浅谈高校档案管理的问题及对策

杨伟

摘要：

高校档案是每个院校内部工作人员进行教育活动、教学管理以及学生学习等多种活动过程中自动形成的一种参考资料，具有一定的价值性。同时还是高校档案管理工作中不可或缺的部分。

关键词：高校档案；管理；现状；特点；对策

高校档案是高校内部教师进行教育活动、教学管理以及学生学习等各项活动当自动形成的一种价值性资料，它能真实的反映高校在任何一个发展阶段的具体情况和工作状况，具有十分重要的作用。一定程度上，能够有效地促进高校在未来相当长的一段时间内取得更好的发展。

一、高校档案管理工作的重要性

（一）高校档案是高校活动内容的记录的历史载体，其内容主要包括：文件资料、校园文化建设、教师履历管理以及教学实践记录等多种内容繁荣管理。其表现形式主要有文字材料、声像与电子资料等，记载着高校内部最原始、最可靠的信息，是高校内部的主要信息资源，具有不可磨灭的推进作用。

（二）高校档案聚集了高校当前的许多知识成果，具有相当大的开发与利用价值等显著特点。同时高校档案针对高校内部的任何一项活动均作出相应的综合性分析，全方位的掌握当前高校教育工作方面的具体状况。一定程度上，为高校适应新时期高校建设提供坚实的基础条件。

二、当前高校档案管理工作状况

（一）缺乏档案管理意识，致使档案的利用率偏低

随着我国社会主义经济的快速发展，人们对档案工作的管理意识不是很重视，对档案工作在新时期高校建设过程中的重要性以及必要性没有进行充分了解，因此，多个院校内对档案管理工作均持以可有可无的态度。

（二）档案管理工作人员的业务素质偏低

通常情况下，高校内部并未设置有专职性的档案管理工作部门，甚至出现部分档案工作人员是临时外聘或者是兼职人员等。除此之外，大部分档案管理工作人员均不是专业出身，加上缺乏专业性的培训与管理经验等，致使高校内部的档案管理手段落后，严重阻碍高校未来的发展。

（三）硬件设施不合格，档案资料缺乏全面性

档案必须客观地、完整地记录高校内部各个方面不同内容的工作资确切的保证高校发展的真实情况。根据相关院校的调查显示，目前大部分高校内普遍存在以下两种情况：（1）缺乏档案管理工作的基本常识，例如，档案管理必须保证通风、防潮、防霉、防盗以及防火等不同的要求，避免档案资料在保存过程中出现缺失或者是遭受破坏等现象。（2）高校内部的档案保管设备不齐全与规格不统一，不能够完全适应新时期高校档案多样化发展的实际需求。由此可见，高校内部档案的错归错放、随意归档以及资料不完整等重要现象均是阻碍高校档案管理工作顺利进行的绊脚石。

三、 增强高校档案管理工作的主要对策

（一）加强学生和领导的档案管理工作意识

在高校档案管理工作过程中，向广大师生积极宣传档案管理工作的重要性、必要性，同时，相应的举办一些有关档案的讲座的活动，积极展开档案管理工作的知识竞赛等逐步加强高校内部人员的档案意识，督促相关部门辅助档案工作的完成等。

（二）及时更新硬件设备

硬件设备的建设是提高档案管理水平的基本保证，同时还是确保档案管理质量的一种重要手段。由此可见，必须建立专门的综合档案管理工作室，购进先进的硬件设备，针对不同类型的档案资料进行分类管理。同时做好辅助工作，确保档案能够较好的保存等。

（三）逐步实现管理工作的现代化，积极拓展档案管理服务的范围

随着社会科技的进步，一定程度上严格要求高校内部的档案管理工作逐步走向现代化、信息化。同时这也是新时期高校发展的一个重要目标等。（1）充分应用现代化的高科技手段逐步增强档案工作的效率，促使档案工作逐渐从原始的手工操作逐步向现代化管理递进。（2）必须及时将档案管理的具体信息传播给高校内部的每一个人，使得现代化管理得到充分利用。为学生和师生提供便利的查询资料条件，以此增强其被应用的效率等。除此之外，促使广大师生对档案管理工作的价值性进行充分了解，严格要求其积极配合高校使他们亲身体验到档案信息的价值，促使他们更积极主动地配合高校内部档案工作等。

（四）创新高校的档案管理，提高育档案的内在质量

高校教学档案主要包括教学档案的收集、档案的整理、档案的保管及档案的利用等。提高档案内在质量的前提是对档案进行有效地管理，同时也是提高有效档案服务的基础。对教学档案管理人员进行创新，加强管理人员的创新思想，提高管理人员的能力，逐渐实现教学档案的数字化和信息化。针对数字化档案进行系统编辑，方便查询；对信息化电子档案进行整理，建立定向的数据库，再进一步转化为数字化档案应用，从而提高档案的利用率级归档率，实现高校教学档案的科学化，

（五）创新多媒体的信息环境

随着计算机的普遍应用，档案管理虽不再只局限在书面上，但由于教学档案者花费大量的精力在建立电子档案上，软件设备较落后。针对多媒体软件及时创新，扩大电子档案开发的利用率，推进教学档案数字化的进程。数字化的档案能够有效的控制档案的信息，自动加强对教学档案的管理，完善档案的资料信息，准确的提供可靠的信息，使信息充分发挥它的作用，此外，还可以使档案利用者以最快的速度搜索到自己所需要的信息。因此，必须加快对多媒体技术及设备的创新。

四、结语

综上所述，高校档案管理工作是高校内部活动的主要组成部分，因此做好档案收集、整理、归档等工作势在必行，同时还必须积极提高档案利用工作，使得档案工作价值得到最大化发挥。

【参考文献】

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