浅析中小企业会计服务外包的必要性和风险防范

何苗

摘要：随着现代经济的快速发展，新兴服务外包行业的发展也必然是一种趋势，越来越多的企业选择外包这个途径来降低成本。但是企业在接受会计服务外包带来的专业化、低成本服务的同时，也面临来自服务商和企业自身的外包风险。本文针对的就是我国目前中小企业实施会计服务外包存在的主要问题并提出相应的解决政策。使其充分发挥会计外包作用，以此增强企业的核心竞争力。

关键词：中小企业 会计服务外包 风险 防范

0 引言

随着经济的发展，全球服务外包进入蓬勃发展的时期，我国服务外包业也正迎来加速发展良机。对于传统的企业经营模式，外包是一个新的名词。经历过金融危机后的企业，也越来越重视成本的控制与管理，渐渐地“外包”已被企业所熟知。服务外包主要是将企业中非核心的业务外包出去，从而达到降低成本，提高效率的效果，因为外包出去的业务由最优秀的外部专业化团队进行承接，加大企业管理层更加专注于核心的业务，以此增强企业核心竞争力对环境应变能力的一种管理新模式。而会计服务外包主要就是为了实现提高企业盈利的目的，然后通过合同协议好的方式将会计业务中某些事项或流程外包为专业的机构进行操作和执行，这也是现在流行的一种新型的会计战略管理模式，其中外包内容包括代理记账，代理编制会计报表及会计报表附注，纳税代理，会计信息系统设计，会计内部控制制度设计等。

中小企业是我国国民经济中一支十分重要的力量，在我国的经济活动中占有非常重要的地位。会计外包业务是伴随着中小企业的发展逐渐壮大起来的一种业务。而实施会计外包，将会使更好的中小企业更加专注于自己的核心业务。虽然会计外包为中小企业提供了一种管理途径，但同时也存在着风险和不足。随着市场环境和管理者素质的提高，国内市场已为财务会计外包提供了必要的发展条件，中国企业将会对财务会计外包经管理带来的利益越来越重视。

会计服务外包是服务外包的一种形式。它是企业组织会计资源分工整合的一种有效方式，有助于企业对外包业务进行成本的控制和减少，同时也易于更新、更专业的会计技术的实施和应用。会计服务外包是一种彻底的市场化运作模式，主要是便于企业把财会业务或者与财会业务相关的职能和岗位转移给外部会计服务提供商，由外部会计服务提供商在规定的时间内按协议提供标准化的财会服务，以此减少企业对财务管理的时间，又能低成本高效率的进行财会工作的整合，因此成为现在大多数中小企业财务管理的首选。

1 我国中小企业开展会计服务外包的必要性

会计服务外包是伴随着中小企业的的发展逐步壮大起来的一项业务，不少中小企业的管理者在财务方面多少存在一些问题，为了满足企业多方面的财务需求，他们急于寻求一条捷径，例如寻找一个值得信赖的财务会计，完善自己规模不大的财务管理制度，以最小的成本让财务部门实现正常运转等。因此，很多财务咨询公司以及会计事务所抓住中小企业财务管理的需求，纷纷推出财务外包业务。

1.1 会计外包在成本管理中的必要性

企业的成本管理主要是以企业的全局出发为考虑因素的，都是根据企业总体发展战略制定的。它是企业生产经营过程中对各项成本核算、成本分析、成本决策和成本控制等一系列科学管理行为的总称。即将成本信息贯穿于整个战略管理过程中，通过对公司成本结构、成本行为的全面了解、控制与改善，寻求长久的竞争优势。这样会计外包会给企业带来直接的运营成本的降低，同时减少代理成本在内的各种隐性成本的费用。外包业务实际上就是把企业的固定成本转为变动成本，就需要我们从专业的会计管理角度去看。因此，当企业规模夸张或缩减时，企业不需要额外增加聘用或裁减相关的会计人员，而是只增加或减少与此相关的会计外包的内容即可。

企业进行外包的主要目的就是降低成本。企业中不能创造价值的部门或者不具相对优势的部门，我们可以外包出去。在我国的企业，我们看的是会计外包现金的支出，认为企业用廉价人工费用比外包费便宜很多。在企业用工除去工资外，还有大量的如休假、福利、加班费、意外、工伤以及劳资纠纷等附加费用；管理者花费时间和精力管理这个部门的费用等，如果加上这些，可能就和外包的成本差不多甚至会更贵。但是会计中的某些流程如果外包，会给管理者节省很大一部分的时间去管理公司，以此增加公司的收入。此外，企业对财务进行管理是为了健全财务制度在工作人员中的意识。但是从国外企业外包的实践经验来看，会计外包可以有效避免这些人员的工资成本，降低企业费用。因此越来越多的企业发现，依靠第三方服务提供商来执行会计职能要比自己建立会计部门更加有效，而且会大大节约经营成本。另外，依靠训练有素的专业人士，可以确保会计事项都能依据专门的会计准则和制度进行处理。

中小企业的发展普遍存在规模较小，发展年限较短以及资金积累不足的特点。因此，面对经济全球化带来的国际竞争对手的时候有一定的压力。为了实现信息的自动化管理就需要企业加大信息方面资金的大量投入，这就需要企业内部加大经营成本。在我国的不少企业，都普遍存在一种误解就是，外包业务是为了节省劳动成本，但是就中国的劳动成本特别是一些经济发展较落后的地区，认为外包相对不合理。企业通过外包服务，就可以利用承包商的技术设施和技术力量来满足公司发展的需求，这样就避免企业在财务硬件、软件及人力资源成本等方面的投资。企业以外包降低成本，从而可以提高盈利水平，增强产品的竞争力，扩大市场占有率。

1.2 会计外包在会计信息管理中的必要性

会计信息管理是指对会计信息的收集、整理、加工处理至信息输出的整个过程的管理。会计信息管理是一项繁琐且复杂的过程，其中任何一个环节的失误都会造成严重的后果。其主要目的就是要组织协调好会计信息的收集、加工和利用工作，使各类会计信息更好地为开展会计工作服务。

一般来说，会计信息的编制与传递需要耗费人力、物力、时间等成本。由于中小企业筹资困难，企业管理者更倾向于通过业务拓展增加资金来源。同时，中小企业经济业务单一，流程相对简单，专门设置会计机构或配备会计人员缺乏规模效益，加大了会计信息的生成成本，效益显著不经济。endprint

相对于大企业而言，中小企业主要是向税务机关提供有关税收缴纳情况的信息，作为管理者的投资者，也非常关注自身企业的纳税情况。但由于受自身实力的限制，以及迫于竞争、生存等压力，中小企业投资者将主要精力投在业务的拓展上，而在会计的管理方面相对弱化。而中小企业的发展前景，决定了就业稳定性和社会保障等方面远不如大企业，很难吸引优秀的会计人员。因此中小企业会计人员的整体业务素质普遍不高，使得许多理论上完善的会计方法与复杂的会计技术无法实施，这导致其在提供会计信息方面具有很大的局限性，使其提供的会计信息不能满足特定的服务对象，同时有很多会计信息由于会计人员掌握的会计技术不够而无法正确提供。这就为中小企业会计服务的外包提供了市场空间。

中小企业会计服务外包给会计专业服务公司，规范了中小企业的会计行为，提高了中小企业的会计信息质量。而且中小企业的会计原始数据交由会计专业服务公司集中处理，有利于政府及时地掌握中小企业的财务信息与生产经营状况，便于政府对中小企业相关政策的制定和落实，积极引导中小企业的发展，有效整合社会资源。但是国内中小企业在现阶段实行会计外包是有顾虑的，因为会计是公司的核心信息，企业会担心将会计外包给第三方，会造成公司核心信息的泄露。根据国外的经验，泄露信息的风险由服务商的职业道德决定，企业内部和外部的人掌握会计核心信息，如果服务商的职业道德很好，会计外包对核心信息的保密会比放在企业内部更好，企业信息对服务商来说没有必然的利益关系，所以会计外包是否发生信息泄露要看服务商是否有职业道德。

1.3 会计外包在企业管理中的必要性

所谓企业管理，就是由企业经理人员或经理机构对企业的经济活动过程进行计划、组织、指挥、协调、控制，以提高经济效益，实现盈利这一目的的活动的总称。随着现代商品经济的发展，企业管理的职能逐渐由以生产为中心的生产型管理发展为以生产经营为中心的生产经营型管理。因此，企业管理的任务是，不仅要合理地组织企业内部的全部生产活动，而且还必须把企业作为整个社会经济系统的一个要素，按照客观经济规律，科学地组织企业的全部经营活动。

企业将部分或全部的财务与会计信息进行加工处理外包后，企业内部的财务功能并没有被削弱或取消，相反在决策方面的功能反而有所增强。因为这样会给管理者节省一些时间，他们可以利用这些时间去关注企业的主营业务，提高管理质量。而且，实施会计外包打破了财务管理的空间、时间界限，实现财务工作的在线办公，大大提高了工作效率，准确及时的财务信息可以使企业决策更加科学，更为迅速地应对市场的变化。但是企业需要深入分析哪些业务可以被外包，明确那些可能被外包的业务与企业内部其他业务的衔接点。对于一些非标准化的业务，企业还需要认真分析哪些仍可以予以标准化以便于外包，哪些必须留在企业内部。随着中国特色的社会主义市场经济的逐步建立，法制环境不断完善，产品市场和服务市场运行越来越规范，竞争性的市场环境在中国已经出现。中国中小企业的财务部门已不仅是只从事传统的核算工作，还应参与企业的经营决策。会计外包后，财务人员根据服务商加工生成的信息结合企业的内部实际情况进一步对信息进行处理，为企业的战略决策、投资和融资分析等服务。此外，企业将简单的会计业务外包出去，目的就是将自己有限的会计人员用于财务分析及战略的制定上来，所以会计服务外包之后，对会计人员的培养仍然必不可少。只有这样才能从根本上提高企业的会计管理水平，摆脱对外包商的过分依赖，更好地为企业决策服务。

2 中小企业会计服务外包存在的风险及防范

2.1 外包服务商的选择风险及防范

会计外包服务商一般都是财务会计领域的专家，除了具备专业服务能力，外包服务商还需要客户的认可。中小企业在与财务外包合作的时候，选择的核实外包服务商是实施会计服务外包战略的关键一步。而优质的外包服务商可以为企业带来新的发展机遇、经济获益，相反，劣质的外包服务商则会使企业丧失发展机会甚至陷入发展困境。因此，企业在选择外包服务商时，会面临巨大的决策风险。中小企业在进行服务商的选择时，主要以看价格为主，很多时候往往忽略质量。因此，不具备良好业务素质的服务商所提供给企业财务信息很多时候不够全面，给中小企业带来的麻烦也相应较多，增加不少成本费用。因此，中小企业实施会计外包的时候，不能简单地拿原先的成本节约与现在的人工合成的成本进行比较，因为之前的成本还会含有一些隐性成本。所以，企业必须充分了解外包商的综合条件，然后根据综合的评估后再进行选择。

①服务商的信誉和服务质量。一个企业的信誉度是否良好直接保证着企业的服务质量。其中外包商日积月累的信誉度是保证其在企业中是否长久发展的一个综合考评，因为很多企业都是根据进行参考，进而了解其在同行业中所处的地位。其次，服务质量的高低。服务质量包括服务的可靠性以及效率性高低。其中服务的可靠性，主要是为了确保服务商对企业信息的安全能够进行合理的保管，确保其商业机密是否安全。而效率主要是指服务商能否根据企业的需求及时准确的完成外包服务，从而达到会计服务的安全。

②服务商的业务能力。解决企业存在的问题，主要是看业务能力是否满足企业预期的要求，也是选择外包商的重要因素。我们在进行行业选择的时候，需要看该企业在行业中是否是领先地位、服务商有无经验，因此服务过的企业越多，会计管理的时间就越长，经验也相对丰富，市场地位及市场成熟度也会越来越高，这样的外包商受到广大企业的信赖，能够更好地保证合同的承诺。

③服务商的收费水平。服务外包提供商的报价主要由员工成本、办公房使用成本、办公设备及办公用品、管埋及财务费用、税收及利润等组成。在选择外包商时，当其他条件相差无几时应该选择要价最低的外包商。

④服务商的营运理念。应该寻找与企业有相近的文化、战略的服务外包商，这样的服务外包商可以作为长期的合作伙伴。主要包括：a较高的成功可能性，包括好的持续性服务和经济收益；b强有力的文化契合，应该拥有全球化的背景以及拥有可以在本地市场经营的资源；c固定的收益，在合同稳定之前，要有一个在保持固定收益的基础上共担风险和共享收益的机制；d运营的灵活性，服务商的公司治理结构应该具备灵活的解决方法和变革管理。endprint

2.2 外包活动的灵活性风险及防范

缺乏灵活性是会计外包的一个硬伤。财务与会计部门是一个综合性的部门，其他各部门的工作都需要财务会计部门的信息支持。一旦将财会部门外包出去，很可能面临决策制订过程失去控制，缺乏有效的沟通渠道的局面。企业在与外包伙伴打交道时，应能始终保持与客户、供应商之间良好的关系。外包活动缺乏灵活性，主要表现在沟通不畅和时效性较差两个方面。不少中小企业负责人存在一个错误认识，即认为实行会计服务外包之后就可以彻底减负，财务工作直接交给服务商去做，自己只需要看看报表上的利润一栏就可以了，这样就会造成与外包服务商沟通不畅的问题。比如，管理层需要一份财务资料做分析，如果自己公司有相应的人员和软件的话，无疑会方便及时得多。但是如果是将其外包给服务商做，如果不及时与服务商进行沟通，可能分析结果并不是管理层需要的。而承担会计外包的外部专业机构的人员只是隔一段时间才去企业进行一次相应的服务，一定时期内给企业反馈一次财务信息和意见，这就使得财务工作出现“脱节”，发现和解决问题具有一定的滞后性，对财务分析工作也造成一定的阻碍。

企业与外包服务商是利益共同体，因此二者必须正确看待合作关系。企业要意识到只有自己抱着信任的态度通力配合才能使外包服务成功。因此，中小企业应该积极配合财务服务提供商的工作，发挥合作过程中的主动性。这就需企业做到：一是加强与服务商的沟通。企业应该就服务的各方面与服务商进行沟通，让服务商清楚了解企业的实际情况以及对服务的要求，且对因市场的改变而引起的财务决策的改变要及时通知合作方，避免会计服务外包失败的风险。企业管理者主动提供与财务外包服务有关的信息以便于他们开展工作。开展工作阶段是企业与服务商的磨合时期，需要双方的配合。如果一方有问题，应及时提出并解决。二是保持外包活动的控制力。企业应随时关注外包服务商提供的信息的准确性，认真审查服务商提供的信息，看其是否符合企业的外包要求，是否按照相关的法规制度来处理财务问题，是否有事实依据，是否会造成使用人的误解。在进行成果评估的时候，中小企业应认真比较预设目标达标情况并进行原因分析，判断会计外包是否有利于自身核心能力的培养、整体竞争力的增强及企业持续稳定的发展，以此决定是否值得进行长期合作。最后，毕竟服务商对企业业务经营的了解是不够的，它们所提供的分析意见只能作为辅助性的参考，最终还是要由中小企业的管理者来作出决策。那么中小企业的管理者对于外包商提供的数据资料要有选择性的使用，要使资料符合企业的发展状况，以实现企业利润的最大化。中小企业为了长远发展应权衡利弊轻重，将财务中的弱势资源外包出去，同时要保证外包策略的实施不会损害其他部门的利益或影响企业的战略规划。

2.3 外包质量的控制风险及防范

中小企业之所以认可会计外包的一个重要原因就是会计外包能够节约成本，将部分或全部财务工作交由外部专业服务机构去做，这样就能够节约聘请财务人员的人工成本，其次是可以节约财务信息化的软件和硬件建设成本，同时使会计外包服务更加专业化和高品质。但是出于对成本的考虑，中小企业客户往往希望以最低的价格获得服务，因此就会压低服务价格，这样财务外包服务商才会承接财务外包业务，会在接收低价格的同时降低财务服务质量，最终双方为了自己的利益没有达成合作意向。所以对外包质量的控制一方面从外包服务商着手，另一方面应从企业本身采取措施。

企业在与外包服务商的合作过程中，服务商为争取成为企业的战略伙伴，会不断地改进和提高服务质量。企业内部会计信息多数是隐性不公开的，因此很多企业会认为外包业务会造成自己企业会计信息的泄露，特别是提供主要材料的供应商、客户以及企业成本信息的泄漏，因为一旦信息泄露就会给企业带来巨大的损失。因此，就需要外包上对客户资料进行一个严密的保证制度的完善，如有泄露，对内部工作人员追究法律制度，在进行竞争关系处理的时候，针对不同的客户要有不同的专业团队进行处理，相关人员没有具备独立性时，客户的信息资料也会因为保密措施中的失误而泄露，从而可能给企业造成巨大的损失。此外，就是在进行外包服务商对企业会计数据整理的时候，或在信息处理和传递过程中因为技术方面的不完善而导致数据丢失等现象的出现。就会让我们更加重视外包服务过程中所需技术，对其提出更加严格的要求，其中包括对技术的稳定性以及发生技术问题时候进行的补救办法是否及时，以及更换外包商的技术衔接是否合理等。企业本身也应在正确选择合适的外包服务商的同时，提供可靠真实的会计信息。

对于会计外包服务的业务质量控制主要包括以下几点：第一，通过言行示范和信息传达，从事会计外包服务的人员强调质量控制的必要性。第二，要求从事会计外包服务的员工遵守有关的执业准则和职业道德规范的要求，遵守客观、公正、保密、职业行为等职业道德责任。第三，注意处理审计业务和会计外包业务的关系。当二者同时为可提供信息的时候，需要制度保持审计的独立性，不能因为会计外包服务的好坏而影响发表的审计意见的公正性。最后，对会计外包服务实施质量的复核，能够对执行过程中可能存在的问题得到及时发现并进行纠正。

随着经济全球化的不断发展，市场竞争逐渐呈现激烈局面，市场的规范化程度不断的加深，以及会计外包专业服务机构的不断完善和业务的不断深化，使得会计外包在我国中小企业蓬勃发展起来。随着发展，我国中小企业也逐渐找到适合会计服务外包的相关政策，以此解决存在的问题，充分发挥会计外包在企业中的作用，为企业的核心竞争力提高优势。因此，会计服务外包是信息化的一种服务方式。专门的业务与管理领域社会化的分工，也是符合会计管理专业化的才能得到迅速发展。通过分析企业服务外包业务存在的优势和风险，然后企业管理层做出相应的决策，这样可以通过会计服务的外包给企业带来更大的利益。

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