浅谈企业档案工作的深化与改革问题

高建华

内容摘要：企业档案作为企业在其经营领域内所从事的各种活动中形成的清晰明确、据有保存价值的历史记录信息，具备真实性、稳定性、关联性。结合当前国家的政策与企业自身的发展状况，我们在剖析企业档案工作的基础上，寻求解决档案工作问题的途径，探索适用于当前企业档案工作的方式方法。

关键词：企业 档案 改革 管理

一、企业档案概念

企业档案即企业在其经营领域内所从事的各种活动中形成的清晰明确、据有保存价值的历史记录信息。

二、企业档案工作深化与改革的必要性

（一）企业档案的重要作用

企业以追逐经济利益为目标，一切经营活动都必须围绕这个目标而进行。随着知识经济时代的到来，企业管理的理念发生了重大转变，开始由“信息价值链”向“知识价值链”转化，企业拥有的信息资源数量与质量优势，重要的是体现为企业获取市场分析，经验状况和决策支持以及新产品开发信息的能力。企业不断地发展与壮大，各项工作对于档案的利用与需求也与日俱增。这进一步体现了做好当前形势下的档案工作对于企业发展的保障与推动作用。

谢伦伯格在《现代档案-原则与技术》中指出“档案不是搜集物”，“它经过自然的进程逐渐汇合在一起，达到了最终的排列顺序，它是一种生长的结果”。企业档案是企业的核心资源，而企业档案管理本身就是对知识的一种管理活动和过程。在这个过程中，各项信息资源得到优化整合，形成满足企业发展需求的有机信息整体。这个整体所具备的真实性、稳定性、关联性是其他资源无法比拟与取代的。

企业要想立足于不败之地，最终须依托于自身的品牌效应。品牌意味着高质量、高信誉、高效益、低成本。而树立企业品牌需要企业具备很强的资源统合能力。这种需求促使企业必须完整有效地保存自己的信息资源。

（二）企业档案工作面临的形式与问题

市场经济的不断发展，计划经济时期的企业档案管理体制模式已不适应当前档案工作的发展需求。随着国有企业通过推行股份制改革而建立起来的现代企业制度以及政企分离等局面的出现，“条块”结合的档案管理体制在一定程度上严重掣肘新时期档案工作的发展。此外，企业改制后，面临着档案所有权、股权变化、兼并破产等一系列问题，这都亟待需求档案管理体制的改革与创新。

社会的进步，经济的融合，各行业企业如雨后春笋般不断涌现。行业内部企业之间的竞争、兼并与取代；行业的兴起与消亡；新兴产业的发展与壮大等，这些都要求档案管理方式的灵活性与可行性。然而计划经济时期的统一的档案管理模式已不能满足多视角、各层面企业的需求，从而导致了当前企业档案工作的滞后现象。

对于现在企业档案处置滞后于其他工作、企业档案人力物力投入不断下滑、档案遗失遗漏问题明显、档案工作人员素质参差不齐、档案监管不到位等一系列问题，究其根源是企业自身意识不到位，以及当前整体环境下档案管理模式的牵制。企业经济效益及档案管理状况直接关系到档案处置工作正常开展。就此，我们有必要探究企业档案深化改革的路径，及时反思新形势下我们档案工作的盲点、疑点，为进一步提高档案利用效率不断努力。

2011年度召开了全国党委秘书长会议，中央办公厅令计划主任在讲话中把档案服务能力作为各级党委办公部门必须增强的“八大能力”之一。这进一步提升了档案工作的地位和作用。为档案工作的开展提供了新的发展机遇。

三、关于企业档案管理工作的改革建议

（一）企业档案管理工作的全局意识

企业应对于档案管理工作给予高度重视，并根据自身的情况与特点设置相应的档案管理室。档案管理工作围绕收集、管理、利用三环节，不断加强档案基础工作，提高档案服务水平，积极推进档案信息化建设。

（二）企业档案的鉴定与收集工作

从企业角度来讲，要积极融合大档案的观念，强化档案资源体系建设，全面覆盖企业一切经济经营活动，有目的、有计划、分阶段收集所需信息资源，尤其注重企业特色信息以及不同载体形式的档案。

企业信息资源在收集之初，可以考虑宏观鉴定方法。即档案工作者可以结合形成背景和当前使用情况，并取得当地档案所在部门的帮助与认可，这种做法的好处便是“某一特定只能在所有载体所有地点上形成的文件便可以同时被综合地加以鉴定”。

数字化资料如电子文件等，由于企业管理的疏忽，极易流失。尤其一些关键信息，在保管员交接工作之际更是存在着遗漏、丢失、损坏等现象；企业内部关于档案鉴定工作大都以人为主观意愿为准，有些信息因此夭折于建档之初。以上种种现象使得电子信息资料难以起到支持企业运营的真实凭证作用。就此，我们首先应该在观念上对于企业信息给予足够的重视，在没有鉴定分别能力的情况下，应该做到保障资料的完整性，不随意丢弃。

在收集、著录电子文档时，优先考虑内容、结构、背景三要素。在此基础上，进行电子文档的鉴定工作。不仅要在内容上鉴定，更要在技术鉴定（真实性、完整性、可读性）上下足功夫。

（三）企业档案的管理

企业档案工作应该结合企业发展规划，市场经济体制，档案事业发展方向等要素开展起来。制定与企业发展相适应的管理制度，在确定大的管理框架基础上，灵活整合内部要素，以高效精简为原则，实用方便为主导，服务利用为目标，真正实现企业信息资源的优化组合，成为企业壮大自身发展、创造经济效益与社会效益的智囊袋。

2012年度内蒙古自治区档案工作会议指出：加强档案管理、确保档案安全，是档案工作的永恒主题。要牢固制度、环境、技术、人员和保密五道防线，完善应急预案，落实责任制，加强监督检查。根据会议精神，企业应该在自身发展允许的条件下，不断完善档案保管条件，逐步建立以电子平台为依托，档案信息资源为核心，档案信息企业共享为目标的档案信息化安全保障体系。

科技是第一生产力，企业核心技术是企业发展的第一生产力。在靠团队合作取胜的今天，组织的战略决策是企业生存的先决条件。这迫使企业组织及时制定正确有效的策略，其中，信息有机组合能力便是形成有效策略的关键点，而这一能力是依存在对于科技档案的正确管理。“集中统一管理科技档案，是社会化生产和专业分工的客观要求”。同时，已经形成的科技文件，可以满足人们相互借鉴和研究的需要，对于以后企业核心技术的开发、利用、突破起到能动的促进作用。

同时，针对遗失、残缺的重点信息资源进行补救工作，在还原信息资料的原貌、真实性方面，要深度挖掘人、事、物线索，力求做到不大意、不遗漏、不随意处置；对于无法补救的信息资源，要在企业内部档案管理结构中给予合适的位置留白，以供日后有所发现而进行补充。总体而言，要以细致、全面、高效的态度完成抢救补缺工作。

（四）企业档案的利用与服务

档案的价值体现在利用与服务上。企业档案工作人员应积极开发内部资源，编制档案资料，配合重大工作与活动，积极举办展览、拍摄视频、出版资料等活动。

企业档案服务方式应该不断改进。利用电子系统建立健全企业电子档案管理系统，并在企业内部开设档案信息共享平台，将公司整体通用信息分享于平台之上。此种方式省时省力，高效对接信息内容，提高了企业运行的效率。

企业档案工作人员是实现企业档案工作的主体，档案利用与服务工作的质量，很大程度上取决于工作人员素质的高低。鉴于此，企业应该在制度上对于档案工作人员进行积极引导，鼓励内部档案工作人员参加专业技术继续教育培训，参与企业所在地的档案学习活动、职称评比活动；同时，要将档案工作者的工作表现纳入企业绩效考核中，给予档案工作者应有的鼓励与支持，激发他们的工作热情与积极性，真正打造一支优质的档案工作人才队伍。

企业档案深化改革是一项长期而艰巨的任务，作为企业档案工作者，要注重基础资料收集工作，综合多种鉴定方法，有效融合企业自身情况与特点，不断提高服务利用效率，及时为企业的发展提供有效依据。

（作者单位：巴彦淖尔市盛洁燃气有限责任公司）

参考文献：

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