专业性与复合性：浅论高校教学秘书工作

涂慕喆

【摘 要】高校教学秘书是各院系开展教学管理和服务工作的具体执行者，是联系学校教务处、院系、师生的纽带和桥梁。本文主要探讨在教育部全面提高高等教育质量、大力推动高等教育内涵式发展的要求下，高校教学秘书工作的专业性与复合性特征日益彰显，因此，形成和建立教学管理专业性与行政管理复合性兼具的新型教学秘书工作，构筑优秀教学管理服务平台，是不断提升高校教学管理水平和人才培养质量的必由之路。

【关键词】教学秘书 专业性 复合性

党的十八届三中全会通过的《中共中央关于全面深化改革若干重大问题的决议》围绕党的十八大提出的“深化教育领域综合改革”总体目标，提出要“创新高校人才培养机制，促进高校办出特色，争创一流”。作为高校从事教学管理一线的教学秘书工作，直接影响着高校教学管理水平和人才培养质量。在当前深化高等教育改革，走以质量提升为核心的内涵式发展道路背景下，高校教学秘书工作的专业性与复合性特征日益突出，迫切需要进一步改进工作方法、提高工作效率、提升管理水平，本文对改进和提高教学秘书工作提出了几点建议。

一、坚持内涵建设，强化工作的专业性

《教育部关于全面提高高等教育质量的若干意见》中指出：“牢固确立人才培养的中心地位，树立科学的高等教育发展观，坚持稳定规模、优化结构、强化特色、注重创新，走以质量提升为核心的内涵式发展道路。”随着高等教育由规模化向以质量提升为核心的内涵式道路转变，人才培养成为衡量高校办学质量的重要指标。作为教学管理一线的教学秘书，是连接学校与学院之间、学院与学院之间、教师之间、师生之间教学活动的桥梁和纽带，其教学管理工作水平直接影响着贯彻落实国家教育方针、保障维护教学管理活动有序进行、教学水平与人才培养质量等重要方面。因此，坚持内涵建设，强化教学秘书工作的专业性成为新形势下高等教育发展的必然要求。

教學秘书岗位职责的专业性决定必须强化专业性建设。教学秘书岗位职责大体来说分为四大模块：一是日常教学管理模块，包括本学院各专业教学培养方案、新学期教学计划的制订，专业课、公共课课程安排，期中期末教学质量检查、考试安排、教师工作量统计、教材征订等直接关系教学工作的各个环节；二是学生管理模块，包括学生学籍管理、专业设置、毕业论文答辩、毕业审核、学生成绩管理、重修选修管理等；三是信息传递处理模块，包括学校教务处、学院各类教学通知、教务管理文件的上传下达，以及各类教学信息数据的收集整理报送；四是档案管理模块，教学档案是见证学院发展、评估教学质量、提供教学改革第一手资料，包括课程建设、教师教案、试卷、学生成绩以及各类获奖荣誉等。总体来说，四大工作模块是相互联系、不可分割的，共同构成了教学秘书工作的基本与核心内容。

岗位职责的专业性决定了教学秘书工作并不是一般事务性的行政管理工作，也不是低门槛、无技术含量的工作岗位。相反，随着现代大学管理水平的提高，教学秘书岗位的专业性程度日益提高，迫切需要建设一支业务水平高、责任心强的专门教学秘书队伍。笔者以为，提高教学秘书工作的专业性主要有以下几个方面：

一是设立岗位准入制度，完善岗前培训机制。岗位准入制度是加强高校教学秘书队伍建设，优化教学秘书队伍结构，提高整体素质的必然要求，高校教学秘书应由具备一定知识背景、熟悉高等教育管理、行政管理，具有一定计算机操作水平的专职人员担任。此外，高校还应统一组织岗前培训，对教学秘书的工作项目、岗位职责、操作技能给予详细讲解，尤其是在高校教务系统信息化建设逐渐普及的背景下，具有必要的计算机操作能力和信息管理能力，熟练操作教务信息管理系统等工作软件是顺利开展教务管理工作的重要保障。

二是以人才培养为中心，提高教务管理效率。教学秘书工作千头万绪繁杂多样，但仍有规律可循，其核心任务是围绕人才培养做好教学计划、课程安排、考试管理、质量评价等工作，确保教学管理的各个环节按时、有序、正常开展。以人才培养为中心，就是要切实将人才培养作为工作重点，落实好学校、学院有关人才培养的各项规章制度，广泛征求师生意见，树立服务意识、责任意识，大局意识，严格按照教务处审定的人才培养方案制订教学计划、安排课程、核定教师工作量、审核毕业条件等。对于上述常规工作，每学期按照开学前、开学初、期中、期末自然时间段制定工作时间表，明确工作重点，增强工作的计划性和可预见性，做到心中有数，忙而不乱。

三是夯实基础，扎扎实实提高工作技能。高校教学秘书只有练就过硬的本领才能真正做到为师生提供优质服务。要熟悉教务管理工作的各个流程、环节，对学院基本情况、专业设置、课程设置、人才培养方案、师资力量等重要信息烂熟于心，对学籍管理、专业管理、学期补考、学分替换、质量评价等关系师生切实利益的工作程序做到有章可循，有规可依；要熟练操作教务信息系统，归纳整理出适应工作实际的操作说明，利用网络交流平台如电子邮件、飞信、QQ即时通讯工具及时传递反馈教务信息；要不断加强学习，不仅要系统掌握一定的教育学、心理学、管理学等基础理论知识，还要掌握一定的档案管理、秘书学、应用文写作等；要善于在工作实践中总结工作经验，关注教育动态，做到与时俱进，理论联系实际，不断提高教学管理水平。

二 、坚持外延拓展，突出工作的复合性

教学秘书工作不仅是一门专业性很强的基层管理工作，需要具备过硬的专业技能与专业素质，同时也是一门具有明显复合性特征的工作。它的复合性主要体现在工作环境的复合性——学院与学校、工作角色的复合性——管理者与执行者、工作任务的复合性——教学管理与行政管理三个方面。

学校与学院兼具的工作环境。目前绝大多数高校是以学院为基本单位划分为不同行政单位，教学秘书工作实体环境是各个学院，其软环境又归属整个高校教务管理系统，是高校教务管理系统网络重要的输出端口。公共性的工作具有一定的程序性和规范性，要求教学秘书要树立全局观、整体观、集体观，与全校教务系统其他同事一道通力合作，共同提升全校教学管理水平。同时，根据所在学院专业设置、专业性质差异，制定符合本学院实际的工作目标和工作任务。例如实施卓越工程师、卓越教师等各类教育培养计划的学院，教学秘书工作要重视实训课程、行业协会实习、创新创业等学生实践能力的培养；承担大学英语、计算机、思想政治教育等公共必修课课程学院的教学秘书工作因涉及全校各学院公共课程的统筹安排，更考验教学秘书的协调沟通组织能力。因此，教学秘书工作环境的二重性决定了其既要做好全校性、普适性的工作，又要根据本学院实际情况，适应和融合具有学院专业特色的教学秘书工作。

管理者与执行者兼具的工作角色。教学秘书岗位职责与工作任务决定了其角色分工的二重性，既是学院各项教学计划、教学活动的基层管理者，又是学校、学院教学工作开展的具体执行者。作为一线管理人员，教学秘书协调和解决工作中所遇到的具体问题，保证上级下达的各项计划和指令的完成，其管理对象不是下属员工，而是教学活动的各个环节、各类教学信息的收集整理归档以及各种教学相关事项。作为管理者的教学秘书，除了具备专业技术技能外，还应具备良好的人际技能，即理解、激励他人并与他人共事的能力，学会倾听、沟通、处理危机的能力，以及高效合理分配资源的能力。同时作为执行者，教学秘书要准确、及时完成上级布置的任务，做好教学管理网络的联络者、广泛收集处理教学信息的监听者、信息传递的传播者和政策咨询的解释者，努力为师生提供优质的教学管理服务平台。

教学管理与行政事务兼具的工作任务。教学秘书的核心任务是做好教学管理工作，但实际工作中也要负责一部分行政事务工作。行政事务包括文字工作、信息工作、调查研究、文档管理、会务工作等，这些工作虽然不是教学秘书工作的核心内容，但与教学管理工作息息相关。文字工作主要是应用文写作，如各类教学工作总结、报告、请示、通知、证明等，良好的文字处理能力有助于准确、及时地反映工作情况、传达上级精神；信息工作对于教学秘书来说，主要是做好与教学相关的信息收集、整理和师生意见反馈等，还要善于协助领导做好调查研究，及时反映教学管理动态、教学质量评价、课程改革意见和建议，为学院领导决策提供参谋，为教师开展科学研究提供基础数据信息支持；文档管理也是教学秘书事务性工作中的重要方面，按照文件之间的联系，便于保管和利用的原则，对教学管理活动中产生的试卷、成绩单、教案、教务文件、教师手册等纸质资料，分类存放整理保管，对于电子文档，及时做好文档的存储备份；毕业答辩、教学研讨会、学术交流会等活动开展，教学秘书需要具备一定的会务组织能力，做好会前准备、会间服务和会后处理等环节。

三、坚持内外兼修，构筑优质教学管理服务平台

随着高等教育质量提升和信息化水平的不断提高，高校教学秘书工作也面临着新的机遇和挑战，“创新高效人才培养机制，促进高校办出特色争创一流” 是党的十八届三中全会《决定》对高等教育改革发展提出的最直接、最明确的要求，仅仅满足于完成上级布置任务的传统事务型教学秘书工作显然已不适应当前要求，因此，打造专业性与复合性兼具的新型教学秘书，坚持内外兼修，构筑优秀教学管理服务平台是创新高效人才培养机制，彰显高校特色的必然要求。

从制度层面来看，现代大学制度强调“依法办学、自主管理、民主监督、社会参与”，高校应进一步推进现代大学制度建设，加大顶层设计，努力推进高校人事制度改革，在職称评定、培训进修、升职空间、教学管理业绩奖励等方面给予教学秘书一定的倾斜，在大学章程制定、高校教师行业标准制定、高校教师师德建设等方面给予教学秘书等教育管理类岗位应有的法律地位、明晰的专业标准以及职业道德要求，使教学秘书成为服务高校人才培养、创新人才培养机制的重要而稳定的生力军。

从技术层面来看，现代高效的教学管理离不开信息技术的支持，《教育部关于全面提高高等教育质量的若干意见》中指出“通过多种方式整合校园资源，优化办学空间，提高办学效益，加快推进教育信息化进程，加强数字校园、数据中心、现代教学环境等信息化条件建设。”教务管理信息系统、数字校园、微信平台等技术的广泛应用为教学秘书教务管理工作的开展提供了技术支持，更为重要的是网络化、无纸化、即时化带来教育管理理念与方法的革新。

从职业建设层面来看，教学秘书工作要始终以人才培养作为教学管理一切工作的立足点和落脚点，要将立德树人贯穿工作始终，牢固树立服务师生、服务教学、服务学校发展意识。教学秘书既要有过硬的岗位专业技能，又要成为“一专多能”的复合型人才，尤其要具备一定的研究、创新能力，以适应当前改革创新人才培养机制的要求，着力在本科专业教学国家质量标准、行业标准以及学校各专业人才培养标准制定等方面能提出建设性的意见和建议，并结合岗位实际，实施好本科教学工程、基础学科拔尖学生培养计划和各类卓越教育培养计划。

总之，在当前大力推进高等教育内涵式发展背景下，高校教学秘书工作的专业性与复合性特征越来越突出，因此，坚持内涵建设与外延拓展，建立和形成兼具教学管理专业性与行政管理复合性的新型教学秘书工作，以现代大学管理制度改革为契机，以校园信息化建设为技术支撑，以人才培养为中心，以服务师生为理念，构筑优质教学管理服务平台，不断提高教学管理水平和人才培养质量。

【参考文献】

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