论无纸化办公在企业中的利与弊

王瑜

摘要：随着经济和科技的不断发展，计算机网络技术对我们日常生活和工作的影响越来越大，这就使得无纸化办公的概念得到了极大的拓展并能够很好的实现。无纸化办公是集成了计算机技术、通信、行为科学等等技术学科的一个综合化的技术理念，随着社会不断的发展以及“低碳”经济理念的完善，无纸化办公将会更加的繁荣。无纸化办公将不同的工作设备结合在一起，提高了工作效率、加强了事情处理能力、加快的信息的流通等等，这是整个社会变革的一个重要表现。

关键词：无纸化办公；优势；风险

无纸化办公是以计算机等等电子产品作为媒介来，通过现代的网络技术来实现现代化的自动办公，主要是通过计算机中编辑软件例如：office等办公软件进行工作，达到不需要使用纸和笔就能处理事情的程度。无纸化办公是现代科技对办公模式一个重要的改变，无纸化办公将人们的双手从笔和纸张中解放出来，简化了文件处理的程序，让人们把精力都是集中在核心事件中，大大的提高了办公的效率，同时也节约了办公成本。

一、什么是无纸化办公

无纸化办公简而言之就是不使用纸张进行办公，但是无纸化办公并不是绝对意义上的不用纸，因为目前所有办公系统都要使用到一些纸张的。无纸化对于我们来讲是要做到合理、节约的使用纸张，提倡一种绿色环保的工作理念。科学技术不断发展使得纸张一些功能被代替了，但是纸张仍然是我们不可或缺的办公和生活用品。

二、什么是自动化办公

办公自动化归根结底就是怎样提高办公效率，按照这一标准，我们很多工作都可以归纳到自动化办公的处理范畴中，例如文字处理、公文管理、资料整理和保存以及人事管理等等，都可以通过自动化办公来完成。

但是要实现办公自动化还有一定的阻力。首先人们在思想上更愿意接受“白纸黑字”，这也是由于纸张所独有的性质决定纸张阅读不受时间的限制，并且可以对纸张上的信息进行修改。

三、无纸化办公在企业中的优势

（一）整合资源。在办公中我们会遇到各种资源信息，制度、文化、客户等等的资源信息，利用网络技术将这些资源收集整合起来，统一进行管理使用，从而使各种资源之间形成一种相互促进的机制来实现资源的升值。这保证了企业能够形成一种正规的、科学的管理体系和企业文化，使企业持续的保持旺盛的生命力。

（二）提高信息的传输效率。通过纸质载体进行信息传输比较耗时，领导层在下达文件或者精神时往往会需要很长时间才能被相关人员接收，但是通过计算机网络进行信息传输能够有效的避免在信息传播中的环节，更加快速的将信息传达给相关人员。同时相关人员在向领导反映意见和建议时更加顺畅，便于领导及时发现工作中出现的问题。员工之间也能够通过网络和计算机进行更直接、公平的发言，这对建立一个融洽的企业团队有很大的帮助。

（三）规范办公程序，查漏补缺。建立无纸化的办公体制，将各种文件和信息整合起来使整个办公过程紧密、协调、透明、高效。将各个环节的责任明确到每一个人身上，做到权责分明、查有所依，杜绝一切扯皮现象发生，保证信息的传递不会出现阻塞、失真和延误。

（四）提高办事的效率。自动化办公可以将文件数字化，促使文件的管理、修改、存储更加简便。如文件打印和发布之前可以对文件内容进行无限制的修改，在信息产生和发送过程中省略了打印、传递的环节。纸质文件被数字媒体代替，人力传输被网络传输代替等，帮助了各部门之间的协调，串联了各部门事务，实现了高效的办公，领导部门也能够更方便的进行任务的分配和追查，提高办事和执行的效率。

（五）防止腐败的发生。无纸化办公将各种信息进行整理，整个工作的流程被放在阳光之下各个部门的工作情况工作任务一目了然，账目的情况也是更加的透明化有效的杜绝虚假发票，公款私用公款吃喝等腐败的问题。

四、无纸化办公存在的风险

（一）对操作者的专业知识需求更多。计算机网络的运用对使用者提出更高的知识要求，即对操作人员进行专业培训。对计算机操作不熟练很容易出错，将会出现资料误删，或者是发送对象错误导致的数据流失，从而直接导致工作效率的降低。

（二）设备的脆弱性。由于使用了大量的数字化设备，而这些数字化设备十分的脆弱，例如硬盘、内存等等损坏之后就会造成资料内容不可挽回，又或者操作过程中突然断电，进而直接导致文件的丢失。

（三）黑客的攻击导致了文件的安全性。计算机网络的频繁使用就会受到黑客的攻击。近年来各种网络病毒给各大企业和个人造成了严重的损失，过于依赖计算机和网络对整个办公系统来说是致命的。病毒并不仅仅是依赖于网络进行传播，外来的插件或者是优盘等移动设备携带的病毒都会对计算机系统造成伤害。

结束语：综上所述，随着社会的不断发展，知识量的不断扩大，对知识储备和传输的需求和要求更高，无纸化办公将会越来越多的走进人们的生活中去。

参考文献：

[1] 李涛.网络安全概论[M].北京：电子工业出版社，2006

[2] 王俊程.无纸化办公的难点及对策分析[J].兰台世界，2008（12）：8-9

endprint