高校教学运行管理中教学秘书胜任素质模型构建

王晓晶

(吉林建筑大学管理学院，吉林长春 130118)

高校教学运行管理中教学秘书胜任素质模型构建

王晓晶

(吉林建筑大学管理学院，吉林长春 130118)

高校教学秘书工作是高校教学运行管理的重要环节。本文针对目前高等学校教学秘书的工作状况，结合人力资源管理理论和冰山理论模型，构建了高校教学秘书胜任特征模型，为高校教学秘书选拔、培训、考核、绩效管理提供理论依据。

人力资源；教学秘书；胜任特征；素质模型

高等院校始终肩负着培养高素质人才的历史使命。如何调动教师育人的积极性、学生学习的主动性始终是高等院校研究的主题。加强教学运行管理，能够给教师创造一个良好的育人环境，给学生创造一个静心钻研的学习氛围，促进教师的“教”与学生的“学”更有效地结合起来。教学运行管理是高校育人工作中非常重要的环节，在教学运行管理中，工作在最前沿的教学秘书的素质如何就显得尤其重要。随着高校招生规模的不断扩大，高等教育呈现大众化趋势，高等院校的教学运行管理工作的重心在不断地下移。这种新形势使得高校的教学运行管理模式迎来了新的机遇和挑战，教学秘书工作岗位越来越重要，教学秘书工作越来越繁重。教学秘书应该是服务、质量、高效、创新的结合体[1-2]。本文针对目前高校教学秘书工作的现状，对教学秘书岗位的胜任特征进行研究，以期为高校教学秘书的选拔、培训、考核、绩效提供理论指导。

1 胜任特征

胜任特征(Competency)是指能将某一工作(或组织、文化)中有卓越成就者与表现平平者区分开来的个人的潜在特征，它可以是动机、特质、自我形象、态度或价值观、某领域知识、认知或行为技能——任何可以被可靠测量或计数的并且能显著区分优秀与一般绩效的个体的特征。胜任特征素质模型，是指担任某一特定的任务角色所需要具备的胜任特征的总和[3-5]。

胜任特征理论最具有代表性的模型是冰山理论模型(图1)，我们通常用冰山模型来描述胜任特征的构成。知识与技能属于表层的胜任特征，露于水面之上，很容易被发现；社会角色、自我概念、人格特质和动机等属于能力、态度与意识形态类深层的特征，隐藏在水面以下，很难被发掘与描述。那些深藏的、内隐的特征往往是决定人们的工作行为及绩效结果的关键因素。其中，“水上部分”包括基本知识、基本技能，是人力资源管理中人们比较重视的方面，它们相对来说比较容易改变，识别起来也比较容易见成效。而“水下部分”包括内驱力、自我形象、个性和价值观等，这些方面处于冰山的最下层，是难于评估和改进的；但在人才选拔中，这部分内容却最具有选拔的预测价值，同时它也是“水下冰山理论”的核心内容，是值得我们深入学习并挖掘的[6]。

图1 冰山理论模型

2 教学秘书胜任素质模型结构

笔者在多年教学管理经验的基础上，结合冰山理论模型和教学秘书岗位的实际，构建了教学秘书胜任素质模型(图2)。

该模型一共分为3层：(1)目标层，即教学秘书胜任素质；(2)准则层，共包含3个准则，即技能、人际和创新；(3)因素层，共有11种因素，分别为业务能力、处理信息能力、全面思考能力、冲突管理能力、影响力、团队合作精神、执行力、沟通协调能力、观念创新、方法创新、实践创新等。

图2 教学秘书胜任素质模型图

目标层教学秘书胜任素质与准则层中技能、人际和创新之间的函数关系为

P=f(x,y,z)=β1X+β2Y+β3Z.

(1)

其中，P—教学秘书胜任素质；X—技能；Y—人际；Z—创新；β1、β2、β3—X、Y、Z的权重。

2.1 技能

技能是指教学秘书运用相关知识完成某项具体工作的能力，体现了教学秘书对教学管理知识体系、教学管理流程、教学管理工具的掌握情况。技能与因素层中子因素的关系为

X=λ1w1+λ2w2+λ3w3+λ4w4.

(2)

其中，X—技能；w1—业务能力；w2—处理信息能力；w3—全面思考能力；w4—冲突管理能力；λ1、λ2、λ3、λ4—w1、w2、w3、w4的权重。

2.2 人际

人际是指教学秘书处理和协调上下左右关系的能力，即教学秘书通过处理好个人与领导、教师、学生及其他各职能部门之间的各种关系，提高学院在学校的威信和地位的能力。教学运行管理过程中，教学秘书的工作主要是与人打交道，如果缺乏有效的人际能力，不善于将学校、学院的决策精神传递给承接人，将会直接影响教学管理运行，从而使教学运行管理缺乏科学性、合理性、有效性。

人际与因素层中子因素的关系为

Y=λ5w5+λ6w6+λ7w7+λ8w8.

(3)

其中，Y—人际；w5—影响力；w6—团队合作精神；w7—执行力；w8—沟通协调能力；λ5、λ6、λ7、λ8—w5、w6、w7、w8的权重。

2.3 创新

教学秘书工作是一项长期的纷繁复杂的具体性事务工作[7]。在新形势下，教学秘书作为高校教学运行管理的关键环节，会在工作实践中对学校现有的管理模式中不适合的部分提出改进议案，对学校现有的管理模式进行完善，不断探索新的管理思路，创造出新的管理方法。

创新与因素层中子因素的关系为

Z=λ9w9+λ10w10+λ11w11.

(4)

其中，Z—人际；w9—观念创新；w10—方法创新；w11—实践创新；λ9、λ10、λ11—w9、w10、w11的权重。

3 教学秘书胜任素质模型应用

所建立的模型在教学秘书的选拔、培训、考核、绩效管理过程中，根据本单位对教学秘书岗位的实际需要，对(2)(3)(4)的不同权重赋值，这些权重的赋值一般采用美国学者T.L.Saaty在1977年提出的AHP法(层次分析法)。

在应用时，首先，根据教学秘书岗位特点分析模型中各因素之间的关系，建立各因素之间的递阶层次关系；其次，对同一层次的各元素关于上一层次中某一准则的重要性进行两两比较，构造两两比较判断矩阵；第三，进行层次单排序及一致性检验；第四，进行层次总排序及一致性检验。通过分析复杂系统所包含的因素及相互关系，将问题分解为不同的要素，再将这些要素按性质分为不同的层次，对各要素之间的定性关系进行两两比较，使之定量化，从而把定性分析转化为定量分析。

[1]王巧文.关于高校教学秘书工作的认识与思考[J].价值工程,2010(1):114-116.

[2]易秋芳.高校教学秘书工作存在的问题与对策[J].重庆科技学院学报,2010(5):184-185.

[3]覃昆.基层管理者胜任力模型分析[J].无锡职业技术学院学报,2011(12):69-72.

[4]糜青.岗位胜任力模型构建与应用[J].现代商业,2011(10):92-93.

[5]李明斐,卢小君.胜任力与胜任力模型构建方法研究[J].大连理工大学学报:社会科学版,2004(3):28-32.

[6]蔡晓军.高校教师胜任力模型分析综述[J].教育与职业,2009(5):165-166.

[7]张文萍.浅谈新时期高校教学秘书工作的创新意识[J].牡丹江师范学院学报,2009(1):105-106.

Teaching Secretary Competency Model Construction at Teaching Management of Colleges and Universities

WANG Xiao-jing

(School of Management，Jilin Construction University, Changchun Jilin 130118, China)

The work of teaching secretary is an important link in teaching management in colleges and universities. In the paper, the competency model of teaching secretary was built in view of the present state of the teaching secretary’s working and combined with the human resource management and the iceberg theory model, so the theory basis was provided for the teaching secretary selection, training, assessment and performance management.

human resources; teaching secretary; competency; competency model

2014-05-05

吉林省教育厅高等教育教学研究课题(JYT2010008)。

王晓晶(1973- )，女，吉林长春人，吉林建筑大学管理学院副研究员，硕士研究生，从事高等教育研究。

G647.2

A

2095-7602(2014)04-0136-03