高职院校教务管理系统浅析

何叶

一、开发背景

根据国家高等职业教育改革的需要，近年来，我省高职院校得到了長足的发展。本文作者就职的高职院校是湖北省一所普通的高职高专院校，2004年后，办学规模从几百人迅速扩展到上千人，并不断逐年增加。2004年以前，学院教务管理、学生管理及各种资料存档等工作基本采用传统手工方式。

一方面，随着学院办学规模扩大，师生人数不断增多，传统的手工方式出现了严重弊端，在课表安排、考试管理、成绩管理、学生信息管理等诸多方面已不能适应高职院校迅速发展的需要，严重影响了日常工作效率，甚至某些工作已不能正常开展。另一方面，随着时间的推移，我国信息技术发展同样迅速，很多学校、企业已经在使用计算机系统来辅助工作，在这种情况下，学院也将如何利用计算机系统辅助工作，提高日常工作效率，管理教学和学生信息提到发展规划中，准备着手研发适应本校日常教务教学和学生管理工作的教务管理系。

二、系统设计

整个教务管理系统，在设计之初，预期达成的目标是：在注重实用性、可操作性和可持续性的原则下，针对我校教务管理业务流程及教学、学生管理特点，结合校园网和英特网技术，在校内全面实现教务及学生管理工作的自动化。通过校园网络系统实现各教学管理部门日常教学教务管理，教师、学生及各有关部门校园教学信息查询的网络化，全面提升高等学校的教务管理水平，把教务管理人员从繁杂的手工劳动中解脱出来，最大限度提高日常教务管理效率，保证质量。同时，能为教学管理部门之间的相互协调的提供保障。从教务管理系统的功能和结构上来考虑，系统应有十多个主要的功能模块。在有了基本思路后，学院选定了软件开发公司，在校内安排专门人员，有序进行了系统需求分析、设计、开发、测试、部署、试用。

三、系统开放使用及优缺点分析

习惯的改变往往是比较困难的，特别是这种习惯涉及到新技术的推广应用。在教务管理系统前期试用结束正式开放使用前，研发部门已经预计到这种困难，决定有计划有步骤的推广。

第一步，开放教务系统核心功能，主要是在完成基础数据录入后的排课模块的使用，主要是各系部教学秘书及教务处排课人员；

第二步，在课表排完后，开放查课模块给老师及设计教学运行相关工作的部门及老师使用；

第三步，学期考试前，开放排考模块给考务管理人员使用；

第四步，学期老师结束后，开放成绩模块给任课教师使用，并用于录入学生成绩；

在此之后，成绩管理人员需要使用系统审核学生成绩、辅导员打印班级成绩、系部、学院领导以及学生本人查看成绩等等。

由此，根据整个学校的教务、教学及学生管理工作的规律及业务需求，将整个系统在全校范围内逐步开放推广开来。

经过多年的推广使用，期间根据新情况不断修改系统，目前教务管理系统已经在全校范围内被学院师生广泛使用，它也已经成为我们日常工作不可分割的一部分。本文作者对这套教务管理系统的优缺点也有一点体会。

优点：

1.系统架构采用B/S三层模型，使用者可不局限于在校内，更能通过上英特网访问并使用系统的各种常用功能。

2.为学生、教师及各类教学辅助人员的日常工作带来方便，很大程度上提高了工作效率，较好利用了学校的各类资源。

3.适应学院的各种业务需求，各种功能得到较为充分的利用，覆盖面广，使用频率高。

4.作为学院各类信息系统中的首套信息化系统，为其他的系统研发提供了参考对象，同时也是其他各类系统的关键桥梁。

不足：

1.系统运行效率、资源利用率方面有待进一步提高。

2.考务管理、教材管理功能方面有待进一步切合实际业务需求。

3.在排课模块中，课表查询功能的异步同步问题有待调整。

四、教务系统在学院的战略地位（系统、业务及人员的关系）

尽管这套教务管理系仍然存在一些不尽如人意的地方，但它在学校的正常运行方面起到了不可或缺的作用。教务管理系统的运用，可以减轻学校教务管理人员的工作压力，缩减开支，提高工作效率与准确率；能够合理安排课程，安排考试，编排课表，查询课程成绩等，使松散的学校各类资源构建成一个有机整体。总体来说，教务管理的重要性概括起来主要有以下几点：

1. 它是学校教学正常运行的基础。教学活动是建立在一系列教务管理活动基础之上的。教学场所的安排、教学设施的提供、教学人员的组织、学生班级的编制以及课表的编排均是教学工作不可缺少的条件，也是教务管理的内容。没有教务管理这一基础，就会影响正常的教学秩序，使教学工作遭到破坏。

2. 它能够促进教师不断发展提高。教师专业素质和教学水平的发展提高，虽离不开科研，但更有赖于教学工作中的锻炼和提高。在学校中，教师的主要活动是教学，进行科研的目的是为了促进教学，不能本末倒置。科学、合理的教务管理能保证教师在教学活动中获得有益的锻炼，加速其专业素质、教学水平的发展和提高。

3. 它是教学质量提高的有效途径。这表现在四个方面：首先，教学质量的高低，固然与教师学术水平高低有关，但它主要取决于教师的专业素质和教学技能技巧。只有加强教务管理，促进教师专业素质和教学技能技巧的发展提高，才能有效地提高教学质量。其次，学校教学质量的好坏固然与教师的个体素质有关，但更重要的是与整个教师集体所发挥的能量大小有关。每个教师的能量只有在合理的组合之下，才能得以充分发挥，而教学人员的排列组合正是教学管理的内容之一。再次，通过教务管理手段推广成功的教学经验和科学的教学方法，可以促使教学质量的提高。最后，无论什么样的工作都缺少不了监督，教学工作同样需要督导，而通过教务管理系统对全校资源的有机整合，使教学督导工作有了技术保障。

4. 它直接影响着学生的质量和育人目标的实现。教学过程决不是单向的知识传授过程，而是在教师指导下学生德、智、体诸方面全面发展的过程。良好的教学管理，有助于引导教师全面认识教学工作，正确处理教与学的关系，从而保证学校育人目标的实现。

因此，提高教务管理的科学性、规范化和效率对于一个学校的发展有着非常重要的作用。

五、开发利用的建议

一方面，随着教务管理系统在学校使用时间的累积，系统数据库中存储的数据量不断增大，系统的重要性和使用效率需要重新考虑。

1.从安全性上考虑，需要做一些相关预案，如因不可抗拒或是人为因素会造成的系统破坏如何保持数据安全，如何回复等；

2.从效率上考虑，需要为系统的运行效率提高，人们利用系统的工作效率如何提高等方面来改造系统。

另一方面，随着现代信息技术的开速发展，移动信息技术也迅速为人们接受和使用。作为学校的核心信息系统，也应朝“移动化”发展。应该适时为教务管理系统开发一些具有特定功能，信息能够适时更新的手机APP，或是能够想办法将系统的部分功能与微信搭建联系。

总之，学校是教书育人的地方，也应该是各种新技术、新应用最先传播给社会的地方，教务管理系统也需要与时俱进，来适应学校日新月异的变化。