浅析新形式下会计档案的管理

王素花

摘要：在企事业单位档案中，会计档案是重要的组成部分，作为重要的史料和证据，它记录和反映着各单位的经济业务。随着市场经济的发展，科学技术的不断进步，会计工作中的新情况、新问题不断出现。本文对会计档案的特点、新形势下存在的问题及应对措施进行了简单的分析。

关键词：会计档案 特点 问题 应对措施

随着社会经济和科学技术的快速发展，会计工作中的新情况、新问题不断出现。企事业单位的会计档案的组成及管理也出现了一些不相适应问题，进而在档案管理工作中，出现一些薄弱的环节，单位档案管理工作的质量和查考利用受到直接的影响。

1 会计档案的特点

会计档案是记录和反映各单位经济业务的重要史料和证据，通常情况下是指在财务管理和经济核算活动中，企业单位形成的会计凭证、会计账簿、财务报告、电子会计资料等会计资料。这些会计资料与文书档案、基建档案和实物档案等存在一定的差异，不仅仅是开展财务分析、会计监督和改善企事业单位经营管理等工作的重要依据，而且是研究经济活动的真实历史资料。它是一种原始记录，以丰富的数据信息记载着各单位经济活动，具有很强的凭证性，是各单位财务管理、绩效评价、审计监督等活动的重要依据。具有以下特点：①会计档案形成范围的普通性。凡是独立核算的单位都形成会计档案。②各类会计档案之间的关联性。会计凭证、账薄、会计报告等会计档案具有密不可分的内在联系。③会计档案类别的稳定性。基本组成是会计凭证、会计账薄、财务报告等。④会计档案外在形式的多样性。会计档案不像文书档案大小基本一致，而是大小不一，形式多样。单单会计账薄就有订本式、活页式、卡片式。

2 现阶段会计档案管理存在的问题

2.1 案卷不规范。对于会计资料来说，通常情况下，主要是由会计档案的要件组成，进而在会计核算过程中，形成多种外在形式多样的资料，这些资料记录并反映了经济业务的发生和执行情况。按照《会计档案管理办法》的相关规定，会计档案进行整理、立卷和装订由会计机构的会计人员来进行，因此，会计档案的质量受到会计人员对会计资料的鉴定审核及收集装订等因素的影响和制约。对于会计资料来说，通过进行鉴定和审核，进一步确保其质量，同时这也是会计人员的主要职责。在日常工作过程中，由于对会计职能进行了弱化，会计鉴定审核的作用没有得到充分的发挥，进而难以保证会计资料的真实性、合法性、齐全性。同时由于立卷、装订是由会计人员来完成，一般会计人员只注重会计核算过程，对档案整理、立卷的标准要求了解不够，所以难以保证会计档案的案卷统一规范。

2.2 有些单位没有设置档案管理机构。对于会计档案管理工作来说，档案机构作为组织保证，需要依据法律法规设置独立的档案机构，进而满足工作的需要。但是，在实际工作中，企业领导只关注职责范围内的工作，对档案的重要性缺乏必要的认识，没有设置此机构，各类档案没有集中统一管理，各种各样资料由产生使用部门保管，由会计人员负责会计凭证、会计账簿等，甚至有的会计机构对会计档案的管理，在内部根本没有指定专人负责，在会计资料存放、管理等方面暴露出许多薄弱的环节。另外，没有及时打印电算化会计资料，更没有进行清点、装订等，进而导致档案保管不规范，会计档案的完整性、安全性受到威胁，不利于查考和利用。

2.3 移交会计档案不及时。在我国的《会计档案管理办法》中，对会计档案的移交进行了明确：设有档案机构的单位组织，对于当年形成的会计档案，在会计年度终了后，暂由会计机构保管一年，期满之后，会计机构对会计档案进行编制清册处理，然后移交本单位档案管理机构。会计机构必须将归档的会计档案，按期全部移交档案部门。但是，在实际的日常工作中，为了便于查询和使用，或者没有对会计档案进行装订归档，使得会计档案在财务部门长期存放，没有按期将会计档案移交给档案机构，甚至根本没有进行移交。

2.4 会计档案未能充分开发利用。会计档案属专业档案，一方面具有普通档案的一般特征，另一方面具有自身的专业性，因此，懂得会计专业知识这是对会计档案管理人员的基本要求。目前，会计管理机构在档案管理人才方面比较缺乏，具备会计专业知识的档案管理人员，单位的档案机构更是缺乏，进而决定了档案机构仅能对重要经济史料、会计档案等进行简单的收集、整理和归档，以及进行保存和提供利用等，根本没有重视会计档案的经济价值，在开发利用方面几乎是空白。对会计档案的利用局限于日常工作和审计时查考，由于对会计档案缺乏开发利用，会计档案的经济价值没有充分的体现，导致人们没有意识到会计档案的重要性，因此不能有效利用和管理会计档案。

2.5 不能按规定销毁会计档案。在会计档案管理中，销毁会计档案是一项重要的工作。实际工作中会计档案到期进行鉴定销毁的寥寥无几，存在着无人来销、无人敢销毁的局面。大量期满会计档案不能按时、规范的进行鉴定销毁，占据着单位档案机构的各种存储资源。究其原因，一方面是鉴定销毁缺乏可操作性规定，没有规范的会计档案鉴定标准。另一方面积压数量大，开展工作需花费大量的人力物力。

3 完善会计档案管理的措施

3.1 加强领导，提高认识，规范管理。对于会计档案的管理，在我国的《中华人民共和国档案法实施办法》中指出：“为了依法开展档案工作，对本单位的档案工作，机关、团体、企业事业单位，以及其他的组织等需要加强领导。”由此可见，对会计档案进行管理，从法律的角度看是一种严肃的行为。在会计档案管理方面，各单位的领导需要提高认识，依法加强管理，并且在领导的工作议事日程中，纳入会计档案管理，使会计档案管理逐渐走上规范化、法制化管理道路。

3.2 对会计档案管理人员加强教育和培训，提高档案管理人员的综合素质。对于会计档案管理人员来说，自身具备的思想素质、业务素质和职业道德等综合素质是做好本职工作的基础。在会计档案管理工作中，会计人员作为第一责任人，需要熟知会计档案管理的规范化，为提高会计档案的案卷质量奠定基础。因此，在操作技能方面，需要对会计档案管理人员加大教育培训的力度，在上岗前对会计人员进行岗前培训，从会计档案管理的基础学起，掌握会计档案管理的知识与技能，从源头上做好会计档案整理工作。另外，对会计档案管理人员进行继续教育，在管理会计档案的过程中，需要统一思想，通过科学管理，避免工作中出现问题，不断提高会计档案的信息质量。通过对会计档案的数据信息进行充分的利用，对会计档案加强开发和利用，进一步增强企业的竞争力。

3.3 建立和完善会计档案管理规章制度。通过规章制度对会计档案进行规范化管理。将会计档案管理纳入日常工作中，同时明确相应的责任，进一步建立和完善《会计档案工作人员职责》、《会计档案保管制度》等制度，在对会计档案资料进行收集、整理、归档、保存、利用的过程中，通过规章制度对档案资料进行规范化管理，进而为会计档案管理工作提供参考依据。

3.4 对会计档案进行定期的鉴定和销毁。按照《会计档案管理办法》的相关规定，明确规定了保管期满的会计档案的销毁程序。档案机构与财会部门要相互合作，对会计档案做好鉴定工作，结合《会计档案管理办法》的规定，妥善保管已过保管期的但是有价值的会计档案，对于没有保存价值的会计档案资料要进行销毁。《会计档案管理办法》中保管期限为最低保管期限，为了稳妥起见，可以根据本单位的实际情况将保管期限顺延5年。对于原始凭证，如果期限已满、债权债务暂未清结，以及其它没有明确的事项等，在这种情况下，不得销毁，对于这些档案资料需要进行单独的抽出，并且进行重新立卷处理，同时将相关信息在销毁清册的备注栏及保管清册的相关栏内进行注明。

3.5 对会计电算化电子档案加强管理。随着科学技术的不断发展，原始的纸质会计档案逐渐转变成电子的、磁质的电子档案，由于电子系统数据容易修改，在使用电子档案的过程中，通过采用会计软件多用户、分权限管理的方法，对电子档案数据进行及时的维护、备份，避免人为恶意修改，同时防止病毒侵害，进一步造成信息损失和失真。选用优质的磁带、磁盘、光盘、微缩胶卷等介质存储电算化会计资料，同时在远离磁场的地方放置磁性储存介质，并且做好防高温、防霉、防尘处理。

会计档案它既是本单位档案的一部分，也是国家全部档案的重要组成部分。各单位要提高认识，加强领导，加强会计档案的管理工作，以确保档案的质量、安全和开发利用。

参考文献：

[1]财会字第32号，会计档案管理办法.

[2]魏玉玲.论期满会计档案的鉴定销毁[J].档案学研究，2012.

[3]常霞，张亮.试论会计档案管理中存在的问题及对策[J].科技视界，2011（09）.endprint