公文作者与公文读者关系解读

曹 红

公文作者与读者都是特定的

1.公文作者具有专任性

公文以“传达贯彻党和国家的方针、政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况”为基本职能，这一职能决定了公文必须由专人制作和发布，即公文作者必须是法定作者（指依法成立并能以自己名义行使权力或承担义务的组织及其领导人）,包括党政机关、企事业单位和人民团体等，除此之外的其他组织和个人都不得擅自制发公文。

2.公文读者具有特定性

公文读者（即行文对象）也是特定的，一般分为两类：主送机关和抄送机关。主送机关指的是公文的主要受理机关，抄送机关是除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关。一份公文的读者是谁，从起草时就已有明确的指向：下级机关、上级机关、平级或不相隶属机关以及社会大众。公文写作这种读者的指向性是由公文的工具性功能所决定的，是其他文体所不具备的。

3.公文的实际读者远大于收文机关的范围

公文的基本运转流程是从机关到机关。任何一个机关既是公文作者（发文机关），也是公文读者（收文机关）。除此之外，社会大众也是公文的重要读者。当今社会，各个机关、单位的公务信息都可以通过媒体、网络等多渠道获知，这使得公务信息由封闭性运转（即公对公）变为开放性传播。社会大众不仅是公文的阅读者以及部分内容的执行者，还是公文质量和执行效果的监督者。公文内容的影响力随着传播范围的扩大而增大，对发文机关的形象也有不同于以往的影响。

因而，公文作者与读者之间的关系发生了变化，由重视拟写变为既重写，更重读和用。要考虑读者的理解和感受，不能只从起草者的角度写自己想写的、想说的，而是要换位思考，让读者能够在理解的基础上，接受并执行公文的内容，充分发挥公文的特定效力。

公文的直接功用性要求起草公文应当换位思考

1.公文写作活动具有直接功用性

公文作为党政机关实施领导、履行职能、处理公务的重要工具，服务于党和国家的管理活动、体现党和国家的意志。正是基于这一基本属性，使得公文带有极强的功用性。这种功用性被表达得直截了当：下行文要求行文对象贯彻执行、令行禁止；上行文要求行文对象了解下情、作出指示；平行文要求行文对象互通信息、商洽合作；广行文要求行文对象周知遵守。

由于公文的阅读对象是明确的，公文作者要求该范围内的所有读者要准确领会行文意图，不得产生歧义，追求的是公文的直接效用。所以，公文只有在作者与读者对公文目的、意图的认识达成一致之后才能充分发挥其效用。

2.公文读者的阅读活动具有特定功用性

对于文学作品，读者的阅读活动带有欣赏性和创造性，个体领悟能力不同，对作品内涵的解读以及从中获得的审美感悟也各不相同，作者不会也不能要求读者对作品得出与他或其他读者一致的认识。而公文读者在阅读公文后，不仅要知晓其内容，还要根据公文要求采取相应的行动：或遵守或执行或回复等。如果公文读者对公文内容的认知与公文作者的行文意图高度一致，则公文的执行效果和处理质量都会非常高。反之，则会引起公文读者在理解和执行上的偏差，使公文无法真正发挥其特定效用。

因此，公文作者在写作过程中要换位思考，有意识地将读者的理解能力、接受心理等因素纳入写作思维活动当中，从而促使自己准确定位公文主题，提出切实要求，合理安排材料，运用恰当表达方式，在传达与接受之间找到平衡点。

2013年12月在北京举行的中央城镇化工作会议中提出城市化战略格局，其中一项工作任务是提高城镇建设水平：“要体现尊重自然、顺应自然、天人合一的理念，依托现有山水脉络等独特风光，让城市融入大自然，让居民望得见山、看得见水、记得住乡愁”。这一段带有艺术化的文字将城镇建设水平的具体标准表述得栩栩如生，一改公文原有的呆板枯燥的形象，读者容易理解，便于执行到位。

精心拟制标题，引导读者思路与行文目的达成一致

一份高质量的公文既能清楚准确地表达发文机关的行文意图和要求，又能使行文对象对公文的内容透彻领会和执行。因此，起草公文先要明确主旨，用标题引导读者思路，一环扣一环，层层推进，最终得出与行文目的一致的认识。

1.公文标题事由部分要能一锤定音，让读者明了行文意图

公文标题要用一句话概括该文的核心内容，拟写标题的关键在事由部分。“事由”应当起到画龙点睛的作用，让读者一看标题就能明了该文的主旨。比如某份公文的标题经过两次修改：《关于安全检查的通知》——《关于开展安全大检查的通知》——《关于开展安全生产大检查，严防恶性事故发生的通知》，之前的标题平直呆板，缺少目的；改后的标题显得颇有气势、针对性强、目的明确、主旨突出，便于公文读者理解、贯彻。

2.正文中一级小标题应当显示段旨，引领读者思路

正文如果内容多、篇幅长，应分层阐述主旨，其表现形式就是用序号加上小标题。这些小标题既分解了公文的主旨，同时又能表明公文作者对该项工作的结论，从而唤起读者注意，引领读者顺着作者思路去接受该文的倾向性结论。比如某省住建厅在向上级汇报工作的报告中，使用的小标题如下：

一、推进城镇化

二、城市（县城）垃圾、污水处理

三、保障性安居工程建设情况

四、建议

作为一篇主动向上级机关汇报工作的报告，上述四个一级小标题仅仅说明了汇报的工作内容，却不够准确凝练，未能表明工作成果，即工作完成得好坏。作为上级领导，这样的小标题不能使它得到任何引导性，还要花较多时间阅读每个一级标题下的具体内容，然后自己归纳结论，作出评判。对于公文作者来讲，工作会陷入被动，本来是做出了成绩的，但锦衣夜行，未能明确展示出来；对于公文读者来说，阅读这样的长篇报告花费了很多时间，而得出的结论未必与公文作者的初衷相吻合。基于以上问题，可以将该报告的一级小标题作出如下修改：

一、贯彻中央文件，加快推进了城镇化的建设进度

二、多数市县超额完成了垃圾、污水处理考核指标

三、保障性安居工程建设各项指标继续走在全国前列

四、关于上述工作的几点建议

经过修改，每个一级标题的倾向性非常明显，在这样的标题引导下，上级机关才会得出公文作者希望给上级留下的好印象并认可这些结论。

阅读心理的差异性对公文内容和表达方式的要求不同

公文读者虽然具有明确指向性，但行文方向不同，其读者的阅读心理也有差异。

1.简——向上请示要求说理精准、请求适度，篇幅短小

请示内容的重点在于请示理由的说明和请示要求的尺度上。公文作者在多数情况下唯恐理由说得不够充足，缺少说服力，要求难以获得上级批准；要求尽量提得高出实际需求一倍以上，预留出被上级打折、降低的空间。这样的请示反而容易招致上级机关的反感，效果适得其反，达不到请示目的。作为下级机关，其上级机关只有一到两个；但上级机关要面对的是十几个甚至几十个下级机关，工作繁忙，阅文时间有限，希望“开短会、说短话、阅短文”，处理公文往往带有求简心理。因此，好的请示应顺应上级这种心理，在说明理由时可强调形势上的必要性和时间上的迫切性，在提出要求时可遵循尺度上的合理性和操作上的可行性原则。合情合理，篇幅不长。同时，用语谦恭，诸如“拟”“宜”“可否”“请”之类的词语要常用，以示对上级的尊重；在提出要求时，还要给出自己的倾向性意见或办法供上级决策时参考，获得上级机关批准和指示的可能性与时效性都会大大提高。

2.敬——向下指示要求明确无疑，切忌含混，兼顾各方利益

下级机关对上级来文抱有敬畏心理，对文中所提要求会认真贯彻执行；同时也希望得到上级应有的尊重和体察。因此，下行文在内容上必须符合党和国家的方针、政策以及上级机关的文件指示精神，做到“师出有名”，主旨明确；布置工作、提出要求时还要合乎本地区、本部门的实际情况，调动公文读者的工作积极性，实现行文目的。

为了使公文读者对行文目的一目了然，要注意根据不同的内容选择使用恰当的结尾用语，如“请认真贯彻执行”、“请结合本地区实际情况参照执行”或“请研究执行”等，要求不能提得含混不清。

3.尊——平行文作者与读者间关系对等，要求说理有节，用语平和

平行文的行文对象是平级或不相隶属机关，由于彼此没有领导与被领导或指导与被指导关系，公文读者的心理相较于下行文和上行文就显得复杂、敏感，更多的是一种求尊心理。因此在向对方请求支持、帮助、答复时，叙事要清楚，说理要有节，用语要平和，相互尊重，使对方充分理解并能引起感情共鸣，才能取得圆满的效果。

在内容层次的安排上，也要揣摩对方见文后的心理，采用不同写法。比如在答复对方来文时，如果是肯定性的，则在开头就直截了当地表态，然后再叙述其他相关事宜；如果是否定性的，开头可先简要恳切地说明理由，再表明否定态度，使对方感到否定是合理的、可以谅解的，不至于产生误解，保证今后可以继续合作。

4.易——广行文面向社会发布，要严肃对待，简短通俗

广行文中“公告”和“通告”的作者是不同的。“公告”的“公”字代表的是党和国家，只有党和国家的高级管理机关才有资格使用；“通告”的“通”字是传达的意思，地方各级行政主管部门（如金融、税务、教育、工商等），根据自身权限发布周知事项，应当使用“通告”。因此公文作者在选用广行文的文种时要严肃对待，不可乱用。

广行文是面向全社会的告知性文件，它的行文对象是社会公众，行文目的是广而告之应当遵守或周知的事项。撰写广行文应当短之又短，语言通俗易懂。如果长篇大论，穿靴戴帽，就不仅违背了“告知”的本意，而且公众难以掌握，当然也就难以遵守。

随着公务活动范围的扩大和传播渠道的增加，如何使用公文这一重要工具快速、准确、有效地加强公务管理，是各级机关、单位必须关注的一个新焦点。党政机关不仅是公文的作者，也是公文的读者；不仅要树立主体意识，还应增强受体意识，使写作活动更加具有针对性，为实现公文的直接功用性打下坚实基础。

[1]桂维民，岳海翔.公文写作[M].西安：陕西人民出版社，2013，9.

[2]李焕.以人为本的行政公文受体与功用性刍议[J].陕西教育(高教版)，2012，12.