新形势下建筑企业档案工作的思考

李军红

企业的发展壮大，需要永无止境的改革和创新。面对瞬息万变的市场环境和日趋激烈的竞争，对信息的需求和依赖日益增强。企业档案以其内容丰富，详实可靠优于其他信息，成为现代企业生存发展不可缺少的重要条件，在企业改革的进程中，档案工作的地位和作用越来越重要。企业档案工作是整个国家档案工作的重要组成部分，随着科技的日新月异，社会信息的急剧膨胀与广泛利用，企业对档案的需求发生了新的变化，档案涉及了企业内部和外部、上级与下级、社会与经济等方面，客观地反映出企业经济运行的发展规律。同时也是企业主要的凭证依据、法律依据、决策依据和信息情报。

一.档案管理工作的重要性

（一）档案是保护企业权益的法律凭证。企业档案作为企业资产权益的原始凭证，是维护企业生存和发展的生命线，企业档案工作做得好坏，直接关系到企业的合法权益。随着现代企业制度的建立、企业内部结构的不断变化，企业在经营生产活动中难免发生债权债务关系，如何理顺关系，保护企业的合法权益呢？这就需要有价值的经营合同、协议、结算书、工程竣工验收等档案材料作为原始凭证和依据进行诉讼，以法律的武器保护自己。例如我公司在追收宝鼎广场工程和陕西科技大学工程款项过程中，由于建设方恶意拖欠我公司工程款数千万元，为了保护资金不流失，公司将建设方推向法庭。档案室提供了相应工程的施工合同、施工协议、竣工验收等经营档案和工程档案，使得建设方在诉讼过程中败诉，公司在诉讼后两个月内将工程款及利息全部收回。利用这样的合法权益，公司追回多项款额，减少了经济损失。

（二）档案是日常工作的参谋。日常事务性工作中经常有总结工作、制定计划、调查研究和处理问题等工作，很多工作都需要了解过去时期的情况、掌握材料和精确的数据、并且要熟悉政策，此时翻阅大量的文件资料和档案就成为必需的参考。例如，公司在进行年终总结和制定下一时期的某项工作计划和制度规定时就经常利用到上一年度甚至几年之内的工作计划、总结、规章制度等大量文书档案进行借鉴和参考。

（三）档案是企业发展的信息资源。档案作为企业现有知识水平和管理经验的积累，是企业管理工作的基础和条件，当然也成为企业发展和提高可利用的重要资源。企业的一切活动和创造发展的全过程反映在企业档案上，企业的现状是历史的延续，又是未来的历史，企业目前和未来的经营管理，都离不开对企业原有和现有人、财、物等各种基础条件的准确掌握，而所有这些信息资料都主要凝聚在企业档案中。因此，我们要准确掌握并利用档案中存在的各种信息资源，为企业的经济建设服务，使潜在的生产力变成现实生产力。

（四）档案隐藏着企业的重要机密。企业档案的内容，记载了企业经营管理及发展进步的全貌。其中既有行政性管理资料，也有生产经营活动和技术类资料，既有一般性档案资料，也有内涵重要商业机密的信息资料。特别是一些重要的文件和数据经过一定的制度和手续转化为档案资料后，其历史使命并非一次性完成，有的在很长时间内一直起着重要作用。商业机密一但泄露外传，将会给企业带来难以估计的损失。

二、提升档案管理工作的新思考

档案发展利用永无止境，档案价值提升永无止境，档案管理创新永无止境。档案作为具有原始记录的属性、内容的唯一性和载体的典型性特点使得它难以简单地被电子文件、电子载体等其他形式彻底取代，新形势下对档案工作的提出更高目标和要求。因此，我们必须突出工作重点，加强自身建设，努力提高档案管理水平。

（一）更新观念，提高认识。档案工作人员必须更新观念，从思想上跟着企业发展的新形势、新步伐。由于企业不断的创新管理，压缩编制，减员增效，工作量却不断增加，作为建筑部门的档案工作者的待遇较低于其他专业的人员，心里难免有些不平衡，但这是企业发展的必然趋势，优胜劣汰是各行业发展的必然所在，我们档案工作者就要及时调整自己心态，摒弃陈旧的思想理论，不仅要认识转变，更要在行动上、实践中转变，从原来的坐等上门来查、形式单调、被动服务的局面，调整为解放思想、实事求是、着眼于新的实际和新的发展，使档案工作更好地体现出时代性。所以现代企业制度下，市场竞争日益激烈，对我们档案工作者就提出了更高的要求。要具备较高的政治思想素质，较强的业务知识素质、良好的心里素质。更要积极主动地了解社会信息，了解企业发展动态，开发档案中的有用信息，不断学习新的档案管理知识，提高自身业务水平，同时树立起法制观念和经济观念，严格执行和落实《档案法》，严格保管和合理利用档案，配合企业的发展和生产经营活动，强化档案管理制度，为企业取得效益服务。“有为才能有位”，这样档案部门在企业中就会有地位，自身也会得到更好的发展。

（二）做好档案基础工作，加强编研工作，提高利用率。档案的最终目的是得到利用。档案的基础工作是利用工作之本，因此作为综合档案室就要广泛地收集，将收集面不断地扩大，不仅是在机关收集各业务部门资料，还要延伸到分公司、项目经理部，利用网络平台，争取从各项工作开始之时，到工作经过，直至工作最终结果，广泛收集一切可用、有用的材料。比如科技档案从工程施工初期的规划证、施工许可证、各分包队伍的资质，到工程施工过程中的技术工艺、技术方案、试验资料、再到最后的分部分项验收、竣工备案等资料，都应完整、真实的收集。再比如经营档案应从工程施工合同、中标通知书、期间的各项协议、到最后的逐项结算资料，都应千方百计的完整收集，丰富库藏。没有一定的数量，就没有更好的质量。室藏丰富的同时不能臃肿，鱼龙混杂，玉石不分，所以之后要认真细致地进行一系列的整理、分类、鉴定、编目、扫描、录入等基础管理工作，使得立卷质量不断提高。

有了扎实的基础工作，利用工作就会更加有效，更上一层楼。利用工作能否得到提高，很重要的一点还在于进行更有效的编研工作。编研与开放型档案服务有着密切关系，不搞好编研，是搞不活档案工作的，编研可以说是将沉睡的档案“叫醒”、将凝固的知识“激活”，让利用者发现它的魅力和价值。现在有些基层档案室的编研比较薄弱，编研质量不高，相当于让档案搬家，如同将“西红柿炒鸡蛋”，变成“鸡蛋炒西红柿”，没有深层次的加工，没有进行精装修，工作也做了，但是使用价值却不大。所以就要求档案人员提高编研能力，有一颗热爱档案事业的恒心，有一双发现利用者需要的眼睛，有一双将档案资源整合的巧手，成为“加工专家”。更要拓宽编研选题渠道，形成多元题材，用新的思想观念、理论方法、技术手段等探讨档案编研工作的新规律、新特点，不断提炼、开发有用的信息，变成现实的财富，满足个性利用的需要。只有档案室的编研工作很好地开展，利用率不断上升，档案才能真正地“活”起来，并且身价倍增，我们的档案事业就会提升到一个新的档次。

（三）与时俱进，提高档案管理现代化。信息时代计算机作为现代化管理工具，在各行各业的工作中渗透着，企业的档案机构更应该利用科学的现代化管理手段进行工作，未来办公的趋势是无纸化办公，档案由于其自身特征和价值所在，无法很快实现无纸化，但为了更快的检索，更准确的获得档案信息，利用互联网等高科技的管理手段，已经让档案工作者从庞杂的手工劳动进化到先进的现代化管理，然而有些单位的档案部门却没有很好的利用这一高科技手段，还在用翻阅纸质版目录，或是搁置未用，或是不愿探索新的管理模式。利用者要找一份资料，如果说不清年限或文件题名，不能多角度查账，如同大海捞针，这势必成为企业发展的绊脚石。在我单位的企业资质升级的过程中，档案管理现代化是占有一定的比重，评委老师会要求演示现代化科技是如何管理企业档案的，从文件级目录至案卷级，从文书档案到科技档案，从简单到详细一一阐述，可见现代化管理手段已经融入企业管理的方方面面，不利用现代化管理就等待着被淘汰，不发展就等待着灭亡。如今我们档案的统计工作也已经由基层单位通过互联网进行统计和上报，这是档案管理质的飞跃，是高科技手段的广泛应用，意味着档案管理在与时俱进。我们要保持这种质的高度，并持续发展。

（四）应大力开展档案宣传，创造良好的客观环境。目前社会的档案意识还是很淡薄，档案宣传工作并没有跟上时代的步伐，档案宣传工作还局限在档案部门的业务小圈子内，在内部进行的宣传教育，缺乏社会性。档案工作的开展，需要有一个良好的客观环境。电视台各种知识竞赛品种繁多，例如“最强大脑”、“汉字英雄”，就是没有对档案知识的宣传；网络报纸上刊登的各种五花八门的广告，唯独没有档案知识的只字片语；微博微信中方方面面的掌上信息，也没有一条是关于档案信息的；各行各业的先进模范不断涌现，更没有体现出档案人员的无私奉献。档案人员只能默默无闻地埋头苦干，用自己的双手记载着企业发展的历史，将自己的劳动成果变成珍贵的凭证放进档案柜，而大家却不知道档案人员的工作所在，有的领导更是看不到档案人员的工作内容，“幕后英雄”是应该在必要的时候显露一下了。这些都被社会大环境所压制，没有人真正地理解档案工作的内涵，有的人员一听说档案工作只是片面的认为就是人事档案，还有的本单位人员都从未踏进档案室的大门，遇到问题也根本想不到去利用档案。所以，我认为档案工作不能总保持神秘的模样，应该揭开禁锢于它们的面纱，大力加强档案知识普及，宣传档案工作是非常必要的，它可以让利用者在满足需要的过程中实实在在地体会到档案的价值所在。宣传形式可以灵活多样，在本部门、本单位、本地区的各项工作中给档案留出一席之地，创造出档案工作的影响力，提高档案工作社会地位，才能起到宣传档案的作用，有效地争取社会及本单位领导对档案的重视和支持。

（作者单位：北京城建建设工程有限公司）