事业单位存货管理问题与解决方案

赵梅雅

摘 要：事业单位的存货是指事业单位在开展业务活动及其他活动中耗用或为了销售而储备的资产，包括存货、燃料、包装物和低值易耗品等。由于事业单位的财务管理与企业的有所不同，因此在资产的管理方面，尤其是存货管理的力度和措施方面有很大区别，容易出现管理上的问题。通过了解事业单位存货管理的现状，发现事业单位存货管理管理存在问题，提出对策建议。

关键词：事业单位；存货；管理制度

中图分类号：F230 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2014）24-0119-02

针对事业单位的收入和支出存在配比关系不严格的现象，只进行收支结余核算不进行盈亏核算和相关的成本核算，导致了在现实工作中许多事业单位的管理人员不重视存货成本和实物资产的管理和核算，甚至违纪违规等舞弊行为时有发生。存货管理作为衡量事业单位管理水平的一项重要标准，其管理效率的高低对单位的财务状况有很大的影响。因此加强存货的控制、规划、核算，对提高单位管理水平，加快资金周转，提高财政资金及预算外资金使用效率，减少财务漏洞具有十分重要的意义。

一、事业单位存货管理的现状

（一）事业单位的存货与企业的存货不同

事业单位会计制度规定，存货是指事业单位在开展业务活动及其他活动中耗用或为了销售而储备的资产，包括材料、燃料、包装物和低值易耗品等。事业单位随买随用的低值易耗品可以在购进时直接作为支出列支，但对大宗材料或批量较大的存货采购没严格要求规定通过存货科目核算入账。实际业务操作中，大多数事业单位对大批、大宗购置的存货也采用这种“以报列支”的方法。存货的日常核算采用实际成本法核算。

企业会计准则规定，存货是指企业在日常生活中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料或物料等。存货最基本的特征是企业持有存货的最终目的是为了出售（无论是可直接供出售，还是经过进一步加工后才能出售）而不是自用。存货主要包括各类材料、在产品、半成品、产成品、商品以及包装物、低值易耗品、委托代销商品等。存货日账核算可以按实际成本核算，也可以按计划成本核算。

通过以上分析，事业单位与企业在存货购置目的及核算上存在着较大差异，首先事业单位对存货采购是为了保障业务活动或其他活动的正常运作，其核算方法较为简单，设置的存货明细账仅作辅助账备查之用。企业购置存货目的是为了提供劳务或出售商品获取利润，其有严谨的存货核算要求。企业必须设置分类清晰的存货明细账，作为当期成本费用消耗法律依据；其次，事业单位存货计价必须是实际成本法核算，企业却可根据经营规模大小还可选择计划成本法核算，相比较之下事业单位在核算选择方法上较为窄小。

（二）长期不进行存货的盘点，处置随意性

没有定期进行存货的盘点、随意处置存货的情况会时有发生。长期以来事业单位并没有形成完整的存货盘点制度，或者有制度并没有很好地执行。偶尔根据主管部门要求为应付检查也会作一定的盘点，但清查中出现的一系列问题既没有重视，也未解决。由于没有制度化的盘点，对存货的实际情况不甚了解，各部门随意采购、擅自处理存货的情况还时有发生，有的无偿赠送，甚至会出现拿回家用或落入个人手中，从而造成不必要的损失。有些单位每年财政下达给该单位预算指标之后，为了完成当年工作业务，不论单位存货库存量多少，只要有预算采购内容，仍随意继续采购，导致财政资金浪费。其次，各项支出对于存货核算并没有设置存货明细账，没有专门的仓库和专人保管，以至于在盘点上增加难度，盘点的结果也与实际的不相符。

（三）存货管理机构的多头性

事业单位的存货管理大多实行“统一领导、归口管理、责任到人”的管理制度。各职能部门根据工作量设置相应的仓储量及管理人员，分管明细账的登记工作。而存货总账则由财务部门统一核算、管理。形成责任人、职能部门、财务部门多元化管理的格局。而实际上却没有一个真正发挥作用的综合协调部门。又由于存货管理属于各职能部门，但其使用又主要集中于专业业务活动，容易造成存货流动与财务核算、职能部门管理与各专业部门使用相互脱节的状态，导致无人关心，无人负责，致使账实不符，存货流失。

（四）存货明细分类不规范、核算不健全

各事业单位的存货明细账往往没有一个统一的规范，明细账的设置带有很强的主观性，大量的存货没有建账，如办公用品、日常用品等，致使相当一部分存货成为账外之物。购进的物品不通过“存货”科目。这种做法，在核算上省时省力，但容易造成存货流失和使用上的浪费。由于购入量较大，长此以往，积少成多，最终导致家底不清，给单位的财产带来不可估量的损失。在办公用品采购上，存在大量购入后并不做入库登记，相关人员随时可以领购，长期下来，导致浪费现象严重。

二、事业单位存货管理的问题

（一）事业单位对存货管理不够重视

一方面，事业单位存货采购的经费来源主要是财政拨款、财政补助、事业收入，具有一定的无偿性。存货的使用一般也是无偿的，一般表现为消耗性存货，很少形成产品。另一方面，事业单位的存货构成和分类较之企业也是不同的，存货管理的品种及力度远远没有企业单位大，存货和分类构成较少，主要表现为专业业务用存货、工具、器具、低值易耗品。主要用于事业单位的专业业务活动，如园林生产、科研、零星维修等活动，对存货的管理远没有企业单位重视，这是导致存货管理不合理、浪费等问题的重要原因。各级管理上普遍存在对货币支出很重视，却忽略了对物品流失的关注。

（二）存货采购的随意性较大

长期以来事业单位并没有形成完整的存货采购盘点制度，或者有制度没有很好地执行，更重要的各预算单位在编报下一年度预算支出指标时，没有对家底仔细摸清，编制预算时随意性、依赖性较重。只要业务工作需要，不论物品多少，首先考虑到是采购并非考虑原有存货的有效使用，从而造成财政资金浪费并带来事业单位资产管理混乱。针对存货的流动性大，刚购置的物品时常遗失，导致第二次的购买时有发生。以杭州蚕种场为例，对于存货并没有一系列的出入库程序，在采购过程中仅根据年初预算指标在规定时期内安排实施采购而非根据实际需要进行添置。尤其是如易耗品—办公用品之类的是随缺随买，这样就导致办公费的开支增加，不设置出入库单，物品的丢失性也会加大。endprint

（三）管理制度的不严格

存货管理的内部牵制制度、稽核制度、监督制度没有得到真正落实。有关存货进、销、存的流程控制流于形式过于简单。虽有岗位责任制制定，但事业单位普遍存在编制人员有限，人员紧凑，一人多岗现象普遍。权责不明晰，具体业务仅仅局限在事后审批上，一人说了算的情况比较普遍。人员岗位设置不合理，有的岗位互串，经济业务审批人员、经办人员、保管人员没有实行真正的职务分离，或只实行职务分离，没有实行相互制约。由于是事业单位，政府对在编人员有着严格的控制，导致串岗、不相容岗互串现象时有发生。

三、加强事业单位存货管理的建议

（一）领导重视，进一步增强事业单位存货管理的意识

事业单位的领导重视是关键，只有领导的意识提升了，职工们才能追随领导做好存货管理工作。事业单位领导必须重视单位存货的有序化管理，去除其随意性。同时要制定岗位责任制度，明确岗位职责，对于违反制度的行为要予以处罚，防止违法乱纪的行为发生。要克服口头上、形式上的重视，将存货管理提到事业单位事业经济考核指标的完成，工作的顺利开展，经费节约的高度来认识，从单位主管领导到职能部门、管理人员都要提高加强存货管理的观念。从而能够将存货管理工作的成效充分体现在单位的财务管理工作中。

（二）理顺关系，建立科学的管理体制

明确各相关部门和岗位的职责权限、工作标准、考核及轮换办法，确保存货业务的不相容岗位互相分离、相互制约、互相监督。在管理机构的统一领导及管理下，由财务部门、职能部门、保管人、领购人、使用人分工负责，形成既有分工负责又有统一管理的体系。即采购、验收和付款岗位相分离：销售与收款岗位相分离；业务申请与审批、审批与执行相分离等。对一些价值较高的存货，要专人负责并建立岗位责任制。实施授权批准控制，明确审批人对存货业务的授权批准方式、程序和相关的权限，不得越权审批，严禁未授权人员办理相关业务，对经办人员超越职责权限范围的业务有权拒绝办理，并向上级报告。对存货的收发、领退和保管都要有手续制度，明确责任。

（三）加强事业单位存货的财务核算及管理

事业单位应当通过明细核算或辅助登记方式，登记取得存货成本的资金来源（区分财政补助资金、非财政补助资金、其他资金）。购入的存货验收入库，按确定的成本，核算入账。要求对各种存货的摆放顺序、位置、时间等方面做出安排，有条件的应采用计算机进行数字化处理，合理确定库存存量的结构和数量，根据不同存货的性能，采取必要的防锈、防腐、防霉、防火、防爆、防虫及温度、湿度控制等措施，保证存货安全。对易燃、易爆、有毒、有害及化学和物理反应灵敏的存货应单独保管，对贵重、稀缺物品、精密仪器、关键备件、危险品等存货要采取特别控制措施并定期进行查对。

（四）严格采购制度，加强存货管理

单位的物资采购部门按照领导批准的采购计划购入存货后，在入库前必须对所购存货的品种规格、数量、质量等进行认真的检查核对，保证入库材料的数量准确、质量合格、品种规格等符合要求，对于不合格的以及采购过程中出现的短缺、损耗，要及时清查原因，已明确责任，索取赔偿。对于合格的物品，由仓库保管人员填制一式两份入库单清点入库。一份由保管人员作为登记存货明细账的依据，另一份连同购物发票作为办理报销手续和会计人员的做账依据。各职能部门或个人领用存货，必须由所在部门和物资主管部门批准，严格按照计划和定额发放，发料计量必须精确并当面清点，坚持先进先出的发放原则，由保管人员填制出库单确认发货。

加强事业单位存货的管理是一项涉及部门多、管理周期长、任务艰巨的工作，在单位主管机构的统一领导下，各个职能部门应各司其职，协同工作，以此来保证事业单位存货计划采购、合理使用、高效节能。参考文献：

[1] 杨青.浅谈事业单位的存货管理[J].中国新技术新产品，2011，（2）.

[2] 王云川.浅谈事业单位的存货管理问题及对策[J].行政事业资产与财务，2013，（2）.

[3] 林琦.浅谈如何有效执行行政事业单位内部控制[EB/OL].杭州财税网，2012-02.

[责任编辑 陈凤雪]endprint