关于企业采购业务内部控制的探析与思考

李占国

摘 要：本文首先从采购需求计划、采购合同以及供应商控制等方面分析了强化企业采购业务全程内部控制环节，接着提出了采购业务不相容部门要做到职务分离以及企业采购内部控制要以凭证为依据的措施。

关键词：企业采购业务；内部控制；措施

随着我国市场经济的快速发展，企业之间的竞争也变得越来越激烈。采购业务是企业生产经济的重要组成部分之一，对于控制企业的成本，进一步提高企业的市场竞争力有着不可取的的作用。但是，企业采购业务内部控制的业务比较广泛，而且风险系数相对比较高，控制实施的难度也不小，一旦出现企业采购业务内部控制失衡问题，就可能导致企业的负债增加，对企业的工作效率产生比较大的影响。所以，在新时期要根据企业的自身实际，制定相应的采购业务内部控制策略，为企业的持续发展服务。

一、强化企业采购业务全程内部控制

（一）企业采购需求计划的控制。纵观企业整个采购业务流程是从需求计划阶段开始的。采购需求计划也就是在市场上购买一些物资或者进行订货的重要依据，包含了采购的物品、时间以及数量等等。可以从三个方面来分析采购计划的控制：首先，要加强对采购需求计划的管理与控制，要明确采购项目的方向与资金来源，安排订货时间与资金，保证计划的准确无误。其次，企业要进行全面的预算，结合采购需求计划一起管理，在制定采购需求计划的时候要跟生产、技术等部门进行信息沟通，再次确保采购计划设计的合理性。最后，要提高计划审核人员以及提报人员的业务素质，可以定期开展对相关人员的业务培训，强化专业知识学习，争取做好计划的科学性。

（二）企业采购合同和供应商的控制。对于企业来说，要建立相应的合同管理制度，要依据合同签订的流程，对相关人员的权利和职责进行确定。对于那些法律关系相对比较复杂的合同，假如在影响比较大的情况下，可以组织其他专业人员参与进来，拟定合适的合同范本，在合同中明确双方的职责。在合同签订的时候要让专门人员保障合同专用章，避免出现采购欺诈行为。此外，供应商管理也是企业采购控制的重要环节，良好的供应商管理可以有效的减少采购的成本，实现物资供应职能。要科学合理的整理供应商的信息，保证其名称、开户行等信息是准确无误的，这样就给财务部门的结算提供方便。强化采购渠道管理就能使得供应商的选择变得公平和公正，要形成一整套合理的供应商管理方案。

（三）企业采购验收入库的控制。当采购来的物资需要进行入库验收的时候，要严格检查，保证物资符合合同的规定，也要符合产品的质量要求。对于企业来说，要建立相对严格的物资入库验收制度，对于仓库管理人员和检测人员的职责进行明确，保证按照采购验收的程序来执行。当采购的物资到仓库的时候，采购人员要及时通知货物质量监测人员以及仓库管理人员进行物资的验收工作。作为质量监测部门的人员 要对货物进行质量的检测，当检测合格之后交给仓库管理人员，仓库管理人员要检测物资的数量、规格、型号，看实际的到货数量跟采购订单上的数量是不是符合。当检测合格完毕之后，仓库管理人员要按照规定填写物资入库单，经过物资送货人员进行签字之后再转交其他部门，并保留凭证。

（四）企业采购付款的控制。这是采购业务流程的最后一个环节，主要是在对采购计划、采购预算、合同以及审批等手续确定无误的时候，依照采购合同的规定支付给物资供应商款项的过程。对于企业来说，要建立严格的采购付款制度，要进一步对审核人员的权利以及职责进行明确。当财务部门收到物资供应商发来的发票之后，需要由相关财务人员对于付款的依据以及凭证进行相应的审核，当审核确定无误之后再进行付款手续的办理。财务人员在取得采购凭证之后，要对原始凭证进行审核，确定其真实合法，根据国家规定来进行记账凭证的编制。企业要完善预付账款的审批制度，强化对大额支付账款的监督与控制。

二、采购业务不相容部门要做到职务分离

在企业采购业务内部控制过程中，一个最重要的原则就是一个人不能同时担任不相容部门的工作。在企业采购业务中，采购部门、财务部门以及仓库管理部门是三个不相容的部门。这三个部门的职责是互相独立的，要防范工作人员在各个业务上的混淆。在采购中有个术语叫做“三员见面”，主要是采购人员在进行相应的材料采购之后跟仓库保管人员的会面，采购人员在办理入库手续之后拿着入库单以及发表等凭证跟财务人员的见面。财务人员在审核队长、查验物资是否全数抵达仓库的时候跟仓库管理人员的见面。在这个“三员”会面的环节中，要保证各个环节的公平与透明，不然就会对企业的财产安全产生不利的影响。

三、企业采购内部控制要以凭证为依据

在对企业采购业务进行内部控制的时候，必须严格落实以凭证作为工作依据的制度和做法，这样能够很好的制止相关工作人员无视法规制度的行为出现。在采购业务中，各项凭证有采购计划、采购合同、供应商发票以及采购清单等等。各部门要对这些发票、清单等凭证进行核实，确保其准确无误，还要对采购的物资进行核实，保证凭证跟物资相符合，防止仓库管理人员或者采购人员可能出现的舞弊行为。

结论：综上所述，在企业生产经营过程中，企业采购业务内部控制贯穿其经济活动的全过程。所以，企业管理人员要加强对于企业采购业务的内部控制与管理力度，建立相应的处理制度，加强各个环节的相互制约，杜绝违规操作行为的出现，为企业的健康发展打下坚实的基础。

参考文献：

[1] 刘睿. 浅析构建完善的企业采购内部制度的重要性[J]. 当代经济2012（20）.

[2] 李妍. 浅谈企业采购业务的内部控制[J]. 管理观察，2012（32）.endprint