浅谈企业会计档案鉴定与销毁

李卫红

内容提要：对档案材料的鉴定，历来被视为档案业务工作中最重要的一个环节，因为它关系着档案的存毁，关系到档案馆藏的质量。企业会计档案是记录和反映企业经济业务的重要史料和证据，其鉴定销毁工作与企业的其他档案有所不同，它有着更为严密的工作程序和要求。笔者结合自身工作实际，对如何做好会计档案的鉴定与销毁工作进行简要的探讨。

关键词：会计档案 鉴定 销毁

档案鉴定工作，就是按照一定的原则、标准和方法，鉴别和判定档案的价值，确定档案的保管期限，把已失去保存价值的档案剔出销毁的工作。对于一个在企业工作的档案人员来说，了解企业会计档案的相关知识，配合各个部门做好企业会计档案的鉴定与销毁工作，减少企业的不必要的消耗，提高馆藏档案的质量，是每个会计档案管理人员的本职工作。

清华机械厂近几年来，发展迅速，从2000年以来，企业的营业收入一直以13%以上的利率在增长，与企业营业收入一同增长的还有企业的会计档案。以2000和2009年对比来说，2000年共计归档财务档案238卷，而2009年共计归档财务档案1456卷。大量的财务档案的归档，使会计档案库房压力特别大，到2010年，会计档案库房已经爆满。按照企标《会计档案管理规定》（Q/QhG 8. 4）和《档案鉴定与销毁管理规定》（Q/QhG 8.7）要求，到期会计档案应进行鉴定销毁。为此，清华机械厂开展了一次企业会计档案鉴定销毁工作。

一、企业会计档案的鉴定工作

（一）企业会计档案

企业会计档案是记录和反映企业经济业务的重要史料和证据，也是进行会计监督、经济分析、经济决策和制定经济计划的依据；具体包括：会计凭证、会计帐簿、财务会计报表等会计核算专业资料；企业会计档案其有专业性、严密性、多样性等特点。它是对一个单位经济活动的记录和反映，通过会计档案，可以了解每项经济业务的来龙去脉。

（二）企业会计档案鉴定

企业会计档案鉴定工作，是档案馆一项十分重要而又严肃的任务。对会计档案进行鉴定就是看会计档案是否达到保存期限，其中还有没有未了结的债权债务的原始凭证，涉及外事的凭证，以及对处理历史遗留问题有重要参考价值的原始凭证。如有上述情形的会计档案，均应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到确无保管之必要时再销毁。

（三）企业会计档案鉴定的标准

早在1984年6月，国家财政部、国家档案局就联合颁布了《会计档案管理办法》（1998年8月修订），对会计档案的保管期限及过期会计档案的鉴定销毁工作做了明确规定；我厂档案管理标准里的《会计档案管理规定》（Q/QhG 8. 4）和《档案鉴定与销毁管理规定》（Q/QhG 8.7）也对此做出了明确规定。参加鉴定销毁的人员应由企业主管档案业务的领导、总会计师、富有实际工作经验的企业会计人员和档案人员组成，严格按照“先鉴定、后销毁”的程序进行。

（四）企业会计档案鉴定的原则

会计档案鉴定工作难度大，开展的少，在探索阶段，档案鉴定工作者按照程序开展档案价值的判断工作，应遵循的原则是：以科学发展观为指导，根据本单位工作和为国家积累档案财富的需要，用历史的、全面的、长远的观点，正确分析和鉴别档案保存价值，既要看到当前的作用，也要看到将来的需要。

二、 企业会计档案鉴定工作的实践

为了更好的完成企业会计档案鉴定、销毁工作。2010年5月，厂调整了档案鉴定领导小组（加大了财务领导在领导小组中的比例），并下发了《关于进行企业会计档案鉴定与销毁工作的通知》，对企业会计档案鉴定与销毁工作进行了统一策划、安排。

从2010年5月开始，档案处对库存的会计档案进行了清查，7月16日形成了会计档案销毁清册，将需要销毁的会计档案的“案卷标题、起止日期、目录好、案卷号、原凭证号、卷内文件张数”逐项登记。并把清册反馈到财务部门逐项审核。经过档案部门与财务部门协调并进一步确认，形成了到期会计档案销毁报告（包含鉴定清册）。2011年1月20日，经档案部门组织档案鉴定、销毁工作评审，最终确认将失去保存价值的605卷会计档案进行销毁。2011年5月25日，认真清点核对销毁会计档案后，由档案部门、保密部门和财务会计部门派人员进行监销；销毁后，档案部门、保密部门和财务会计部门的监销人员在会计档案销毁清册上签字盖章，一式两份，一份由档案部门归档保存，另一份由财务部门留底。本次企业档案鉴定销毁工作，档案库房共腾空146格，为后续会计档案资料的归档入库提供了保障条件。

会计档案鉴定销毁汇总表

三、企业会计档案鉴定销毁工作的体会

回首整个会计档案销毁工作，我们注意到，会计档案鉴定销毁中有几个难点是应该引起我们注意的：

（一）企业会计档案鉴定销毁工作的难点

1、工作责任性强，企业领导有所顾忌

档案价值是潜在的，档案价值主体对档案潜在价值的预测性以及鉴定结果的不确定性，使企业领导出于避害趋利的心理，为了预防万一，往往一律从长，一般不主动开展过期会计档案鉴定销毁工作。

随着企业的发展，会计档案数量的急剧增长，档案数量的无限增长与有限的保存能力之间的矛盾日益突出。解决这个矛盾既可以通过扩大库房面积，也可以通过对到期档案的鉴定销毁，压缩档案存量来解决。现在企业为了便利和保险起见，往往宁肯增加费用，继续扩大存量，也不愿承担风险对档案进行鉴定销毁。

2、会计档案的特性，使会计档案本身鉴定存在难点

鉴定保管期限满会计档案的难点是，如何判断哪些是保管期满但未结清的债权债务的原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证。

鉴定会计帐簿的难点是，准确把握会计帐簿的保管期限。特别是对于一些不常见的会计帐簿，要做到准确识别，并提出处置意见。

鉴定会计报表的难点是，部分会计报表整理不规范。馆藏保管期满的会计档案的时间跨度很大，会计档案本身也经历了从不规范到规范的过程，鉴定这期间形成的会计档案就要区分不同情况，做到具体问题具体分析。endprint

（二）我厂就以上难点所采取的对策

1、结合实际，制定切实有效便于操作的鉴定制度

档案部门应依据《会计档案管理办法》，结合本企业会计档案工作的实际情况，制定出工作标准。在制定会计档案的鉴定销毁细则时，一要坚持突出依法鉴定销毁的原则，消除怕负责任的心理；二是充分考虑到保管费用因素，使其更加具有科学性、更能体现效益原则。我厂在厂标中就有《会计档案管理规定》（Q/QhG 8. 4）和《档案鉴定与销毁管理规定》（Q/QhG 8.7）两项标准，用于企业会计鉴定与销毁工作。

2、领导重视，把鉴定工作纳入档案质量管理之中

档案鉴定应同时纳入单位的质量管理，贯穿于档案管理的各个环节。他影响和制约档案管理的其它工作，是档案工作的一项重要任务。

首先，领导应予重视。我厂档案主管领导和总会计师亲自到现场参观了会计档案库房情况，做了鉴定销毁指导意见，档案主管领导 担任了鉴定领导小组组长。

其次，要切实把档案鉴定工作列入科研工作议程和日常工作计划。此次会计档案鉴定销毁工作列入了我厂2010年质量管理目标、厂主管档案领导和总会计师的日常工作计划中，并列入了单位年度KPI考核中。

3、鉴定会计档案应有整体观，应以全宗为单位进行。从全宗的角度看鉴定，鉴定会计档案不能只孤立审查保管期限为固定年限的，首先应掌握全宗该年度档案整理情况，永久档案留存的数量与质量（特别注意一些时效性强的档案），结合本单位实际，综合考虑后，再具体判断每一卷会计档案的价值，提出鉴定意见。

4、针对会计本身特性所采取的办法

首先要区分鉴定档案的单位性质，如我厂为国营企业，根据单位性质，各有不同的侧重。其次要鉴定的会计档案的整理是否规范，如组卷是否合理，保管期限设定是否合理等。第三要具体判断每一卷、每一件会计档案的价值，通过文书、经营以及其它会计档案等找到合理佐证，以判定其是否还有保存价值。

档案馆的服务价值在很大程度上取决于馆藏的质量，鉴定优化与丰富馆藏同样重要。作为一个现代化的企业，必须要做好档案鉴定销毁工作，不断地“纳新吐故”，这样才能更好地为企业服务。

（作者单位：长治清华机械厂档案处）

参考文献：

1.严永官：企业会计档案鉴定销毁工作之我见，《中国档案》2013年第5期

2.陈中伟：对档案鉴定销毁的几点思考，《兰台世界》2010年第7期endprint