浅谈网络环境下的档案信息创新与社会服务

梁焕芳

摘 要：当今世界，人类社会正面临知识经济和信息社会的急剧变革。以互联网为基础的信息技术、信息产业正在以惊人的速度渗入到人们的社会生活中。传统的档案管理模式已经跟不上信息时代的步伐，档案信息管理的创新与服务已经刻不容缓。笔者就网络环境下的档案信息创新与社会服务中需要处理好的问题展开探讨。

关键词：网络环境； 档案； 信息； 创新； 服务

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2014）-01-0112-01

一、创新档案信息服务观念

“创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达不竭的动力。”观念创新最重要的就是树立对信息及信息需求的自觉认识。档案是一种宝贵的信息资源，所以，档案工作者不仅要有档案的意识，还要有信息的意识。只有这样才会重视维护档案信息及载体的完整与安全，才会关注档案的信息内容及价值，从而能够提供有效利用。从这种意义上讲，档案工作者其实也是信息工作者、信息服务者。

在当前网络环境下，档案信息利用与传播面临着商品经济和信息社会的双重挑战，社会公众不再以档案管理部门所提供的传统性档案利用方法为满足，而是要求在更大范围、更高程度上实现档案资源的社会共享。为了优质高效开发档案信息资源，满足文化建设的信息需求，档案工作者必须树立起信息意识。要解放思想、创新观念，勇于改革，善于创新和实践，开展多层次、多渠道档案信息开发与利用。要认真分析信息化建设对传统档案管理模式带来的冲击，在不断提高档案管理与利用现代化水平的同时，利用档案资源共享政策与环境，实现档案资源的合理配置。同时档案部门应在做好基础工作的同时，把主要精力放在档案信息的开发与服务这一环节上来，逐步建立起一个完善的档案信息化体系。

二、創新档案信息服务网络

首先，要建立档案信息资源网络管理体系。

目前，国内许多档案部门开通了互联网利用服务，从而为社会和单位利用档案等提供了很大的便利性。要创造条件加快档案信息资源管理的网络建设，一是可以从科学性、实用性出发，建设完善一批内部局域网，即馆自建的数据库网络。它容纳自建的各种数据库并可与馆外网络连接，实现联机编目、检索。比如建立市地级综合档案信息资源体系，以市地级综合档案馆为中心，辐射各县区档案馆及开发区，然后再以各县级综合档案馆为中心，辐射各乡镇及开发区档案室，形成资源共享的格局。二是在此基础上创造条件建立全国性的标准化的网络系统，即建立国家档案信息资源体系。形成全国信息开发利用网络，提高档案信息开发国际问题的经济效益和社会效益。通过加强馆际合作，实现资源共享。不断完善档案网络管理体系，是网络档案服务又一不可或缺的条件。

其次，要运用现代信息技术手段进行档案信息资源的开发，这是提高档案信息开发和利用质量的重要手段。只有利用现代化的技术手段来管理档案、利用档案，才能让档案工作者从繁重的手工劳动中解脱出来，才能让有效的档案信息资源合理管理与利用成为现实。

（一）建立档案信息资源数据库建设，尤其是电子文件数据库建设

在网站上实现电子文件的管理与利用，实现档案信息资源数字化。其优点是覆盖面广，内容丰富，利用率高。如：输入目录管理数据库，在网上公开部分档案目录，方便查询检索；建立数字化视频档案数据库，可以将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档，以便于宣传和利用。

（二）实现电子文件的自动上传收集

在当前的网络环境下，很多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统纸质档案收集工作的模式，研发电子文件全文自动上传归档系统。比如在计算机上利用该软件，建立电子文件自动上传的工作窗口网页，在第一时间将其收集，并在系统的服务器上归档。对于广大的人民群众，足不出户就可将电子文件全文自动上传到档案服务器归档，而不需跑到档案管理单位，也不必交任何光盘或软盘，同时也大大提高了档案工作者的效率。

（三）开展实施现行文件阅览服务等在线服务

社会的信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。另外随着改革开放的不断深入，公民出于维护自身合法权益、投资兴业等需要，希望能够更加便捷地了解到有关政策信息。到档案部门查阅党政机关及有关部门制定的文件的人员逐年增多。相关的档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、在线查阅等服务方式，让利用者受到最大限度的服务便利化。

三、完善网络化信息服务环境建设

（一）开发经济建设相关信息服务

对于档案信息的开放和开发，档案工作者应当树立服务意识和产业意识，面向经济建设主战场主动出击。如在汇编专题方面：可以开发科技信息，使企业引进开发先进技术产品；开发经济信息，帮助企业结构调整服务；开发法律信息，为企业维护合法权益服务；开发市场信息，为企业提供营销机会；开发房地产信息，为城市改造和建设服务等。

（二）网络环境下信息服务的反馈渠道

档案利用效果的信息反馈，是了解和掌握档案社会价值的客观依据，也是做好档案信息利用与开发的重要前提。通过反馈信息资源开发利用所产生的结果，进行分析研究，能使档案部门在网络环境下及时了解、掌握档案信息利用动态，不断改进与加强现档案信息服务工作，提高网络环境下档案信息服务质量。例如，企业可以通过产品经过用户使用之后的效果反馈，可以评估能否适应市场需求，从而采取相应的改革措施进行自我调节，改进工作目标。所以档案部门应加大对利用者的宣传教育力度，提高利用者做好档案利用效果信息反馈工作的自觉性、积极配合性。