对档案室室藏档案案卷质量问题的思考

段广燎

2013年7至10月，我随局馆（室）业务指导处深入到省属56个单位（其中一级单位37家、二级单位19家）进行档案工作年度检查。为期4个月的年检，发现现行档案实际工作中存在很多问题亟待解决。随着社会的不断发展和各项改革的不断深入，室藏档案案卷质量问题越发显得重要，它关系到每个单位的正常发展、关系到档案的现代化管理、关系到档案信息资源的开发和档案的提供利用。质量就是效益，室藏档案案卷质量不容忽视。

一、室藏档案中存在的案卷质量问题

1、文件制成材料方面存在的问题：（1）随着科学技术的不断进步，档案载体出现了多样化。但综合档案室纸质载体的档案仍是数量最多、最普遍的档案。有些文件材料使用的纸张质量差，已发黄变脆，老化破损。（2）用纸大小规格不统一，与卷内文件目录、卷皮等不配套，不但在装订时漏页、掉页，而且在利用过程中有二次磨损的现象。（3）有些文件的书写、记录、定稿、签署等，使用铅笔、圆珠笔、红墨水、复写纸等不耐久的字迹材料，出现字迹磨损脱落、扩散褪变，甚至看不清楚。（4）现在的电子文本仅限于存储在服务器、硬盘之中，没有很成熟的电子档案归档终端模式。

2、文件材料形成过程中存在的问题：（1）文件材料的内容、书写、格式不规范。文字表达中逻辑不严，造成理解上的歧义。记录书写时，字迹潦草甚至无法辨认。漏盖印章和签署，以姓代名、制发时间不详，没有主题词，等等。（2）文件材料不完整，不系统。一是文书处理工作中，忽视“帐外”文件材料的收集。如会议记录、统计报表、规章制度、调查研究材料、领导或有关人员开会带回的材料、重要的电话记录、领导指示的便条、便函等。二是不注重业务档案的平时归档工作，使有些文件材料有正件缺附件、有批复没请示、有印件无定（草）稿、有转发文件少原件。为使用便利，一些重要文件散存在有关部门或业务人员手中，随着时间的推移、人员的变动，文件不知去向。以上情况，破坏了文件材料形成的规律和特点，割裂了文件材料之间的有机联系，不能系统反映一个立档单位的历史全貌。

3、立卷归档中存在的问题：（1）分类大纲有待于进一步论证，有的单位是二级分类，有的单位还进行四级分类，还有的单位对档案工作的规定一概不知，任凭自己想象进行分类，甚至连类目号也没有，查阅档案凭记忆手工检索，这样如更换管理者，查找时就无从下手。（2）归档范围划分太粗旷，与本单位的实际情况结合不很确切，没有完全按照国家档案局8号令的规定落实，致使归档问题把握不准，玉石不分。（3）保管期限划分不准确。一是不同保管期限的文件混合组卷，二是整个案卷错划保管期限。（4）分类不清，组卷不合理。不同类别的文件混杂组卷，相同、相近问题的文件分散、割裂，文件组合有相互交叉重合现象，增加了拟定案卷题名的难度。（5）卷内文件材料排列混乱不系统、页码编排有误。（6）卷内文件目录填写不规范。对责任者随意简称；文件题名用文种、文号代替，有的还有通知、通报、请示、报告之类的题名，没有检索意义；会议记录无卷内文件目录。（7）案卷题名漏标卷内主要文件，不能简明确切揭示卷内文件材料的内容。（8）案卷装订时压住了字迹。（9）2000年后多数单位实行了按件整理，组卷和题名问题得到了解决，但在装订上出现的各种各样的问题，封皮、封底占用了大量的空间，装订线的位置及装订方法各异，对档案的保护技术和方法提出了严峻挑战。（10）本系统与本系统所属的二、三级单位全宗号不系统、不规范，出现上下级层次不清、隶属关系不明问题等。

二、对室藏档案案卷质量问题的思考

对于案卷质量的要求，中央、国务院办公厅，国家档案局在建国以来，特别是近年来，相继颁发了一系列明确规定，经广大档案工作者的不懈努力，案卷质量不断提高，但以上案卷质量存在诸多问题，不能不引起我们的重视和思考。

（一）、案卷质量是档案基础业务建设的内容，不能低估它的作用。（1）文件制成的质量问题，直接影响档案的寿命，加大了档案馆修复、复制、抢救破损老化档案人力、财力的投入。（2）文件材料形成过程中和立卷归档的质量，关系到档案的鉴定、整理、检索、保管、利用等各环节。如案卷质量有问题，会给著录、标引带来一定的难度，使检索渠道不畅通，不利于实现信息资源共享。玉石不分，总体质量低下，重要档案束之高阁，影响开发利用，使不该保管的保管了，已经保管的又没利用好，占用原本已经非常有限的库房和资源，制约了对档案实体进行科学有序的管理。案卷质量问题的后患，使有的档案工作人员长期把相当大的精力放在档案重新鉴定、整理上，而因种种原因导致的归档整理不及时，遗留问题多，周而复始，大量积存，形成恶性循环，影响档案管理标准化建设的进程，不利于实现传统管理模式向档案数字化管理模式的转变。

（二）、造成案卷质量问题的原因：（1）档案工作培训不能满足新形势档案工作发展的需要，有些单位的档案工作人员毫无档案意识，缺乏档案专业知识，致使归档范围和保管期限难以按规定落实。（2）随着各级档案室档案数量迅速增加，使收集归档的案卷质量受到一定的影响和冲击。有些机关单位的领导档案意识不强，对其重要性缺乏足够的认识，认为档案工作不是中心工作，可有可无，可缓可急，把眼睛只盯在职能重要和成效较为明显的处室工作上；有的单位，档案工作人员变动频繁，甚至达到一年两换；有的档案工作人员身兼数职，无睱顾及档案工作；还有的档案工作人员不懂档案工作的特点，又不注重学习，闭门造车，室藏案卷质量很差。（3）档案工作制度不健全、不衔接、不配套，缺乏制约机制。从文件材料的起草到立卷归档，没有一套完整具体的制约措施。有的机关或部门不按程序和质量要求进行文书处理、立卷归档工作，有的单位临时集中抽人突击立卷、整理，没有把档案工作列入常态化管理中。（4）档案室与档案馆档案交接工作的衔接、协调、标准的统一等问题。根据各个单位的实际情况，由档案行政管理部门监督、指导各机关、单位档案室的立卷、档案管理工作。但随着各部门职能的不断扩展，档案行政管理部门的监督、指导范围不断扩大，有限的几个业务指导人员难以应对成千上百个档案室，在档案室定级、升级工作考评过程中，案卷质量只是其中一个方面（甚至不被列入考评内容），产生了档案室与档案馆移交、接收工作的标准不统一、不连贯、相脱节和欠帐多状况。endprint

（三）、档案室与档案馆是相辅相承的有机整体。各级档案馆是国家永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心，是维护一方行政区域历史全貌的记录主体。档案室是为国家积累档案财富的基地，是综合档案馆馆藏档案的主要来源。档案室档案的案卷质量，直接影响到档案馆工作的开展。文件是档案的基础，两者紧密相连， 不是孤立的、割裂的。从文件形成到立卷归档，直至永久、长期保存、销毁的发展变化过程中，分为不同的阶段、不同的环节，每个阶段或环节都是相互制约、相互影响的。只注重档案永久性保存阶段的档案馆工作，而忽视了文书处理、档案形成阶段的档案室工作，会影响和削弱档案馆重点工作即档案信息资源的开发和档案的提供利用，反过来也制约了包括各进馆单位档案信息资源的开发利用，从而影响一方档案事业的整体发展。

三、规范优化进馆档案案卷质量的几点建议

（一）、依法治档。规范优化馆藏案卷质量必须从实际出发，从“根源”抓起，即从文档业务基础工作抓起。拓宽视野，打开文书与档案业务分工界限，推行文书、档案一体化管理。以《中华人民共和国档案法》为依据，按照档案工作的基本原则，科学地、全方位地对文书、档案工作的各个业务环节推行标准化、规范化、一体化、制度化管理，使之有法可依、有章可循。把监督、检查《中华人民共和国档案法》及各项规定的实施、执行情况与文档管理工作有机地结合起来，加大宏观调控力度，使之更具权威性，消除各种障碍，营造良好的依法行政环境。

（二）、充分发挥各主管部门的作用。把文档工作各环节纳入机关工作目标责任制管理体系，建立一套行之有效的制约手段和措施，实行总体控制。明确具体工作人员的岗位职责，健全落实各项规章制度，如文件制成材料质量把关制度、文件的撰写制度、文件登记制度、平时归档制度等等。根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作业务建设规范》有关标准和规定，结合本机关实际情况，制定本机关文件材料归档与不归档的范围、档案保管期限表及档案分类方案等等。并制定相应的考评方案，与公务员考核、业务人员考评、职称评定等挂钩，奖惩严明，使案卷质量人人重视、上下齐抓、持之以恒。

（三）、强化档案行政管理部门监督指导、教育培训的独特优势和宏观管理作用。档案行政管理部门的监督、检查职能，是执法检查、加强文档业务监督指导工作的重要途径和有力保证。（1）档案行政管理部门主管的本行政区域的档案工作，坚持长期列入到人民政府发展规划之中。对档案工作的考核要纳入人民政府每年目标管理责任制考核之列，有效地争得上级党委、政府的重视和支持，有利于强化宏观监督、指导和全面推进我省档案工作的规划、计划、标准、法规建设。（2）全面推行标准化、规范化建设。根据国家有关标准和规定，制定出我省统一的进馆档案案卷质量标准、检查验收办法及制约措施，并要程序化、制度化。规范档案室与档案馆的关系，把机关档案基础建设同档案馆事业建设有机地衔接起来。全宗号的管理问题以系统为基点，本系统使用一个全宗，将本系统的二、三级单位纳入全宗管理体系。监督指导与档案进馆相一致，并通过实施统一的规范标准，促进档案室与档案馆的业务标准总体协调、配套、统一，整体提高。（3）档案室的定级、升级评定与进馆的标准要一致。定级、升级工作是提高档案管理整体水平、推动档案工作标准化、规范化建设的有效措施。在制定的标准上要同档案进馆协调一致。使定级、升级单位的档案管理达到一个新水平，能为将来向档案馆移交完整、规范的档案。这样，避免定级、升级单位移交进馆时重复劳动的发生和因此带来的挫伤定级、升级积极性之矛盾，使档案馆能够受惠于档案室定级、升级的劳动成果。（4）档案教育、培训要根据机构、人员的实际情况，结合工作中普遍存在的具体问题，进行岗位培训、继续教育、专项代培、现场示范、面对面的辅导等。注重理论与实践相结合，缺什么补什么，什么不懂就教什么，从提高全员的档案业务理论水平、业务技术能力出发，达到教育培训的目的。

（四）、档案馆要严把档案接收进馆关。接收人员要严格把握质量关，根据进馆规划，主动履行职责，适时深入属于进馆序列的单位，发现问题，及早协商解决，把案卷质量问题解决在馆外，严把入馆档案案卷质量关。

（五）、稳定干部队伍，提高全员政治、业务素质。档案工作人员要树立正确的人生观、价值观，热爱本职工作，培养良好的职业道德。更新知识，与时俱进，及时掌握最新的标准、要求，不断提高自身的政治业务素质和专业水平，保证案卷质量规范优化可靠。

（作者单位：山西省档案局收集整理处）endprint