疾病预防控制档案信息开发利用的影响因素与应对措施

姜秋梅

摘 要：作者总结分析了影响疾病预防控制档案信息资源开发利用的科学技术和内部因素的具体表现，并根据实际情况，提出了树立有利于疾病预防事业发展为目的的服务理念、充分研究和了解疾病预防事业的发展需要熟悉馆藏档案、正确处理档案基础工作与利用工作的关系和正确处理档案利用与保密的关系的应对措施。

关键词：疾病预防控制 档案信息 开发利用 影响因素 应对措施

中图分类号：R19 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2014）02（c）-0184-01

随着每年疾病预防控制档案的数量和质量均不断提高，档案管理人员素质和法制意识的进一步增强，开发利用档案信息的质量得到进一步发展。尤其是在开展计量认证、迎接部门检查考核等工作中，疾病控制档案得到有效开发和利用，促进和提高了疾病控制事业的发展和质量，推动了经济社会协调发展。为更好地开发利用疾病预防控制档案信息，笔者分析其影响因素，并提出针对性的应对措施。

1 影响因素

1.1 科学技术因素

随着科学技术的不断拓展，数字化信息记录技术越来越成熟，电子文件和档案数字化已占据主导地位。电子档案的利用方式和方法与传统纸质档案明显不同，档案管理人员无需到档案库房内调卷，而是通过调取服务器里的档案数据为公众提供服务，将数字化档案通过网络上传服务器后，档案查阅者通过网络借助档案管理软件查询调用档案资料，达到服务快捷、信息共享的目的。

档案服务和利用方面也面临着新的问题，因为基于当今先进的网络信息技术，人们对档案信息的利用需求不断增强，希望能够快速准确地获得档案资源的要求与传统的档案服务流程在时间、地区、服务方式等方面的矛盾显现出现。管理部门要利用网络和计算机网络资源共享来实现疾病控制档案的收集、整理、编目、编研，为档案信息的开发利用做好准备，对档案信息在数量、质量等方面提出了更高的要求。

在办公自动化系统中，档案信息化系统涉及到大量机密文件，就要求涉密档案信息在整理、利用时要采取彻底的防范措施，在确保档案信息的安全前提下，不断提高疾病控制档案管理的现代化水平，在加快机关档案信息化建设的同时，既要保证档案信息的安全又要为需求部门提供快捷、便利、系统的档案信息。

1.2 疾病控制内部因素

在中国社会主义市场经济体系逐步完善的过程中，人们往往会关注经济发展的工作内容，往往不够重视疾病控制档案工作的实际作用和潜在意义，严重影响了疾病控制档案工作的发展。单位虽然制定有相关的档案管理规章制度，达到统一领导，分级管理的要求，确保档案收集的完整、规范、准确，档案工作纳入本单位发展的规划中，建立相应的档案管理机构，配备专（兼）职档案管理人员，建立档案管理网络体系等，但在制度执行的过程中还存在一定问题。如疾病控制科研档案因项目完成跨越时间较长，档案管理人员缺乏与科研课题负责人、科研相关部门经常性的沟通，易造成科研档案收集不全，资料散落在部门内或个人手中；科研人员缺乏与档案管理部门经常性的沟通，有利用档案的需求却得不到及时有效的服务，疾病控制档案拥有、管理和利用部门之间无法形成有效的服务渠道，使疾病控制档案无法发挥其应有的最大作用。

2 应对措施

2.1 树立有利于疾病预防事业发展为目的的服务理念

疾病控制档案管理是一项服务性很强的工作。国家十分重视疾病控制工作，疾病控制事业得到长足发展。疾病控制工作对疾病控制档案的利用需求越来越高，侧重点从传统急性传染病防治、五大卫生监督监测拓展到慢性非传染性疾病和新发传染病防治、突发公共卫生事件处置等方面。档案管理人员要有良好的敬业精神、高度的责任感、热情周到的服务态度，具有较高的外语和计算机知识水平。要解放思想，抛掉“重藏轻用”、“坐等上门”的旧观念，能够与单位业务人员广泛交流，了解各部门工作职责和范围，熟悉各业务工作的流程和具体内容，从中掌握业务人员的利用需求，根据不同的利用需求有针对性地提供档案，开展定题服务、科研科题跟踪服务。要明确档案工作的根本目的是为了提供利用档案以满足各项工作的需要，疾病控制档案的价值才能得以体现。公众也只有在亲身感受到疾病控制档案对实际工作的作用时，才能不断提高疾病控制档案工作的社会地位。

2.2 充分研究和了解疾病预防事业的发展需要，熟悉馆藏档案

档案利用工作的服务对象很广泛，利用者的情况千差万别，利用需求各有特点，且随着时间的推移利用需求也在发生变化。研究档案利用需求在很大程度上是了解档案利用发展变化的规律，能够作出科学的预测，从而为更好地开展档案利用工作创造条件。档案管理人员思想上要开拓进取，与时俱进，对有利于疾病控制档案发展的事情大胆探索，并在实际工作中予以实践完善；其次要开阔眼界，学习新知识新技术，把疾病控制档案纳入疾病防控信息化工作中，用计算机网络化管理代替传统的手工操作。熟悉档案的内容是做好利用工作的另一必要条件。只有对档案部门保存的档案的内容、数量、保存状况、存贮地点十分清楚，真正做到如数家珍，才能为利用者及时、准确、迅速地提供档案，对利用者提供必要的参考咨询帮助。

2.3 正确处理档案基础工作与利用工作的关系

在疾病控制档案业务工作中，利用工作是目的是主导，但利用工作必须建立在完善的基础工作之上。在重视档案利用工作的同时，要狠抓基础工作，以利用工作促进基础工作，以基础工作保障利用工作，做到相互结合，共同发展。要明确影响档案服务效益的关键是档案服务中供求双方的吻合度。档案部门提供的档案与利用者对档案需求相吻合，利用者的需求才能够满足，档案工作的效益才能实现。要提高供求双方的吻合度，一是要求利用者能够准确表达自己的需求，二是要求档案管理人员能够根据其需求提供快速、完整的档案资料。

从档案服务的角度来说，档案管理人员要做好第二方面的工作。它既要求档案管理人员研究利用者的心理，了解需求方向，预测需求变化趋势，还要求档案管理人员熟悉馆藏，熟练地掌握提供档案服务的各种业务技能，才能知已知彼，实现双赢。

2.4 正确处理档案利用与保密的关系

随着疾病控制事业的发展，档案的开发利用发挥越来越重要的作用，要逐渐破除传统的“利用服从保密”观念。基于疾病控制档案自身的特点，部分信息资源有保密要求，只能在规定范围内控制使用。档案保密期限的设定应严格依据《中华人民共和国保守国家秘密法》设定，不要随意提高或降低密级，达到保密期限终止时间要及时解密。

在处理保密和利用的关系时，要坚持以党和国家的利益为重，严格按照相关法律、法规和工作制度进行。从档案保密工作发展趋势来看，逐步扩大疾病控制档案的利用范围和利用对象，适时调整疾病控制档案的密级，减少利用审批手续，更好地服务利用者，这是值得考虑的一个问题。endprint