强化办公室协调职能 促进企业和谐发展

曾源

摘 要：办公室作为企业日常事务运转的“总枢纽”，其地位及功能决定了办公室必须经常地、大量地、直接地对企业中存在的各种矛盾和冲突进行良好协调，本文结合实践经验，就如何强化办公室的协调职能，促进企业的和谐发展进行粗浅探讨，以供参考。

关键词：办公室；协调；和谐

办公室作为企业的综合管理部门，是企业日常事务运转的“总枢纽”，承担着办文、办事、综合、协调、调研、督查等职能，其中，协调工作作为办公室工作的重要职能之一，主要是根据办公室的地位、作用和领导授权，正确处理好各方关系，实现管理过程中各环节之间的协调一致、互相配合，增强企业内成员之间的凝聚力，促进企业的和谐发展。可以说，办公室协调能力的强弱，不仅关系到整个企业各项工作能否顺畅、高效地运转，甚至直接关系到企业发展建设的大局，因此，认真研究探讨企业办公室协调工作的特点，做好办公室的统筹协调工作，对于促进企业的可持续发展，意义深远。

一、对办公室协调的认识

所谓办公室的协调职能，从管理学角度而言，就是通过对办公室诸要素的组织和对企业员工的各项活动的协调，实现办公室行政管理效率的大幅度提升，进而最大限度地实现办公室管理的工作目的。对企业而言，办公室协调工作的内容，可概括为如下三大方面：一是上下的协调。主要是协调好领导与部门与基层之间的内在矛盾，做好上情下达、下情上报等工作，积极维护领导之间、领导和群众之间的团结，充分发挥好办公室桥梁及纽带的作用。二是左右的协调。主要是与办公室平行的各部门之间的协调，通过采用各种方式方法（如沟通、协商、调解等）对部门之间的各方面关系进行有效的统筹协调，做到内耗消除、矛盾化解，实现各方关系的平衡，并促进各方之间形成积极向上的合力，切实起到联结和整合的作用。三是内外的协调。主要是与自身企业以外的各方关系之间的协调，如上级领导部门、政府相关部门以及各相关企业，等等，作为企业的“对外窗口”，办公室要做到在维护本企业整体利益的同时尊重其他各方的意见，耐心协商，融解分歧，求同存异，改善关系，努力维护好、发展好与如上相关各方的关系，为企业营造良好的外部环境和发展空间，切实起到衔接和联通作用。

二、强化办公室协调职能的意义

（一）疏导关系，缓解矛盾。企业内外部往往存在着各种错综复杂的关系，有时表现得融洽友好，但更多时候则是矛盾、隔阖，甚至敌对，要缓解或解决如上各种矛盾，可采取行政手段、经济手段或者法律手段等，以行政手段为例，主要是通过行政命令或是权力、权威影响等促使一方服从另一方，往往是一方主动，另一方被动，或一方趾高气扬，另一方委曲求全，其他两种方式亦然。可以说，不管是行政手段、经济手段还是法律手段，都具有强制且硬性的特点，不利于矛盾的解决，而协调则主要通过沟通信息、疏导关系、说理讲情、反复磋商等方式方法，促使一方或双方自觉地作出让步，更多的是强调自愿性，是软性的，更容易达到缓解矛盾的目的。在企业运行过程中，各种矛盾千差万别，有时很难从表面明确判断谁是谁非，不可能以行政手段的方式解决矛盾，加之企业办公室只是在领导的直接指挥或授权下要完成工作，本身不具备行政权、经济权，更没有法人权，因此要缓解各种矛盾，只能本着协调这一职能，积极地与矛盾双方联络、沟通，协商，达到调和、调解的目的。

（二）辅助领导，确保平衡。当前，随着市场竞争的日趋激烈，如何构建和谐管理的长效机制和合理的利益协调机制，促进企业的可持续发展，越来越被企业领导和管理者所关注，办公室作为行政管理的基层单位，应积极地辅助领导，充分发挥决策者“参谋”的作用，建言献策，按照现代企业发展战略帮助制定科学的生产经营计划、工序流程，构建合理的考核机制及奖惩激励机制，健全规范的劳资对话模式，解决好企业不同层级、部门及人员之间可能出现的各种利益失调，最大程度地实现各方新的积极的平衡，促使各方目标一致，行动一致，步调一致，切实促进企业的可持续发展。

（三）融洽关系，消除误会。协调主要是通过一种平等的态度，以民主协商的方式去征求矛盾双方的意见，从而达到双方的目标统一，相对于指挥而言，协调更容易获得矛盾双方的积极配合，因而协调更能融洽关系。在企业内部，由于每个人的目标、期望与价值观均不不同，在缺乏信息交流或误会误解的情况下，由于一方或双方的主观、固执、武断等，难免会造成各种成见、矛盾或冲突，办公室应借助有效的矛盾与冲突疏导机制，辅助领导健全处理矛盾的工作机制，完善信访工作责任制，及时合理地处理各种问题，确保矛盾双方消除分歧，解除误会，实现彼此间的理解或谅解，汇聚起企业员工之间团结一致的凝聚力。

三、充分发挥办公室协调职能的对策

（一）转变观念，树立办公室协调工作的权威性。长期以来，在传统思维方式影响下，很多人片面地将办公室的服务职能当作领导的“指挥棒”及“传声筒”，导致大量的协调工作被淹没在繁杂的日常事务中，加之办公室在主观上缺乏主动协调的意识，造成协调职能难以充分发挥。因此，在当前协调涉及面越来越广难度越来越大的形势下，为适应市场经济的客观要求，提升企业内部管理的效率及质量，必须强化办公室协调职能，而首先就是要转变传统观念，充分认识到协调工作是办公室的基本职能之一，树立办公室协调工作的权威性，进而更好地促进办公室协调工作的开展。首先，要优先强调办公室在企业管理中的地位、责任和协调处理各部门、各基层单位之间的各种事务的权力，其次，在某种特定场合下企业领导应适当性地授予办公室某些特权，确保办公室在说话、办事及处理事务时充满底气，理直气壮，如此，既能有效辅助领导办公使其摆脱某些不必要亲自处理的繁杂事务，又能提升办公室协调的权威性，增强处理事务时的协调力度，确保企业目标一致，步调统一，和谐发展。

（二）强化综合协调能力，确保企业各项事务高效运行。对企业内部而言，办公室是协调上下的中枢系统，既是领导的参谋及帮手，确保领导的战略决策更好地贯彻落实，又是企业各职能部门及基层单位的沟通桥梁，起着沟通贯穿的作用，因此可以说，办公室的协调职能具有综合性的特点，办公室综合协调能力的高低，不仅直接提现了办公室工作人员的综合素质，更直接影响到企业各项事务能否高效地运转。要加强办公室的综合协调能力，应抓好如下三大方面：一是提高办文综合协调水平。办公室最基础性的工作之一就是办理公文，起草、审核及把关各种公文是办公室的重要职责，因此，切实提高办文综合协调水平，在起草公文时主动就其内容、依据积极地与相关部门进行协调，以确保公文质量，并促使其得到更好的贯彻与落实。同时，对来自上级部门的各种文件及通知等也要积极地与领导及相关部门做好协调，保证传达的及时性及准确性。二是提高办会的综合协调水平。对于石油等大企业而言，各种会议繁多，会议不但是展示企业及部门整体形象的窗口，更是贯彻落实工作的重要手段，会务工作组织的好坏对于会议能否顺利召开以及会议议程能否圆满完成有着重要影响，因此，要充分认识到办会综合协调的重要性，本着高度的责任心严格认真地抓好会务的筹备协调及服务协调，以确保各项会务工作的圆满完成。三是提高办事综合协调水平。办公室各种事务繁多，既要抓好主体事务，确保日常工作的正常运转，也要认真处理好各种临时性工作，如在赶会议材料的同时，领导急需你去办理订机票或其他事宜，此时就要两者都要兼顾，要本着具体问题具体分析的原则，切实做到急事急办，大事超前，小事快办，既要合理安排又要统筹兼顾，树立起严谨细致、雷厉风行的工作作风，切实提升办事的效率及服务水平。endprint

（三）加强学习，提高办公室人员的协调能力。协调工作是一门集公共关系和领导艺术于一体的综合性管理科学，这就需要协调的主体——办公室人员加强修养，确保自身拥有与所需工作相适应的素养与能力。首先，是要不断加强自身的学习，提升自身的政治素养。政治性强是办公室工作的特点之一，办公室人员的政治素养以及阅历、经验等等，会在一定程度对协调的成败造成影响，因此办公室人员应在日常生活及工作中加强学习，增长才干，不断培养自身的快速反应以及应变能力，从而促进自身政治素养的不断提升。二是增强知识的储备，提高自身的业务素养。办公室人员要积极拓展自身知识面，增强包括法律知识、心理学知识、各类社会科学知识以及平行部门的业务知识等各方面知识的储备，从而不断提高自身的协调能力，确保能在依法办事、依法行政的基础上，公正客观地调整和平衡各方面的关系，秉公解决企业日常工作中遇到的各种矛盾和问题，进而促进办公室协调工作的良性发展。

（四）改变作风，讲究协调方法科学化。一方面，办公室的协调工作要在领导的指导下进行，是领导各项意图的进一步贯彻落实，另一方面，办公室的协调工作又是多方位的服务，包括对上对下，对内对外的各种服务，因此可以说，办公室的协调工作既是管理工作，又是服务工作，且由于服务对象的广泛性及不固定性，协调工作的复杂性越发明显，而要在协调中体现服务，在服务中搞好协调，更是办公室协调工作的艰巨性所在。要做到这点，要求办公室在协调中注意改善工作作风，掌握科学合理的协调方法，对此，笔者认为关键是处理好四大关系，把握好三大原则。首先，处理好四大关系：一是处理好办公室内部的关系。对领导而言，要起到良好的示范表率作用，从而确保赢得下属的信任与尊敬，对员工而言，要时时讲团结，事事讲和谐。二是处理好企业内部各职能部门的关系。办公室要积极倡导讲团结、讲协作的工作作风，号召全体员工在总目标的前提下团结协作，增强工作的凝聚力及向心力。三是处理好整体和局部的关系。办公室要放眼大局，统筹兼顾，首先要强调协同工作要紧紧围绕企业中心工作，服务于企业发展大局，同时，在保证整体利益的前提下，不损害局部、个人利益，力求最大限度地实现协调工作的良好效益。四是处理好纵向和横向的关系。既要领会上级的精神和意图，又充分理解下情和民意，对上下各方面都要高度负责、热情服务。其次，把握好三项原则：一是原则性及灵活性原则。在处理各项事务时要坚持原则，从全局出发，不能因小失大，而在不失原则的前提下，要学会灵活机动，随机应变，促使协商一致。二是对外联络超前参与协调原则。对于涉及到对外协调的事宜要超前预测，提前协调，掌握工作的主动权，对于工作中经常要协调和打交道的单位，要主动地加强联络，以建立良好的互信机制和沟通渠道。三是平等、尊重的原则。企业内各职能部门之间都是平等的关系，因此办公室在进行协调沟通时，要摆正自身位置，本着平等、尊重的原则耐心听取各方意见，在引导各方在互相平等互相尊重的基础上顺利达到协调的目的。

总之，在企业的日常工作中，上下之间、部门之间、内外之间的各种矛盾和冲突在所难免，当前，随着办公室协调工作的日益综合化、复杂化，协调难度也越来越大，因此，必须具体问题具体分析，科学合理地选择适宜的协调方式和方法，进而不断优化和促进企业的各项管理工作，实现企业的和谐发展。

参考文献：

[1]陈定勇.企业办公室工作协调艺术[J].企业技术开发，2013（5）：62-63.

[2]王霞.略谈办公室协调工作的思考[J].按摩与康复医学，2011（6）：223.endprint