并域”对话框，将“姓名”、“公司”等合并域插入到“胸卡.doc”文档中(只有一页)。

2.在“胸卡.doc”中设置合并规则

（1）执行菜单栏“工具→信函与邮件→显示邮件合并工具栏”，打开“邮件合并工具栏”。

（2）单击工具栏中的“插入Word域→下一记录”命令，在只有一页的“胸卡.doc”文档中为每张胸卡模板插入“Next Record”(第一张胸卡除外)，版面效果如图3所示。

3.预览信息合并效果

单击向导中的“下一步 预览信函”，预览并调整每一页胸卡信息的合并效果，准确无误后再单击“下一步 完成合并”，选择“打印”即可。

如若照此步骤操作，细心的读者也许会发现，预览时第一页左侧自上而下的记录分别是A、B、C、D、E和F，右侧自上而下的记录分别是G、H、I、J、K和L，那第二页左侧的记录就应该是M、N、O……，可预览里为什么第二页却是B、C、D……呢？这个问题其实也困扰了我很久。其实无论预览里显示的如何，当生成目标文件或直接打印时结果是正常的。用Word 2003以上版本时这个问题就不会出现了。

自此，通过“邮件合并”功能将花名册信息自动合并到自定义胸卡模版的目的就完全达到了。其实，“邮件合并”功能能够解决的个性化问题远不止于此。例如，通过合并域规则的设定，可以在原模版的基础上再生成个性化细节描述：根据对用户“性别”字段和“年龄”字段的判断，在胸卡中男性的姓名后面自动添加“先生”称谓，在女性25岁以下姓名后面自动添加“小姐”称谓，25岁以上姓名后面自动添加“女士”称谓等。

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