河南省医学会档案管理刍议

张晓伟

河南省医学会是全省医学科学技术工作者自愿组成、依法登记成立的学术性、公益性法人社团。每年组织上百次医学学术会议，形成大量档案资料。医学学术会议资料档案是在开展医学学术交流的筹备、组织和实施活动中形成的，对医学学术会议信息管理系统的建立，提高医学学术水平、科研水平具有重要的参考价值。加强这些档案资料管理利用势在必行。

1 档案管理存在的主要问题

1.1 管理人员不到位。我部主要负责医疗系统各个专科分会学术交流活动的举办，每年举办百余次学术交流会议，每个专科分会每四年进行一次换届改选，每次会议产生大量各类档案资料，但目前还没有专门的档案管理人员，档案主要由会议负责人整理保管。

1.2 规章制度不完善。对档案管理工作的重视程度不够，未形成足够完善的管理制度。现有关于档案管理的规章制度对许多细节没有明确要求，只是笼统提出一些模糊概念，实际归档时，大部分工作人员都只做到对纸质文件的归档。电子文档及电子照片类没有明确的归档制度，以致某些工作人员忽视了这方面文件的保存，需要查询时，所需文件缺失现象严重。

1.3 管理条件较简陋。档案室比较简陋，仅有一个10平方米左右的房间，且缺乏必需的档案管理设备，导致档案存管有乱堆乱放现象。大多数档案材料属于纸质档案，长时间无人管理，容易出现虫蛀或霉变情况，导致档案受损，也影响档案整洁与外观，且不方便查找。特别是电子档案管理方面，软硬件缺失严重，根本没有形成一个专业的电子档案系统。很多会议内容的电子文件都无规范化存档，且有些存档是以较老的计算机系统格式保存，新的电脑设备更新后无法识别旧的、较低版本的文档而造成文档丢失。还有一些以光盘形式保留的文档，因光盘的保存不当，被划、刻、折等而导致保存内容失读。

1.4 档案保密存隐患。主要存在着保密意识不够、保密措施不当的问题，导致档案资料丢失泄露。特别是电子档案流通性强，更容易导致失密、泄密。同时，在处理、销毁一些档案的过程中，存在鉴定不规范，甚至没有鉴定的问题，也容易发生泄密事故。

2 解决问题主要的应对措施

2.1 增加档案人员配置。必须配置专门档案管理人员，并着力提高档案管理人员素质。主要是选择聘用具有较强政治觉悟、良好工作作风、高度热情负责的职工来从事这项工作，并对其进行相关专业档案业务培训，使其具备档案管理工作知识和技能。作为档案员，也必须具备一定的计算机操作能力。档案管理人员若有调动，应给出一定衔接期，以便做好交接工作。

2.2 建立健全规章制度。“执法必严”首先得“有法可依”，有一套相应科学的档案管理制度，尤其是归档制度和保管制度。建立档案管理制度应该遵循几个基本原则，即科学化、合理化、简明化、实用化，也要具有严肃性、开放性和双向性。收集、整理、鉴定、保管、统计档案的主要目的就是为了方便将来提供阅览、复制、咨询、函调、外借、参考甚至出版、展览等多项活动而服务。要形成一套管理科学、结合实际、规范整齐、查找方便的管理制度。不管是归档，还是利用，各个方面都要正规有序，科学实用。

2.3 及时完善硬件设施。必须适应形势发展，按照档案管理要求，尽快完善硬件设施，配备合适的档案室、档案柜等，并严格按照档案安全“十防”的标准确保档案安全无虞。特别是要配备内存容量较大的电脑及电子设备以便储备越来越多的电子档案。随着大数据时代的到来，对于大量的电子档案也可以考虑采用云数据库进行储存。

2.4 强化电子档案管理。加强电子档案正规化管理迫在眉睫。一是要对电子档案的生成、储存和传输设备进行维护和保养；二是尽量将入档存储的电子文档设为只读模式，只有经过专门的修改系统才能进行修改，避免文档被随意删改；三是在电子档案进行储存时尽量选用通用的储存格式，当电脑系统进行升级时，对不能兼容的老的格式进行转换重新保存，保持其长期可读性；四是做好文件的备份工作，加强安全防护措施，避免病毒及黑客的入侵。

2.5 努力杜绝失密泄密。针对医学会的工作，档案的保密性主要体现在：对各个专家个人信息保密；对专家的尚未公开发表的论文及研究成果保密。那么，如何才能杜绝档案的失泄密呢？提高档案管理人员的保密意识是前提；严格档案的鉴定销毁程序是保障；加强电子档案的存储与使用是关键。

档案工作不但对单位有重要作用，而且和个人的过去和将来都息息相关，关心档案工作、重视档案工作、配合档案工作是每个人应尽的职责。