企业会计电算化的内部控制制度研究

欧湘婷

摘 要：随着计算机、网络等信息技术在会计领域的广泛应用，实行会计电算化管理的企业越来越多。但由于电算化环境的特殊性使得会计电算化在大大提高会计工作效率和质量的同时，也对原有的企业内部控制制度产生了很大的冲击，致使会计信息系统面临新的风险。因此本文主要围绕会计电算化条件下的内部控制存在问题并提出如何来完善会计电算化系统内部控制的措施，以确保企业会计电算化更有效的运行，以提高企业的经济效益。

关键词：会计电算化；内部控制；建议

电算化会计信息系统的广泛应用在大大提高了会计工作的质量和效率，减轻了会计人员的劳动强度的同时也改变了原有内部控制的方式和内容，对传统的企业内部控制制度造成了极大的冲击， 使传统的会计内部控制制度明显落后于现在的新形势，许多新问题急需解决。

一、会计电算化的内部控制制度存在的问题分析

（1）会计处理趋于程序化导致内部稽核削弱

在传统手工会计工作中， 每一笔经济业务的处理都要严格遵循相关的制约监督机制，尽管效率不高， 但能有效遏制会计差错的发生。然而实行会计电算化以后，无纸化数据处理减少了数据的重复输入、重复处理， 使得会计处理程序化。按照理想的计算机程序编排，无论处理业务是多么复杂繁琐，它都不会发生类似手工处理中由于疏忽而引起的计算或记账方面的错误。但是，一旦在程序的某个环节出错，往往会因为一个环节的失误影响到其它环节，从而导致整个系统数据的失真。这也说明了系统的内部控制多数是依赖于自身实时控制的，在审查和复合控制上的减少也是对相应机制控制的削弱。

（2）会计电算化复合型人才的缺乏

在传统的手工记账下， 会计人员只要懂得基本的会计专业知识、精通财经法规即可。但在实行电算化以后，只懂得会计专业知识市远远不够的， 还须懂得电子计算机知识、网络知识。就我国当前的财务会计工作人员中，能够适应新形势的综合型人才十分匮乏，许多建立了會计信息系统的大型企业急需配置既掌握财务专业知识又懂计算机网络技术的人才。另一方面由于网络技术的应用，稽核难度加大，但是企业大多数的内控仍是针对手工会计系统的，控制职能弱化。所以只有能驾驭复杂网络技术数据库的人员，才可胜任此工作。

（3）会计档案存储形式的变化使数据易于丢失和被篡改

传统手工会计的存储介质主要是纸，纸质的会计凭证和报表等数据一旦被修改，则容易辨别出修改的痕迹，从而保证了会计原件的真实性。但是实行会计电算化以后，控制功能弱化，手工会计系统中严格的凭证制度在会计电算化系统中逐渐减少或消失。会计电算化将各种信息转化为数字形式存储在磁（光） 介质上，这些磁性资料只有通过相应的设备才能阅读，直观性较差，经过复制、修改、删除均不会留下任何痕迹，也难以分清楚正本和副本。另外，数据集中在磁（光）介质中，一旦发生火灾、被盗、感染病毒等，容易造成数据丢失。所以会计电算化要求不仅要保存纸介质会计核算资料，而且还要保存好以磁性介质方式存储的各种会计数据资料。

（4）控制职能弱化

在传统手工运作环境中，会计人员各项分工都很明确，各司其职，互相牵制又互相联系，像日记账、明细账、总账等各种会计资料的登记保管均由不同的责任人分别进行，未经授权人员是无权接触这些资料的。然而在实行会计电算化以后，随着交易授权的改变，所有的记账、核算、报账等工作均由计算机负责，如果缺乏对计算机系统的稽核控制，系统内部人员可以轻而易举地对会计数据进行修改，并且不会留下任何蛛丝马迹，这使得一旦处理过程出现错误，无法查出相关责任人，加大舞弊风险。

二、完善会计电算化的内部控制制度的建议

为了更好的实行会计电算化的内部控制，针对当前会计电算化内部控制存在的问题提出以下措施来完善当前的会计电算化的内部控制制度。

（1）加强组织控制

组织控制是会计电算化系统中最基础的控制，它的基本要求是做到职责分离。由于会计电算化通常是把一家单位的会计信息集中起来，统一处理， 导致操作人员职责权限相对集中，一些本应分离的某些不相容职责集中化了。因此在电算化部门内部，应进行适当的分工，各岗位在得到系统管理员一定的授权后，用密码加以控制，防止其他人员非法操作和越权操作以此来避免舞弊，犯罪行为的发生和防止差错的出现，保证系统的可靠运行。

（2）加强系统安全控制

系统安全控制是电算化系统正常运行的前提条件。首先要严格控制未经授权人员进入机房，保证只有被授权的员工才可以接触到系统；严禁操作人员携带未经检查的软盘上机，以防计算机病毒的侵入。其次是系统环境安全控制，机房应保持整洁，机器的安全工作要配备防火、防水、防尘设施，应配备自动安全报警装置，一旦事故发生可及时发出警报，以便采取补救措施，迅速恢复系统。最后是系统的后备控制，定期将文件数据进行备份，在重要文件的备份上可以用“祖父—父亲—儿子”的方式进行保存。并经常性进行复制检查。防止会计档案丢失或文件损坏后而造成的系统无法恢复工作的现象。

（3）加强员工素质控制

人员控制是会计电算化内部控制的根本，内部系统控制是否能够有效实施，关键在于内部控制人员的自身素质，因此防止计算机会计信息失真的最主要的措施是加强人事管理。要做好这项工作，要从以下几个方面来着手：首先，要对计算机会计系统的操作人员和管理人员要严格挑选，甄选出与工作岗位相匹配的员工。 其次对会计工作人员的业务素质进行控制和考核。企业应加强对在职员工的定期培训和考核，除了更新他们的专业知识还应提高他们的计算机知识。另外一个需要重视的是会计电算化人员的道德风险，很多会计信息系统失真的例子都说明对会计电算化信息安全最大的威胁是来自那些既熟悉内部业务流程又熟悉技术的人。

结论

内部控制关系到企业财产物资的安全， 关系到会计系统对企业经济活动反映的正确性和可靠性。但是企业原有的内部控制制度已经不能适应会计电算化系统的要求。所以在当前的网络环境下，进一步加强和完善会计电算化的内部控制制度已经刻不容缓，要加强系统安全控制、组织控制、员工素质控制和建立电算化的档案管理保管制度控制等措施对企业会计电算化的内部控制不断调整和改善，确保能够充分发挥电算化的准确性和高效性，保障企业财务安全，便于提供完整的信息给企业进行经营决策，达到既定企业目标，创造更高的经济效益。（作者单位：湘潭大学）

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