高职文秘专业《办公自动化》理论教学与实训

2014-06-01郁凯荣陈桃源

太原城市职业技术学院学报 2014年3期

关键词：文秘办公自动化办公

郁凯荣，陈桃源

（南京工业职业技术学院文理学院，江苏南京 210023）

[实习与实训]

高职文秘专业《办公自动化》理论教学与实训

郁凯荣，陈桃源

（南京工业职业技术学院文理学院，江苏南京 210023）

高职文秘专业主要培养具备较强的文秘专业知识和技能，熟悉掌握办公自动化软件及各种现代办公设备的使用，能够胜任中小企业办公室工作，协助处理相关事务，为决策提供服务的高级技能型秘书人才。在文秘专业开设《办公自动化》理论与实践课程既是专业要求，也顺应了市场的需求，培养了学生实践动手能力，提高了学生的专业技能。论文从《办公自动化》课程设置、教材选用、实训环节及实训条件建设等方面剖析了理论教学与实训的过程。

文秘专业；办公自动化；理论；实训；教学

根据高职院校人才培养目标“培养具有一定的理论知识和较强的实践能力，面向基层、面向生产、服务和管理第一线等的实用型、技能型专门人才”，在文秘专业开设《办公自动化》的理论与实践教学课程。通过对这门课程的学习和实践，达到如下的目标:首先，使学生能较为全面地了解和熟悉现代办公自动化业务，其次，掌握现代办公自动化相关软件的使用与运用，掌握现代办公自动化相关设备的使用方法，从而能够高质量、高速度地完成办公自动化相关工作的能力。

一、课程总体设置与教材选用

1.总体设置

高职大一第一学期就开设《计算机基础》，使得大部分学生已基本掌握了计算机的基本知识，具有了基本操作能力。根据我校文秘专业人才培养方案，《办公自动化》分为理论教学和实践教学两个环节，理论和实践均安排在第二学期进行，其中理论32学时，在学期的前八周进行教学，实践24学时，一般选择一周时间进行集中实践。

2.教材选用

根据高职特点，我们选用高职高专规划教材《办公自动化系统》（清华大学出版社出版）作为理论教材，同时选用《常用办公软件综合实践教程》（清华大学出版社出版）作为实践教材。另外，任课老师还可以根据实际需要自编一些学习资料。

二、理论环节

1.内容安排

该课程理论部分主要包含办公自动化概述、计算机的使用、OA软件（Office Automation，办公室自动化或自动化办公）使用、网络办公、办公自动化常用设备等五个大项内容，具体安排如附表1所示。

2.学习目标

（1）办公自动化概述。要求学生掌握办公自动化的含义及发展；了解办公自动化系统及应用；熟悉办公自动化系统的作用及OA平台的结构。

（2）计算机的使用。要求学生了解计算机的主要性能指标；掌握Windows XP操作系统的基本知识及操作方法；掌握压缩软件、Adobe Reader文件阅读软件、汉字输入法的使用方法。

（3）OA软件使用。要求学生了解办公过程中文档处理的各个功能工具，掌握不同文档的创建方法；掌握创建和编排文档过程中的各种技巧；了解工作簿、工作表、单元格的知识；掌握公式和常用函数的运用；掌握对数据表中的数据进行数据分析与处理的方法；能够熟练创建演示文稿；掌握演示文稿的制作方法；了解和掌握数据库、Access表、查询、窗体与报表的概念。

（4）网络办公。要求学生掌握计算机网络的拓扑结构及组成部分；了解局域网、广域网、网络安全的基本知识；掌握办公局域网上资源共享、搜索与下载网络资源的操作方法，了解电子邮件的基础结构，掌握收发邮件、杀毒软件的使用方法。

（5）办公自动化常用设备。要求学生了解打印机、扫描仪、复印机、传真机等办公设备的工作原理及分类；掌握打印机、扫描仪、复印机、传真机等办公设备的使用与维护方法。

三、实训环节

高职文秘专业学生通过学习《办公自动化》课程应具备的职业能力的要求是：能熟练使用计算机的一些常用软件，能对计算机进行日常的管理和维护。能熟练操作，使用现代办公的常用设备，能对这些设备进行日常维护与修理。注重学生动手能力和实际操作能力的培养是高职教育的重要手段和方法。改变教学方法和评价导向，协同一致地向有利于提高这一职业能力的方向迈进,使学生在走出校门之前能熟练地掌握本专业的职业技能。

1.内容安排（见附表2）

2.能力目标

（1）办公中的文档处理。了解Word的安装过程，掌握Word的启动与退出，了解Word的窗口和工具栏，熟练掌握Word文档的建立、打开、保存和基本编辑操作，掌握使用“帮助”学习的基本操作。掌握视图和标尺的使用方法，熟练掌握字符格式排版（字体、字型、字号设置等）、段落排版（段落对齐、段落缩进、行间距设定等）和页面设置（页边距、页眉、页脚、页码的处理等）操作，掌握对文档打印预览的方法，了解文档的打印过程。熟练掌握简单表格与复杂表格的建立过程及编辑操作，掌握表格自动套用和文本对表格的自动转换，了解表格数据的基本处理方法。掌握图文混排（插入剪贴画、图形文件、艺术字等）、图形绘制和分栏排版操作，了解公式编辑器的使用方法。

（2）办公中的表格数据处理。了解工作表和工作簿的概念，区分“绝对地址”和“相对地址”的概念，掌握工作表和工作簿的基本操作，掌握公式计算和常用函数的使用。了解数据排序、筛选、分类汇总的概念，并掌握相应的操作过程。了解图表的类型、透视表的概念，掌握图表和透视表的建立过程与使用方法。

（3）办公中的演示文稿制作。掌握PowerPoint的启动与退出，了解PowerPoint窗口的组成，熟练掌握演示文稿的创建、处理和放映等操作。掌握PowerPoint的模板与母版，了解PowerPoint动画设置，熟练掌握表格和图表（表格、图表、组织结构图、流程图）等操作。

（4）网络办公。通过学习实践，掌握信息浏览和交流的途径和方法，熟练掌握资源的上传和下载及其应用工具软件；会安装电脑安全软件并会熟练使用软件进行电脑安全维护，学会制作简单网页的方法及其应用工具软件。

（5）办公自动化常用设备。掌握打印机、扫描仪、复印机、传真机等办公设备的工作原理、安装、维护及使用方法。

3.职场目标

通过办公自动化理论和实践的教学，学生可以在良好的办公自动化环境中完成课程项目，并在其毕业后可以非常得心应手地完成各项办公业务。

四、实训条件建设

针对《办公自动化》课程理论与实践教学，学校建有办公自动化实训室，配备有一定数量的计算机、打印机和网络设备。还配有复印机、传真机、碎纸机等，以实现更多的办公自动化应用功能。这样，从其基本功能而言，可以满足办公自动化课程教学的基本要求，学生可以在老师指导下进行输入训练、编辑排版、打印等基础实训。（见附表3）

高职文秘专业目标是培养一批能够胜任企业办公室工作，协助领导处理相关事务，为领导决策及实施提供服务的高级技能型秘书人才。随着信息技术的高速发展，无论政府机关、企事业单位还是商业服务领域，各行各业的工作都已经离不开信息通信技术与现代办公设备。办公自动化已广泛应用于社会各办公领域，成为现代办公不可替代的手段。能够熟练地操作和使用计算机，能熟练运用现代办公设备及办公软件，并能对办公设备进行一般的维护和保养是秘书专业人才的基本能力，也是文秘专业人才培养的专业能力要求。在“工学结合、学做合一”办学思路指引下，文秘专业开设《办公自动化》理论与实践课程符合市场和社会的需求。

[1]王改香.高职院校《办公自动化实践》课程改革初探[J].湖北成人教育学院学报，2011（5）:135-136.

[2]卢志标.高职院校文秘专业办公自动化课程实践教学探讨[J].张家口职业技术学院学报，2008（1）:36-39.

[3]方艳.基于工作过程系统化课程体系下办公自动化实训室的建设[J].广西轻工业，2011（8）:167-168.