探究物资企业合同履行情况的常态化管理

黑龙江省大庆油田物资公司采油设备分公司 周敏

合同管理包括合同签订、合同履行、合同承付等环节。在以往的工作中，合同管理的重心偏向于合同签订，因为无论从选商、选型，还是到定价、订立合同条款，都是非常重要的，但实现对一份合同有效的、全面的管理，仅仅如此，是远远不够的。合同签订仅仅是一个开始，如何有效地履行合同，跟踪合同的履行状态，使企业的利益得到最大化，就需要实现对合同履行情况的常态化管理。

1 合同履行情况的常态化管理理念的提出及其必要性

绝大多数的物资企业，特别是一些国有企业，都存在这样的情况，合同签订前投入大量精力，合同签订后就完事大吉，而合同是否履行，履行情况如何，对于历年未完结的合同尚有多少未完成，是否需要继续履行这一类的情况在管理上相对欠缺，对于企业合同的履行状态也不够明确。而这种状态对于物资企业而言，不仅导致了大量资金、人力的浪费，对企业的持续发展，也起到了阻碍作用。

合同履行情况的常态化管理，即对于已签订的合同在其履行过程中，给予有效的跟踪监督，定期(通常为一个月)了解合同的履行进度，并根据进度情况随时制定相关的管理措施。

合同履行情况的常态化管理这一理念的提出，有助于物资企业在最短的时间内以最高效的方式完成合同的履行，其最终目的是为企业缩短业务周期、加快资金回转、提高经济效益。

2 实现合同履行情况的常态化管理的策略

2.1 根据合同的完成情况进行合同状态分类

对合同进行归类可以更加清晰而直观地划归合同，可对后续的工作起到关键性的作用。

根据合同的完成情况可将合同分为四种状态:履行完毕合同，继续履行合同，不再履行、需做解除的合同，不再履行、质保金未付的合同。

(1)履行完毕合同，即该合同物资在履行期限内全部验收完毕。此类合同可在后续的工作中逐步实现对于供应商的承付。通过对履行完毕合同的统计可了解企业合同执行完成率。

(2)继续履行合同，即该合同部分履行，尚有部分物资未到货验收。通过与供应商、用料单位沟通，确定此合同仍继续履行，此类合同是实现合同履行情况的常态化管理的重要考查部分。在定期的清查过程中，予以关注，针对具体原因采取相应措施，从而加快合同的履行速度。

(3)不再履行的合同，根据质保金是否承付，可分为以下两类:不再履行、需做解除的合同，不再履行、质保金未付的合同。从系统中提取相关合同的质保金信息，如质保金是否承付、何时承付等相关数据，进一步细化合同状态是否需要做解除。质保金未到期的合同，在后期的清理过程中对质保金承付情况予以关注。质保金已承付完毕、需要解除的合同，联系供应商作相关的解除事宜。

2.2 实现合同履行情况的数据表单化

2.2.1 建立历年合同履行情况总表、明细表

按照合同状态不同，将合同按不同年度分别建立履行情况总表、明细表。具体内容如表1所示:

表1

通过数据表的方式，可以对企业合同履行情况进行量化分析。以2013年数据为例，该企业2013年共签订合同1591份，截止统计日期，履行完毕合同1283份，占合同总比例的80.64%，继续履行合同157份，占总合同比例的9.87%，不再履行、需做解除的合同33份，占总合同比例21.02%，不再履行、质保金未付合同118份，占总合同比例7.42%。

在合同履行情况明细表中，可以看到1591份合同的履行情况具体可了解的内容，如表2所示:

表2

在具体落实情况中，填写调查得来的有关该合同的履行信息。如经过调查表明，继续履行的合同，尚有几项物资未履行，预计何时可完成，对于不继续履行的合同，也会标明无法履行的具体原因。下面根据对不履行合同的调查，可将其原因归类为以下几方面:

(1)计划上报与实际需要不符，导致合同无法继续履行；(2)用料单位资金不够、超预算，导致合同无法继续履行；(3)计划报完后，实际生产中不再需要此项物资，导致合同无法继续履行。

2.2.2 建立用料单位、供应商的合同执行率排名表

根据用料单位、供应商的合同签订情况，统计其合同履行的履行比率，并进行排名，针对排名情况定期对用料单位及供应商进行监督，对于排名靠后的供应商在季度、年度考核中予以考量，合同履行力度不高的供应商可视情况减少其业务量，或做降级处理。以此为依据，督促供应商积极参与到合同的履行过程中，从而加快合同履行速度。具体内容如表3所示:

表3

2.2.3 建立合同交货期内供应商供货情况排名表

交货期内供货情况排名表是统计在截止交货期内，供应商签订合同的交货情况，以供应商在交货期内所应交货的金额与签订的合同总额进行比较，测定其交货比率，见表4。

表4

事实上，在物资企业中，交货期内供货情况并不好，根据以上排名表，可以通过调查得到供应商无法在交货期内供货的原因主要有以下几方面:

(1)由于用料单位库存有限，无法存放大量物资，因此，只有在需要用料的时候，才要求供应商送货，否则不予接收；(2)供应商已经按期供货，但用料单位迟迟不做验收，导致很多上半年交货的，要等到下半年才能验收；(3)用料单位对收到的物资需要报检，待报检合格后方可验收，因此拖延了系统中上传验收的时间；(4)用料单位对收到的物资使用一段时间后，确保质量不存在问题，才予以验收。

由此可以看出，由于种种原因导致供应商与用料单位双方对于按期交货的履行都不严格，除了实际客观因素外，也与双方在思想上对合同的法律性、严肃性意识不足有关。考察供应商能否按交货期供货，一方面是加大合同严肃性的要求；另一方面，也可考察该供应商的供货能力，为评定供应商以及企业选拔更为优秀的供应商做数据参考。

3 结语

合同履行情况的常态化管理是一项长期的工作，对物资企业的合同管理工作在以下几方面进行改善:(1)通过对供应商进行排名，激发供应商积极性，加快结算进度；(2)定期对用料单位发布结算情况，加强了沟通，形成良好互动；(3)提炼有效数据进行分析，为企业领导提供决策参考；(4)缩短业务周期、加快资金周转速度、提高企业经济效益。

实现合同履行情况的常态化管理完善了物资企业的合同管理工作，使用料单位、供应商积极配合合同的履行，实现了物资企业与用料单位、供应商三方面在合同管理上的一致性，使合同管理工作实现了闭环。

[1]魏杰,王波.企业文化创新的成功之路[J].管理世界,2001(2).