PDCA管理循环法在企业专利管理中的运用

王璐达

PDCA管理循环是美国统计学家戴明博士提出的，是能使任何一项活动有效进行的一种合乎逻辑的工作程序。PDCA管理循环最早应用于企业质量管理领域，它反映了质量管理活动的规律，后来这一方法又应用到管理的诸多领域，成为改善企业经营管理的重要方法。其基本内容是把质量管理的全过程划分为四个阶段：第一阶段为P（plan-计划）阶段，即分析现状并制定解决问题的措施计划。第二阶段为D（do-实施）阶段，即按照制定的计划目标加以执行。第三阶段为C（check-检查）阶段，检查实际执行结果，看是否达到计划的预期效果。第四阶段为A（action-改进处理）阶段，即把计划执行结果与预定目标进行对比、总结和优化，同时把本轮PDCA循环尚未解决的问题或出现的新问题，纳入下一轮PDCA循环中去解决。企业专利管理活动的过程是专利战略规划制定和组织实施的过程，据此，PDCA循环法为提升企业专利管理水平和效率提供了新的思路，可以将专利管理作为一个整体过程，在“策划”、“实施”阶段输入企业经营发展对专利管理的目标和需求，通过持续“检查”、“改进”，最终实现企业专利管理的预期。（见下图）

基于PDCA过程方法的企业专利管理模型图

一、P(Plan)-企业专利战略规划的制定

企业在制定专利战略规划时，应遵循“决策在战略、执行在规划、实施在计划”的思路，通过制定专利战略，在明确战略目标的基础上制定专利规划，并将规划具体细化成年度实施计划加以保障落实。

第一，企业整体战略是专利战略制定的基本依据。企业在制定专利战略时，必须对总体战略以及所面临的内外部环境进行全面了解和掌握，在此基础上，进一步明确专利战略目标并注意与企业总体战略、业务战略及技术战略有效嵌接和融合。

第二，领导者是企业专利规划的关键因素。企业的专利规划不仅涉及政治、经济、法律、文化等方方面面，而且还贯穿于研发、生产、营销、保护等各个环节，更需要技术、信息、决策等的全面支持，涉及面广、综合性强，上述特点决定了企业专利规划需站在企业整体经营和发展的高度来进行决策。此外，企业各方面的协调配合也离不开企业高层管理者直接推动。

第三，专利实施计划是企业专利规划落实的保障。具体实施计划的制定和执行可以指定专利规划的制定机构组织完成。可以根据企业专利规划的目标，分解为企业内部各部门、各单位的分目标，在每年年底制定下一年度企业专利工作计划并将具体工作任务分解到各业务部门和职能部门，使人人明确自己在计划实施中应当承担的任务和应当履行的责任。

二、D(Do)-企业专利创造、运用、保护及综合事务的管理

（一）专利创造的管理

1.专利申请前的决策管理

企业在进行专利申请决策时，应重点考虑以下三个问题：一是是否所有的发明创造都要申请专利；二是何时申请专利；三是申请什么样的专利；四是在哪里申请专利。

第一，是否所有的发明创造都要申请专利。这一问题涉及到对创新成果保护形式的确定。对于技术的直接保护方式，一般包括专利保护、商业秘密保护，而防御性公开是利用专利制度的特点，以主动提前公开技术信息的方式避免他人对该技术进行专利申请以获得独占权。企业在选择成果保护形式时，对于那些能够在较长时间内保持领先，长期不会出现替代性技术，或不易被侵权举证，如制造工艺、配方等的技术成果，可以考虑进行商业秘密保护；对于那些具有良好市场前景、经济价值大且易被研发或反向工程获得的技术成果，应考虑申请专利保护；对于那些既不适宜申请专利，也不适宜作为技术秘密保护的，可以考虑进行防御性公开，但此处的公开只要达到阻止竞争对手在后申请专利即可，而对于技术创新中的关键部分不应轻易公开。目前，一些企业对创新成果保护形式的决策采用的“五纬度标准法”值得借鉴（见下表）。①Robert Shearer.Business Power Creating New Wealth from IP Assets, John Wiley &Sons Inc,2007,159-162.除此之外，基于公司竞争战略的需要，一些企业为了不让对手清楚地掌握本企业的技术发展方向,而制造申请专利的假象，有意将不具备专利条件的项目申请专利，给竞争对手产生错误信息或故意将一些并非本企业所需的技术申请专利，让对手无法跟踪自己的发展，或者是在“专利权人”一栏隐匿真实身份，这是国外公司惯用的竞争策略。

第二，何时申请专利。申请时间是企业申请专利时要考虑的关键问题之一。一般而言，由于包括我国在内的绝大多数国家的专利制度中都遵循“先申请原则”，因此，及时申请专利十分重要。然而，基于技术成熟度、保护期限等因素的考虑，专利及早提出申请也并非都是好事。冯晓青教授提出确定适当的申请时机的四大原则②冯晓青：《企业专利申请战略的运用探讨》，载《东南大学学报（哲学社会科学版）》2007年7月第9卷第4期，第50页。：一要充分考虑竞争对手目前的状况，特别是研究相同发明创造的可能；二要注意技术创新阶段的保密，以免技术被人公开而丧失新颖性；三要防止专利过早申请；四是对于企业的基本发明专利申请的时间，除考虑到基本发明本身的状况外，还要考虑其应用研究和周边研究的成熟度。综上所述，笔者认为：对于基本发明，一般要等其应用研究和周边研究大体成熟后,再提出专利申请，防止其他企业在基本发明的基础上在短期内投入研发做继续改进性研究赶超自己,或抢先申请外围专利，而造成对自己基本发明的封锁保护；在竞争对手很多，而市场需求又很大,或者技术易被模仿时，应尽快申请专利；对本企业领先的，而竞争对手目前还不具备条件研究出同样成果的技术，可以在竞争对手注意到此研究方向并准备研发时再申请专利，一方面使得保护期限后移，对市场的控制期更久远，另外也避免了技术过早公开而给对手可乘之机。

五纬度标准法表

第三，申请什么样的专利。目前，我国多数企业申请专利的目的是保护自主创新成果，较少有意识地针对竞争对手的专利和市场进行商业性开发和战略性部署。缺乏商业性开发，专利就卖不出好价钱，缺乏战略性部署，在遭遇专利诉讼时就会缺少有力武器。现在跨国公司普遍采取的是“核心专利+外围专利”、“基础型专利+改进型专利”的专利策略，不仅保护自己的原创发明，而且围绕竞争对手的专利技术大量申请改进型专利，甚至为了迷惑对手开展“稻草人”专利，形成大量的专利族以增加自身在商业竞争中的筹码。因此，处于知识产权保护“上升期”的企业而言，应当一边集中力量投入研发，提升原创性专利的数量和质量，一边对竞争对手的专利围剿实施突破，结合专利收购的需要，逐步改变盲目、散乱的点状布局，有意识、有重点地开展专利体系布局，以保护创新成果为目的申请专利，形成一批疏密相济、具备商业制衡能力的专利群。

第四，在哪里申请专利。专利权的地域性限制决定了专利只在提交专利申请并获得授权的国家得到保护，在该国以外，专利不受申请国的法律保护。企业要想在申请国或地区以外获得专利保护，只能申请向该国以外的其他专利授权机构申请专利。由于涉外专利申请手续繁琐且费用较高，因此申请人在决定是否提交涉外申请时应当量力而行。通常考虑的因素包括：企业产品生产所在地，产品销售地以及竞争对手所在地等。

2.专利质量管理

企业在重视专利申请数量的同时应特别关注专利申请质量的提升，减掉专利申请量的“虚胖”，做到专利申请“量质并重、质量优先。”③《国家知识产权局关于进一步提升专利申请质量若干意见的通知》国知发管字［2013］87号。

第一，充分挖掘专利信息中的“富矿”。为了更加准确地抓住主要发明点，既确保相关专利的权利要求保护范围尽可能大，又确保相关专利在严谨的权利要求组合设计中获得尽可能稳固的法律稳定性，在专利信息的挖掘时，从研发项目技术分解的角度看，可以对研发项目需要达到的技术效果或架构进行逐级拆分细化至每个技术点；或者从特定的技术创新点出发，找出与该技术创新点相关的关联技术因素，针对相关关联技术因素，适当对其进行多技术纬度扩展，找出可能存在的外围发明构思，为进一步检索查新聚焦目标。

第二，重视提高专利申请文件质量。技术交底书是撰写专利申请文件的基础，在撰写技术交底书时，应具备以下三个基本要素。一要描述对现有技术的缺点；二要描述发明采用的技术方案；三要描述发明技术方案的有益效果。此外，在文件方面，企业需参照相关的专利法律法规要求，对技术交底书所包含的实质技术内容和提交文本格式进行统一规范。

第三，重视专利内部评审与对专利代理质量的管控。对于拟对外提交专利申请的技术创新成果，企业应制定专利评审或筛选的标准，④在我国可以申请专利的种类有发明、实用新型和外观设计。这三种专利形式各有其特点，企业应根据自身技术创新成果特点，根据我国《专利法》对这三种专利的不同要求选择适当的专利申请种类，在具体实践中，企业可以同时申请两种或两种以上专利保护形式，以使各种专利申请形式取长补短，另外，企业还可以利用我国《专利法》中国内优先权的规定，实行申请种类的转换。建立内部审批流程，并组织专利管理人员、技术专家、市场人员等对专利申请进行筛选分级，加大对高质量专利申请的资源倾斜，对其中有国际市场前景的，应考虑进行国际专利的布局；对于专利管理人员不足、专利申请量大或不具备撰写专利申请文件能力的企业来说，可以委托专利代理机构代为撰写相关申请材料并提交申请。企业在比较择优代理机构时，对于过去没有业务往来的专利代理机构，可以通过对实际案例的撰写，评估其业务能力；对于过去存在业务往来的专利代理机构，可以对本企业以往授权专利进行定期梳理，统计出授权专利位居前列的专利案件承办人，将案件委托给该代理人所在的机构并指定该代理人办理业务。另外，评价专利代理机构的能力，也可以利用专利信息对目标专利代理机构进行检索等方式来完成。⑤比如，对目标专利代理机构进行检索，查看其代理过的专利申请的数量、专利类型比、被代理人分布、行业分布、以及其所代理的发明专利公开授权比等指标，从而快速确定代理机构的代理质量，可以缩短筛选周期，并减少不必要的损失。在确定代理机构后，务必签定“委托合同”或“委托协议”，明确责任和义务，并加强沟通,尤其是在对申请文件审核和答复审查意见的审核环节。此外，应制定严格的管理流程和审核标准,定期对代理人和代理机构的代理质量进行评估，从而确保案件质量。

第四，突出专利考核指标及奖励机制的质量导向。企业应充分发挥专利奖励政策的激励引导作用，对在技术创新和专利技术标准化、产业化等方面做出突出贡献的专利权人和发明人给予奖励。同时，将专利申请质量指标纳入工作考核指标，并作为人才引进及职称晋升的参考依据。

（二）专利运用的管理

企业专利运用水平，从低到高可以分为三个阶段。⑥朱涛：《试析如何提升企业知识产权运用能力》，载《2012年中华全国专利代理人协会年会第三届知识产权论坛论文选编》，知识产权出版社。专利保护阶段——这一阶段以保护自身产品、防御侵权风险为主，例如确立核心专利和外围专利的分布、回避侵权等；专利经营阶段——这一阶段以专利创造利润为目标，包括专利的实施、转让、合作、交叉许可、融资等；专利战略阶段——这一阶段是提升竞争优势，例如建立企业专利联盟、形成专利技术标准、垄断市场等。专利的运用不仅是企业的事，也不仅是政府的事，需要全国上下统一行动，专利、财政、金融、科技等相关部门通力协作。因此，企业应借助政府、高校、中介等各方力量，从资金、人才、制度等多方面助推专利的转化和增值。

一是努力提高核心技术领域的专利实施率。立足于市场需求和产业优化升级，加快核心技术专利的实施步伐，通过专利成果的广泛应用，加快提升我国企业的竞争能力和整体素质。二是加强企业内部及企业之间的合作与联合，通过组建技术联盟和专利联盟，共同实施专利成果，有效带动上下游配套产业的发展与成熟，形成合理的产业链和市场营销群体优势。三是重视产学研结合，争取地方政府、高校及科研院所的支持，通过共同努力实现企业、高校和科研院所的人力、物力和财力的最佳组合和技术资源的优化配置。对于科研机构已经开发并已取得专利的技术成果，凡具有市场潜在价值的，企业可以直接购买，并利用自身优势和条件尽快将专利成果转化为现实生产力。四是适时开展专利投资和许可证贸易，以科学的专利价值评估为前提，鼓励专利成果的资本化运作，重视开展专利的许可和转让。五是主动参与国内外行业标准的制定，及时将拥有自主知识产权的核心技术和关键技术上升为国家标准和国际标准，取得标准制定的话语权 。⑦《大力加强知识产权工作努力提高中央企业核心竞争力》，黄淑和在中央企业知识产权工作会议上的讲话，2007年9月27日，http://finance.stockstar.com/GC2010080230000576.shtml，最后访问时间：2014年2月。

（三）专利保护的管理

加强企业专利保护，应当立足于专利风险的防范。一般而言，企业首先应对可能出现的风险点进行系统排查和归纳，然后对排查出的风险进行评估定级，最后针对风险可能发生的几率提出应对解决方案并施行。

第一，在专利风险梳理时，首先应查找出造成企业专利风险的主要原因。比如：企业的专利信息管理不完善，怠于专利申请或申请不当，专利权属不明，员工保密意识不强，未按规定实施专利许可、转让或所销售的产品侵犯现有专利权被禁售等。针对风险产生的原因采取相应的措施：一是通过建立一系列的管理制度，规范企业在专利战略制定、专利研发、专利申请、专利实施、专利许可转让、专利融资、人才引进与离职等环节的要求，比如，在专利申请管理制度中明确对职务与非职务、与外单位合作开发等的专利申请权属的管理，对确定申请专利保护的职务发明创造，必须在取得专利申请号后方可进行科技成果鉴定（验收）、成果奖励申报、成果交流等；在员工签订人事合同及办理离职时明确保密义务及根据不同职级制定相应的竞业禁止限制及期限等条款；在专利收购与许可时需事先进行专利尽职调查等。二是通过营造专利保护的企业文化，加强员工的专利保护意识和风险防范意识培训，倡导员工在积极创新的同时尊重他人的智力劳动成果。

第二，在风险应对策略上，建立专利保护应急预警机制，根据不同风险水平的专利确定应对策略，并选择相应的应对措施。具体可以将应对策略分为风险避免、风险转移、风险降低和风险接受。对于可以规避设计、提起无效、进行专利许可的，尽量进行风险规避，以确保风险不发生；对于可以向委托或合作开发方、零部件供应商转移的，应通过采取积极控制措施，将专利风险转移给其它主体；对于可以通过专利挖掘、专利购买、企业并购、企业联盟等措施提高企业抵御风险能力的，应通过采取控制措施，降低风险发生的可能性；对于在风险发生可能性较小且承担比控制更经济时，可以对风险暂时不采取控制措施。在专利受到侵权时，在必要的情况下，可以通过仲裁或者诉讼的方式解决专利纠纷。

（四）专利综合事务的管理

专利的综合事务管理主要包括专利管理的组织机构建设、专利企业文化建设、专利经费成本、档案、制度、合同、信息、奖惩、专利维护、价值评估、人才培养等专项内容。

第一，建立健全专利组织机构和制度建设是企业专利工作的前提。从组织结构看，企业可以设立专利工作的最高管理机构，如专利管理委员会等，由企业主管领导担任主任，各部门负责人担任委员，日常通过定期召开例会，审议企业专利发展战略、工作纲要、年度计划等；在管委会之下，设立具体负责专利规划实施和专利业务开展、考核的专职业务部门，该部门向管委会定期汇报和负责。同时，专利部门还应与其平行的研发部、市场部等相关部门进行横向业务交融，实现部门之间的联动，使专利管理工作贯穿于产品的研发、生产、销售、对外合作等各环节。实践中，企业专利部门在企业内部组织体系中通常存在专利部门隶属于研发部门、隶属于科技管理部门、隶属于法务部门及独立设置等模式。在专利部门内部岗位设置上，一般有按专利管理业务属性设置专利部门的，如：根据专利创造、运用、保护和管理的过程设立对应各阶段的岗位；也有按企业产品所属技术领域设置专利部门或交叉适用上述两种依据设立专利内设机构的情况。不同的模式各有优点，企业可根据自身需要选择。在制度建设上，企业专利管理工作主要涉及技术研发、专利申请、风险管理、人事管理、财务管理五大类，本文在上面的论述中针对专利管理的不同阶段也涉及到了具体管理要求。此外，国家知识产权局和中国标准化研究院联合起草并于2013年2月发布的《企业知识产权管理规范》对专利制度的制定提出了要求，企业在制定制度时可以参考。

第二，重视专利人才培养与文化培育是实施专利工作的基础。以人为本的管理制度和用人方法是确保企业专利工作顺利开展的前提，对于专利人才的管理主要应关注专利人才工作体制机制的健全。一是创新专利人才引进机制。企业可以通过与高校、科研院所开展合作交流，采取“走出去，请进来”等方式，吸引更多的国内外科技人才和懂技术、懂法律、懂经济、懂国际竞争规则的专利符合型人才参与企业科技创新和专利管理工作。二是创新人才评价激励机制。根据具体业务分工分别制定人才评价方法，建立公平公正的绩效考核制度，实行差别化激励，加大对关键岗位人才的薪酬激励，对在专利工作中做出突出贡献的人才予以表彰奖励；三是创新人才教育培训机制。在实践中，针对不同的培训对象开展分级、分类、分段培训，同时依托多层次的教育培训网络体系，树立全员自主、终身学习理念，探索形成符合专利人才特点的培养机制。四是创新文化培育机制。通过课程培训、案例研讨、参与专利经验交流等活动，在企业形成尊重和理解创新成果，崇尚创新、倡导诚信的价值观和文化观，树立理性的专利权利观，倡导以人为本的企业创新精神，开放思想，加强对外交流，促进专利活动的有效开展。

第三，加强专利管理信息化建设是企业高效开展专利工作的支撑。企业专利信息化管理分为外部专利信息和内部专利信息管理两方面。对于外部信息的采集，大中型企业可逐步建立企业专利信息数据库,有条件的企业建立企业专利信息计算机管理系统，缺乏条件建立专利信息数据库的企业，则可以依托社会专利信息中介机构与专利信息网络来利用专利信息。⑧冯晓青：《企业专利管理若干问题研究》，载《湖南文理学院学报（社会科学版）》2007年3月第32卷第2期，第20页。对于企业内部专利信息的管理，可以在企业内部建立专利管理分析信息系统，实现对产品从立项、设计、研发、总结、实施各阶段的全过程管控并实现对专利从提案到授权维护的全生命周期管理，使知识产权管理部门人员从事务性工作中解脱出来，成为专利管理、分析专家，提升专利管理工作水平，为企业决策层提供及时准确的专利数据信息，为决策提供有力支持。

三、C(Check)-对企业专利管理效果的检查

企业专利考评指标是评估企业专利工作实施效果的重要依据。目前,由于我国开展专利工作的时间还不长，大多数企业在过去几十年的时间正在从没有专利到拥有专利的阶段转变，而部分先行企业已经完成了对专利管理的基础工作，正逐步从拥有专利向运用专利提升企业竞争力甚至更高的目标前进。因此，在制定考核指标时,可以借鉴国家和地方有关部门发布的专利考评指标要求，但不应生搬硬套，一律采用“拿来主义”，应根据企业发展战略和专利规划的目标要求，从企业实际出发,“量体裁衣、量力而行”，采取分年度、分阶段，有计划、有步骤的工作方法制定考核指标，并根据企业发展及外部环境的变化定期评估并做合理调整。对于专利管理处于起步阶段的企业而言，在制定考评指标时应侧重于解决企业专利管理“从无到有”的基本问题。通过设定定量指标，以提高企业专利意识为出发点，以企业专利管理制度为建设重点，以提高专利数量为目标，以提升硬件条件建设为保障，主要围绕专利管理规章制度、机构设置和人员安排、产权管理、专利信息利用、专利战略、专利奖惩、专利资金投入增长率等内容展开。比如，“有无相关管理规章制度”、“有无专职管理人员”、“是否开展专利培训”、“专利申请、授权数量”等。对于专利管理已经有一定基础，并处于专利成长发展期的企业而言，在制定考评指标时应更侧重于对专利管理精度和深度的研究，从硬实力、软实力和效度三方面实现专利管理“从有到优”的转变。具体可以采用定量指标与定性指标相结合的方式，以提升企业竞争力为出发点，以加强企业专利转化和运营能力为重点，以争取国际标准制定的话语权为目标，以实现专利全过程信息化管理为保障，在原有基础上把指标“做精”。比如，“规章制度的全面性、是否与企业的实际情况相符合”、“专职管理人员的教育背景、管理能力及效果”、“专利培训的内容及对象”、“专利技术是否被纳入行业标准”等。同时，在考评指标中体现动态能力的评价思想，把专利转化与运营能力等动态指标作为企业专利管理的重点指标，强调对动态能力的考核。此外，可以借鉴“世界知识竞争力指数”中关于“知识可持续发展能力”、“世界竞争力年鉴（洛桑报告）”中“关于企业专利管理硬件基础的考察指标”，以及“全球竞争力报告”中“关于企业信息化管理能力和国际合作能力的考察”等内容，做到与国际同类指标接轨。

四、A(Action)-对企业专利管理工作的改进

根据检查结果对专利管理工作进行持续改进是企业专利管理循环的最后环节，也是重要的一环，企业应根据专利规划目标，以及检查分析的结果，对存在的问题制定和落实改进措施。在这一环节，首先，企业应营造良好的执行氛围。通过采取多种宣传渠道使保护专利的意识深入人心，建立健康的改进执行心态，打造良好的执行力。其次，建立“追踪问效”的目标管理制度和目标改进监控标准，通过定期或不定期考核监测实际绩效，实时跟踪检查改进情况，同时结合外部环境变化进行偏差分析与评估，并设计采取纠正偏差的措施。此外，利用执行工具（如绩效考核制度等）将改进情况与绩效考核挂钩，并采取相应的激励机制激发自控与自评的积极性，避免出现“说归说”、“做归做”，制定与实施“两层皮”的现象，确保责任层层落实到“一线”。对于在这一管理循环中沉淀积累的好的经验方法，企业可以通过制定相关标准固定成绩；对于在本轮PDCA循环中遗留下来无法全部解决的问题，经梳理转进下一个PDCA循环，如此复始，螺旋上升。