浅谈商贸企业台账在与上下游企业沟通中的意义

张帼

摘要：为了实现持续获利，保证持续的发展，企业必须与上下游企业建立良好的沟通，以便及时调整经营策略。商贸企业台账在企业经营过程中起着重要作用，尤其是在与上下游企业的沟通过程中，更是不容小觑。本文主要介绍了商贸企业台账，和它在与上下游企业沟通中的重要意义，以及从中获得的启示。

关键词：商贸企业 台账 企业沟通

▲▲1.商贸企业台账的含义、作用、设置

1.1含义

商贸企业，也叫做商业零售企业，指的是不自产商品、设有营业场所或柜台，直接面向最终消费者的商业零售企业。其中，最具有代表性的商贸企业包括常见的百货商场、零售商店、超级市场等直接从事综合商品销售的企业。

企业台账是辅助账簿的一种。虽然它不属于会计核算中的账簿系统，但是，它在企业加强某方面管理以及了解某方面信息时，发挥了重要作用。企业台账并没有设置严格的编号、固定的格式账本。因此，企业可以根据自己的情况，自行设计符合自己企业情况、可以详尽反映信息的台账。这就体现出企业台账具有极大的灵活性与个体性，它不拘于统一格式，而是意在更多地、更详细地反应企业信息。

1.2企业台账的作用

商贸企业台账对于企业本身管理具有十分重要的作用。

首先，因为它是一种流水账，因此详细记录了进销情况，包括进销量、进销品种、进销价格，它能够帮助企业了解进货情况、存货情况、销售情况；其次，它能够根据销售情况，指导企业及时调整进货与供货数量及品种，洽谈进货价、修改销售策略，对商贸企业的持续发展起着重要作用。最后，台账也是企业的工作督查表，帮助管理者监督、规范员工的工作，对加强企业的内部监督与控制，完善企业对员工的绩效考核也很重要。

1.3企业台账的设置

企业台账主要有销售管理、财务管理、人事管理、行政管理等几大类。对于商贸企业来说，因为销售时主要盈利来源，因此销售管理台账是企业账簿非常重要的一部分。

▲▲2.商贸企业台账与上游企业沟通中的意义

建立良好的上游企业关系，是维护企业持续发展的关键。上游企业为商贸企业提供稳定的货源，关系着企业是否能够持续拥有稳定的成本和盈利空间。商贸企业对于上游企业的变动所做出的反应是十分明显的，所以，和上游企业建立良好的沟通十分的重要。企业台账是商贸企业与上游企业购货沟通的依据。商贸企业台账在与上游企业沟通中具有重要的意义，其中主要有一下几点：

2.1判断上游企业供货能力，构建稳定的贸易链

企业以台账作为与上游企业进行沟通依据，判断上游企业的供货能力，从而构建稳定的贸易链。

商贸企业想要盈利想要发展，前提是必须有稳定的货源供应。建立稳定的货源，才可以满足顾客的需求，企业也才能建立更加合理的销售结构，才能有效地控制成本，提高效率、增强竞争力。如果顾客所需的商品没有，或者顾客的需求不能持续供应，毫无疑问会为自己的竞争者提供了可乘之机，进而造成顾客的流失。在与上游企业沟通过程中，商贸企业在经营过程中的企业台账，是企业确定进货策略的关键。上游企业也有自己的生产销售计划，过多的生产会造成商品的积压，过少的生产会造成顾客的流失。上游企业的产量、品种同样受到严格的控制。这就要求企业与上游建立良好的沟通，根据企业台账及时了解销售情况，并反映给上游企业，建立平衡稳定的货源结构。

2.2引导双方确定交易计划

从销售管理台帐上可以看出，哪类商品以及什么品牌盈利较大，则要与上游企业及时联系购进。它指导企业有计划地订购商品，保证足够的商品存货量，提高企业的盈利水平。

根据商贸企业台账，企业可以对过去的进销情况进行分析，并对未来销售情况做出预测，制定进货方案。商品的销售往往会分淡旺季，在进货时，根据以往的进销记录，可以粗略的估计出下一阶段的销售情况。虽然商品的销售也会因为各种不确定因素的影响，但是，根据这种方法做出的估计，是下一阶段进货情况的判断依据。上游企业也会根据往年的下单情况，判断今年的生产情况，从而形成一个较为平衡的商贸链。但是，这也要求企业台账的真实性与规范性，如果数据失真，那么就很难对未来商品销售做出准确预测，很难进行及时的调控。这就要求企业相关人员进行准确、客观的记录。

▲▲3.商贸企业台账与下游企业沟通中的意义

商贸企业对下游企业的销售收入是商贸企业盈利的主要来源，持续的需求是企业获取持续利润的基本要求。与下游企业的有效沟通，可以促使商贸企业确定正确合理的营销策略。上面说到，如何确定合理的购进方案是企业经营的重点。下面将谈到，如何获取持续稳定的需求，同样也是企业在营销时要解决的重点。由于商贸企业无法与众多的下游顾客进行沟通，而企业台账详细的记录了历史交易情况，因此，企业台账便成为企业与下游沟通的桥梁。

3.1指导确定合理销售价格

商贸企业对下游进行销售时，价格的确定很重要。在企业确定销售价格的时候，一方面要遵循市场需求规律与市场规则，确定合理销售的价格；另一方面又要根据不同地域、不同时期的具体销售情况，灵活调整价格策略。

下游企业以往对商品的需求，包括商品种类、需求量、交易价格，全都在台账中得到反映，企业台账成为双方沟通的一个平台。前面说过，企业台账实际上就是一个流水账，它详细客观地记录了各种销售情况。因此，管理者不仅会把企业台账看作是对下游销售的记录，同样也当做是对未来需求的预测。根据对下一期销售的预测，商贸企业会对销售价格进行一个调整，或者进行打折，或者进行捆绑销售，以满足下游的需求。与此同时，企业台账是对本期销售做出评价的根据。有本期与前期的销售情况进行对比，可以发现销售情况的变化，进而评价本期销售价格是否合理，是否有进行新一轮的价格调整的必要。

3.2指导营销方案

企业的管理者通过销售管理台账的内容，了解到商品销售情况后，一定要及时地反思营销方案，修改不足、扩大优势，通过改进现有的营销计划来对市场的需求做出反应。这是对下游顾客需求的有效沟通方式。商贸企业无法一对一的与下游企业进行沟通，但是根据销售台账，管理者就可以了解近期下游企业的需求情况。销售管理台帐上可以详细地反映出不同商品的销售情况，管理者对待不同的商品、不同的品牌，需要采取不同的营销方案。销量大的商品要多购进，扩大优势；销量小的要少购进，避免存货的积压；市场销售潜力大的、消费者认可度高的多购进，能够起到吸引顾客的作用；相反，市场销售潜力小的、消费者认可度低的少购进，能够节省成本。

与下游顾客沟通的目的，就是满足下游顾客的需求，而达到有效沟通的目的，就需要通过对台账有效的分析，调整营销策略，适应市场的需求变化。所以，商贸企业销售台账，可以说是企业与下游企业沟通的桥梁纽带。

▲▲4.目前商贸企业台账中的主要问题

首先是管理意识的不足。目前，许多企业对企业台账的重视程度不够，认识不到位，有的甚至认为台账的记录只是形式主义，对于企业来说无关紧要。因此，就出现了登记与操作要求的不合理现象。登记与操作的不合理，直接影响到台账的质量，影响了内容的真实性、详细性与客观性，进而使管理者无法做出正确决策，影响商贸企业的发展，台帐也没有发挥其应有的作用。

其次是商貿企业的台帐手段不够现代化，一些企业的台帐停滞在手工阶段，不能适应商贸企业对信息及时化更新的需求。

▲▲5.启示与建议

商贸企业台账对企业来说十分的重要，因此，企业要加强对台账的管理意识，规范台账的管理，对台账的填写、管理、保存人员要进行严格教育，提高台账的管理水平，强化管理制度，增强台账真实性，充分发挥台账在商贸企业与上下游沟通中的作用。同时也用该利用网络建立网络电子台帐，实现与上下游企业的衔接，把握上下游企业的需求信息。

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