浅析高校二级学院档案管理

2014-08-15唐志荣

海南开放大学学报 2014年2期

唐志荣

（海南师范大学初等教育学院，海南海口 571158）

一高校二级学院档案归档范围

凡是反映二级学院职能活动，具有考察利用价值的文件材料均属于归档范围，包括党政管理、教学、教育科研、学生管理等方面档案材料。高校二级学院档案是学校档案的重要组成部分，二级学院档案管理是校级档案管理的延伸①黄英：《关于高校二级学院档案管理与建设的思考》，《科学信息》，2009第10期，第381页。。二级学院在日常党政管理、教学、教育研究、学生管理等活动中所形成的有保存价值的材料，是历史的真实凭据，记载和反映二级学院主要职能活动。

（一）党政管理档案

各类有典型意义的活动记录以及有关材料，主要包括二级学院党政会议纪要;学院成立文件;学院各岗位职责、规章制度;工作总结、计划;上级下发党政文件;各种学术活动材料;学院各项奖励证书;学院向学校提交的申请报告、学校批示;与有关实践基地学校合作协议书;教师教育培训;二级学院教职工代表大会等形成的重要文件材料档案。

（二）教学档案

主要包括二级学院有关教学工作文件;课程建设;学科专业设置;师资队伍;学籍、试卷成绩;学年教学工作总结、计划;实（见）习材料;教学质量评估;教学改革研究;教学工作会议记录;教学工作特色资料;毕业论文（设计）等形成的教学档案材料。

（三）教育科研档案

二级学院教学管理人员及教师在教研、科研方面出版的学术论文、学术著作、各种课题研究中形成的一系列成果及相关资料，包括论文目录清单、论文复印件及扫描件;获奖证书为复印件及扫描件;各级教研科研项目汇总及附件（含申报表、批准文件、任务书、进度检查、结题报告、成果）;开展学术研讨会、学术报告等教育科研活动的有关论文集、论文报告会纪要、交流材料等教研科研档案材料。

（四）学生管理档案

二级学院学生档案包括学生基本信息;学生名单及分班情况;学风建设材料;学生管理制度;学生各类有典型意义照片;学生公开发表论文汇总（年级专业、作者、论文题目、刊物名称、时间、卷期、页码）及其复印件、论文及证书扫描件;各级各类学科竞赛获奖等统计表（按届统计，包括年级专业、学生姓名、项目名称、参加时间、获奖等级）及原件或复印件、证书扫描件;各级各类三好学生、优秀学生、优秀毕业生等名单、证书扫描件;学生违纪处分相关材料;就业概况、考取研究生情况、毕业生信息册等学生档案材料。

二高校二级学院档案工作中存在的主要问题

（一）缺乏完善的规章制度

制度本身就是一种规范，由于二级学院档案建设起步较晚，在收集、整理、编目、检索、归档等一系列基础性工作上，没有一套完整的规章制度和具体实施细则，部分有价值的材料没有及时归档管理，导致档案不完整;一些重要材料虽然保存纸质档案，但缺乏电子档案，纸质和电子档案没有同步归档保存，不仅不便于查找利用，而且容易造成档案丢失;由于工作问题，二级学院兼职档案管理人员在更换岗位时没有认真执行档案交接制度，而引起部分档案流失，二级学院档案管理缺乏完善的规章制度。

（二）缺乏档案认识，职责分工不明确

二级学院一般都是在原来系的基础上建立起来，长期处在教学第一线①万琳：《高校二级学院档案管理模式初探》，《科技情报开发与经济》，2008第13期，第198页。，重视教学、科研工作，但学院领导对档案管理重视不够，没有认识到二级学院档案管理重要价值;兼职档案管理人员平时不重视对档案材料的收集、整理、归档、保存，忽视对日常工作中形成的档案材料管理，导致一些比较重要的文件资料不能及时归档。目前，有些二级学院虽然建立了档案室或资料室，配有专职或兼职档案员，但档案管理职责不明确②岑淑儿：《高校二级学院档案管理初探》，《浙江档案》，2005第6期，第37页。。

（三）兼职档案人员培训力度不够，业务学习缺乏主动性

二级学院兼职档案人员由于身兼数职，日常事务繁忙，没有更多精力顾及档案收集、整理，缺少对档案专业知识的培训学习，不熟悉档案业务情况，错误地认为档案管理就是简单收集、装订;另外，兼职档案人员学习档案管理业务知识主动性较差。为此，二级学院要关心和支持兼职档案人员工作，加强档案兼职人员对档案管理基本知识和基本技能培训。

（四）二级学院档案缺乏集中管理

二级学院档案材料种类繁多，归档材料没有明确范围和要求，同时，由于二级学院用房紧张，所形成的档案缺少专门存放档案的标准化档案库房，缺乏集中管理。二级学院各类档案基本上是谁收集谁存放管理，教学档案存放在教务秘书办公场所，学生档案存放在辅导员办公室，科研档案、行政档案存放在学院办公室，档案管理环境差，根本不可能按照档案管理要求进行集中管理。

三高校二级学院档案管理措施

以上问题严重影响了二级学院档案管理，为提高高校二级学院档案科学化、规范化管理，应对二级学院档案管理采取积极有效的对策。

（一）健全管理制度

高校二级学院所形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录，对学院改革、建设和事业发展起着重要作用③赖华红：《高校二级学院档案管理工作亟待加强》，《秘书之友》，2013年第3期，第35页。。二级学院领导重视档案管理，按照学校档案馆的要求建立完整的档案管理规章制度;建立收集、整理、保管、利用、统计、销毁、保密、归档范围保管期限等规章制度;健全档案工作“双轨制”，在文件形成、归档、保存、利用过程中，纸质和电子材料同步归档管理。同时，加强二级学院档案管理工作队伍建设，确定分管档案工作领导和兼职档案人员，学院院长为第一责任人，教学副院长和分管学工副书记协助院长管理学院档案工作，配备一名兼职综合档案员、一名兼职教务档案员（包含教研科研材料管理）、一名兼职学生档案员，各兼职档案人员负责做好各自日常档案管理工作。

（二）提高档案管理意识，明确兼职档案人员职责

加强兼职档案管理人员对《普通高等学校档案管理办法》及《档案法》的宣传和学习，学校档案馆专职档案工作人员定期到二级学院给予业务指导、检查和督促，不断提高二级学院整体档案管理意识;另外，明确兼职档案管理人员工作职责，各兼职档案管理人员认真做好平时预立卷工作，每学年，按照学校档案馆要求，经学院领导审核签字后分别将档案存入到学校档案馆和二级学院档案库房;同时，将收集完整的电子版材料，及时上传至学校档案信息管理系统，并定期更新维护。

（三）加强兼职档案管理人员业务培训学习

二级学院加强兼职档案管理人员业务培训学习，举办档案业务专题讲座;另外，安排兼职档案人员到省档案局、学校档案馆参观学习，由专职档案工作人员现场操作辅导，使兼职档案人员对档案材料形成、归档等环节有更直观认识，提高二级学院档案人员业务水平，增强兼职档案人员做好档案工作信心。

（四）改善档案管理条件，档案集中管理

档案管理条件是决定二级学院档案管理质量的一个重要因素，为提高档案管理质量，二级学院设置档案库房，提供专门房间，实现标准化集中管理，方便利用。二级学院逐年投入经费购置资料柜、文件盒，将学院各类档案资料分类别存放，并由专人负责学院档案资料接收、保管、利用等各项工作。

四高校二级学院档案资源的利用价值

美国档案学者杰拉尔德·汉姆先生曾指出：档案应该记载“人类生活的方方面面”，档案工作者要“创造一个反映普通百姓生活喜好、需要的全新的文献材料世界”，档案馆藏是反映“人类生活的广阔领地”①薛四新等：《现代档案管理基础（21世纪档案信息化管理系列教材）》，北京机械工业出版社，2006年出版，第136页。。因此，档案资源的利用，是体现档案管理的价值。

（一）二级学院档案是学校档案的基础

由于二级学院在教学、教育科研、学生管理等各项活动中，形成了内容丰富、载体多样的档案材料，是二级学院活动的历史真实记录，是宝贵的信息资源。校级档案的统计数据，都是由各个二级学院汇总而成，二级学院所形成的档案材料是学校档案的基础。

（二）二级学院档案是考核教学效果的参考依据

二级学院档案记载了教师和教学管理人员在教学过程中不断探索形成的最新教学和实践成果②张绍英：《高校二级学院档案管理存在的问题与对策》，《大家》，2010年第17期。，这些历史记录可反映出教学过程中的成功经验和存在的不足。在教学评估过程中，专家组凭借对二级学院提供的专业建设、课程建设、教学计划及执行、学籍及成绩管理、科研成果、毕业论文（设计）、实践教学、师资队伍等真实材料进行考查和分析，对教学工作水平评估做出客观全面评价，是考核二级学院教学效果的参考依据。