对强化县域民营企业档案工作的探讨

张建婷

内容摘要：本文从县域民营企业档案管理现状的视角，提出了当前民营企业档案工作中存在的共性问题和依法监管、搞好民企档案工作的法律依据，并根据民营企业档案资产私有性的特点，阐述了档案行政主管部门在对民营企业档案工作的监督管理上，应坚持遵循“自主管理、高效运用、因企制宜”的原则和着力服务、促进、引导民营企业做好档案工作的措施，全面提高民企档案工作的管理水平。

关键词：县域 民营企业 档案工作

随着我国社会主义市场经济体制的建立，民营企业已成为国民经济中最富有生机和活力的一个增长点，成为县域经济的主体。伴随着它的发展历程，民营企业的档案资源与日俱增，档案价值日渐显现，档案工作已不仅是民营企业自身管理的一项基础性工作，也成为促进社会发展的重要资源之一。所以，对民营企业档案工作是否进行监管，怎样监管，监管什么，都已成为档案行政主管部门亟需研究和解决的重要课题，笔者试从县域民营企业档案工作的视角对此加以探讨。

一、民营企业档案管理现状

建立和强化档案工作是民营企业综合素质发展到一定水平的必然要求，是企业生产经营规模、企业管理、文明程度和经营者个人素质的集中体现。但从县域民营企业档案工作情况来看，除极少数经营规模较大的民营企业对档案资料进行了管理外（亦不规范），大部分民营企业的档案资料还处于分散、随意存放的状态，其存在的共性问题是：

（一）、民营企业经营者档案意识淡薄

民营企业经营者的档案意识是民营企业建立和发展档案工作的前提，但大多数民营企业经营者对档案的价值和作用了解甚少，他们把主要精力和资金都放在生产、经营管理和产品销售上，再加上不少民营企业始于家庭作坊，历经市场经济洗礼才不断发展壮大，对资金运作、人情公关等方面比较重视，对档案管理的重要性却认识不足，没有意识到档案工作对于提升企业整体管理水平、维护自身利益、规避市场风险，保持企业健康发展都具有重要意义，因而表现在行动上就是无暇顾及。

（二）、档案管理人员素质不高

民营企业是以盈利为目的的经济实体，他追求的是最少的投入最大的利润，凡是高成本、低效能的部门和人员都不会被重视。所以，档案工作效益滞后性的特点，使得相当一部分民营企业不设档案管理机构和专职档案人员，即使设有兼职档案人员，也没有把主要精力放在档案工作上，档案人员没有精力也没有条件参加档案业务知识和专业技能的学习和培训，从而导致了档案人员的业务能力低下，专业素质不高，档案工作基本处于无序的“想当然”管理阶段。

（三）、档案管理状况较差

除了少数规模较大的民营科技企业外，大多数中小规模的民营企业都存在着无档案库房，无管理制度，档案装具不规范，各门类档案分散保管的现象。一些涉及生产工艺流程、产品制作秘方等核心档案资料，大多由经营者个人或其亲近的人员保管；而一般文件材料却处于原始的无序保存状态，有些资料甚至“自生自灭”，档案的齐全完整和安全保管根本无从谈起。

（四）、民营企业与档案行政主管部门缺少联系

民营企业档案工作部门与档案行政主管部门之间的松散性业务关系，使其相对于国家档案工作体系而言处于边缘化状态。所以，在日常工作中，也程度不同的忽视和放松了对民营企业档案工作的调查研究和监督指导，对于档案业务培训等活动的开展，民营企业不参加，档案行政主管部门也不愿强求。这种情况极不利于民营企业档案工作的开展。

二、依法管理民营企业档案工作的依据

民营企业档案虽然是民营企业改革与发展的真实记录，是民营企业的重要资产和信息资源，属于私人资产，但它同样应受到国家有关档案法规的约束。其主要依据条款为：

（一）《中华人民共和国档案法》第十六条规定：“集体所有和个人所有的对国家和社会具有保存价值的，或者应当保密的档案，档案所有者应当妥善保管。对于保管条件恶劣或其他原因被认定可能导致档案产生严重损毁和不安全的，国家档案行政部门有权采取代为保管等确保完整和安全的措施，必要时，可以收征或者征购”。

（二）《中华人民共和国档案法实施办法》第五条规定：“机关团体、企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导，保障档案工作的依法开展”。

（三）《山西省档案管理条例》第七条、第八条规定：“机关、团体，企业事业单位和其他社会组织应当依法设置档案工作机构或者配备档案工作人员，健全档案工作制度，提供必要的工作条件，履行各门类文件材料的收集，整理，保管职责”。

（四）《中华人民共和国私营企业暂行条例》规定：“私营企业的资产属于私人所有，其档案作为特殊资产，也应该属于私人所有”。

从上述条款中可以看出，国家在档案法律法规中，已原则规定了民营企业在档案事务中的权利和义务。所以，民营企业档案同样需要依法管理，同样要受到国家有关档案法律法规的约束，并应在实践中提高自身的档案管理水平。档案行政主管部门也应按照属地管理的原则，依法搞好宏观监控，并积极引导、促进民营企业建立和加强档案工作并依法自主的管好、用好档案。

三、强化民营企业档案工作的对策

民营企业档案管理是国家档案事业的重要组成部分，也是档案工作中面临的一个新课题，所以，档案行政主管部门应采取相应措施，以促进民营企业尽快实现档案管理的规范化、科学化和法制化管理。

（一）坚持宣传教育，转变思想观念

观念是行动的先导，没有观念的更新，就没有行动上的变化。所以，要推进民营企业档案工作的发展，就必须转变民营企业特别是企业经营者对档案工作的认识和态度。对此，档案行政主管部门可采取多种形式和方法，对其进行宣传教育。如通过宣传国家有关档案的法律法规和档案工作正反两方面的典型事例等，使他们认识到依法自主管理档案的权利、责任和义务，认识到档案工作在民营企业持续发展中的重要作用；也是民企自身发展的内在需要，从而打破那些“档案无用”、“向档案工作投资不值”等旧观念的桎梏，以增强他们管理和强化档案工作的自觉性和主动性，真正把档案工作当做关于企业生存和发展的大事来做。只要宣传得力，引导到位，民营企业是愿意并能够自主管理好档案工作的。

（二）坚持自主管理，优化工作机制

民营企业所有制形式的特殊性，决定了民营企业是做好档案工作的主体，他们对建立和发展档案工作享有最终的决策权。所以，档案行政主管部门应鼓励和支持民营企业对档案工作进行自主管理，不予干涉和强求。但对于民营企业自身来讲，自主管理不是放任自流，当然，民企档案工作勿需照搬国企的做法，它可以按照“灵活、高效”的管理理念，选择和构筑适合本企业需要的档案管理模式和工作运行机制。具体来讲，一是需要建立动力机制，配备与企业规模相适应的档案工作机构与人员，建立规范化的档案管理制度，并通过将档案工作纳入企业发展总体规划、纳入企业质量认证活动、纳入企业信息化进程、纳入企业信用制度建设，促使档案工作与企业同步发展。二是需从制度约束、成本核算约束、档案质量控制约束等方面着手，建立成本与质量控制机制，使企业档案工作达到高效、简便的要求。

（三）坚持因企制宜，进行分类指导

鉴于民营企业自身的特点，档案行政主管部门可确立“因势利导，突出重点，统一筹划，分类指导”的档案行政管理理念，采取积极主动服务、分类指导的方法，逐步规范民营企业档案工作。在具体操作时，可坚持民营企业自愿的原则，坚持以技术咨询服务为主的原则，如对一些档案管理基础较好的民企，要以增强档案工作的有效性、充分发挥档案的作用为目标，强调档案的科学化、规范化管理，引导它们进一步巩固提高档案管理水平；对于一些档案工作基础薄弱的民企，要以建章立制，业务指导服务为重点，引导企业搞好建党特别要指导其收集、整理、保管好事关民企生存发展大计的经营、科研、财务、基建、信用等方面的档案，在推动民营企业档案工作整体水平的提高的同时，维护民企的利益，促进民企的发展。

（四）坚持依法监管，提供优质服务

民营企业对其所属的档案资源虽有充分的自主管理权，但并不是说，就可以放任不管。对于档案行政主管部门来讲，在不干涉民企自主权的前提下，仍应依法负起宏观监管的职责，并努力做到监管工作不越位，服务工作要到位。在监管方面，主要是统筹协调，宏观监控，并把工作重点放到那些关系国计民生、公共安全的特殊的民营企业，如煤气、电力等公共类型民营企业；在服务方面，要着力为民企档案工作的发展，创造一个良好的外部环境。一是规范标准服务，使民营企业能方便地从某一公共平台上获取档案工作规范、标准和发布的档案管理信息。二是业务咨询服务，有效解决民企在档案工作各个业务环节中所遇到的疑难问题。三是培训档案人员，帮助民企档案人员掌握档案业务知识和工作技能。四是重点培养和扶持一些先进典型，为民企档案工作的开展树立样板，以带动面上工作的开展。

（工作单位：山西省稷山县档案局 馆员）

参考文献：

1.《中华人民共和国档案法》和《实施办法》

2.《中华人民共和国私营企业暂行条例》

3.《山西省档案管理条例》

4.毛福民《在全国民营企业档案工作座谈会上的讲话》（二〇〇五年四月十九日）