医院档案管理的优化路径探析

练丽珠

[摘 要] 档案管理是医院管理中不可或缺的重要组成部分，档案资料是医院科技研究、人事管理、医疗救治的记录，是医院文明水平的体现，对改善医院服务水平具有一定的助推作用。本文主要对当前医院档案管理存在的问题进行了分析，并针对性地提出了优化管理的路径，以期为推动医院档案管理尽一份绵力。

[关键词] 医院；档案管理；优化路径

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 12. 060

[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）12- 0096- 02

1 医院档案管理工作中存在的问题

1.1 档案管理现代化意识不强

在市场经济的浪潮下，医院部分领导和工作人员对档案管理现代化的了解仅浮于表面，对档案管理的意义和作用不甚明了，未树立档案管理现代化的意识。更为严重的是，有些领导对档案管理现代化建设采取轻视的态度，未在人力、物力上给予支持。导致医院档案管理模式落后，仍处于手工整理档案的阶段，阻碍了档案管理现代化的步伐，影响了医院档案作用的发挥。

1.2 医院档案管理制度不健全

当前，多数医院存在档案管理制度不健全的问题，有些医院制定了档案管理制度，却并未依制度行事，档案管理流于形式；部分医院档案管理规范化程度不足，对档案管理的内容和要求未做明确规定，立卷、归档的流程不明晰[1]。各个医院往往根据自己的理解设定档案管理的模式，很多档案管理的关键内容却被忽略。由于制度上存在缺陷，许多重要的档案资料未进行统一管理，导致档案未得到有效利用，档案管理与信息管理的关联性降低，档案工作存在缺失，医院信息管理整合程度不高，档案管理科学性、规范性亟待提升。

1.3 医院档案管理机构不健全

由于医院存在一些历史遗留问题，以及受医院行业性质影响，医院档案管理的分类不够明晰。医院综合档案部门通常对文书、科技、音像类的档案进行管理，而与医疗看诊相关的医疗文书档案、病理切片档案等均由各个科室自主管理，档案管理呈现零散分布的态势，分工模糊、管理分散对档案管理的安全性和完整性构成了极大的威胁。在全院范围内设置单独档案管理机构的医院少之又少，尤其对于规模较大的医院，科室众多，档案统一管理困难重重。此外，由于档案管理机构不健全，导致档案管理监管力度不足，对各科室管理未能进行有效的监督、管理。

1.4 档案管理人员现代化管理知识较为缺乏

当前，就医院档案管理人员的整体水平来看，存在业务素质和知识结构普遍偏低的情况，档案管理仍处于手工模式，对现代化档案管理无论从理论知识，还是操作技能都存在较大问题，影响了档案管理的现代化发展，制约了信息技术与档案管理的融合。

2 医院档案管理的优化路径

2.1 增强档案管理现代化意识

第一，要对《档案法》进行深刻认识，树立医院工作人员档案管理的现代化理念，尤其对于医院领导更应将建设现代化档案管理作为己任。以往，部分医院领导对档案管理的认识存在误区，认为医院的主要任务就是救死扶伤，为患者送去福音，没有必要进行档案管理，更遑论构建现代化的档案管理。与此同时，对医院档案管理工作考核的力度不足，对档案管理工作中对档案人员、设施等的关注甚少，支持上缺乏力度。因此，只有加强医院领导对于档案管理现代化的认识，从理论层面，更新管理理念，认识到档案管理对医院发展建设的重要作用；在实践层面，将高新的信息技术融入到档案管理中，改进档案管理的硬件设施，将档案管理现代化建设作为医院管理的重中之重，这样才能有效促进档案管理工作的健康发展，以适应社会发展的需要。

2.2 健全档案管理制度

对于档案管理工作应采取严肃、认真的态度，由于档案具有条理性、类别性的特点，因此完善的档案管理制度对档案工作的顺利开展至关重要。医院应以《档案法》为依据，立足于本院的实际情况，对档案管理的规章制度进行制定、完善。明确档案管理的工作职责，上至领导干部，下至工作人员都应明确自己的工作职责，为档案管理工作制度化、标准化发展做好铺垫。在对档案制度进行完善时，应触及档案管理工作的每个环节，使每一项工作都有章可循，有制度可依。将医院所有科室、类别的档案进行整合管理，并将档案管理与医疗工作进行统一考核，使档案工作与医院发展同步。在考核过程中，应遵循奖罚分明、一视同仁的原则，无论领导还是工作人员，功过奖惩都应公正、公开、公平。

2.3 健全档案管理机构

要将档案管理工作纳入医院管理之中，加强对档案管理工作的领导、分工，使档案管理能够顺利、有序开展。各科室应设置分管档案管理的领导，从医院管理纵向来看，做到人人有责、上下共管，将档案管理工作落到实处。应对档案工作责任的考核力度有所提升，从领导和工作人员两方面着手，发挥考核的激励效应。对档案管理应形成年初计划、日常监管、年终反思的良好工作态势。对档案管理的各机构进行健全、完善，配备充足的人员负责医院的文件材料收集、归档、管理、利用及监督、检查、指导工作[2]。各科室应根据部门内档案工作量配备相应数量的档案人员，如有需要可以设立二级档案管理机构，在人员、机构上满足档案工作的开展。

2.4 提高档案管理人员管理现代化水平

医院要将档案管理人员的教育培训纳入医院人才培养的计划之中，全面提高档案管理人员的素质[3]。首先，要为档案人员创造提升的机会。将表现优异的档案工作人员送到培训班进行学习，对医院下属科室的档案工作人员，应定期组织档案知识和技能的培训。其次，鼓励员工进行自学。通过利用业余时间自学提升自我、更新知识结构，如学习现代化管理、档案管理相关的知识，提升个人综合素质和业务水平。只有掌握了信息技能，掌握了确定、获取、组织、评价、创造信息的能力，才能更有效地做好医院档案工作，才能更好地推进医院档案管理现代化建设的步伐。

3 结 语

综上所述，医院档案工作的优化非朝夕可完成，在新医改实施的背景下，医院领导应认识到档案管理的重要性，对档案工作的制度、设施进行完善，提高档案在医院管理中的利用率，以促进医院健康、可持续地发展。

主要参考文献

[1]余海燕.医院档案管理工作浅析[J].海军医学杂志，2011，32（4）：128-129.

[2]黄恩梅.创新医院档案管理 提高档案工作水平[J].城建档案，2011，6（2）：32-33.

[3]周玉贤.医院档案管理工作中存在的问题及解决对策[J].中国商界：上半月，2010，12（11）：46-47.