计算机技术在档案管理中的运用

樊莉丽

[摘 要] 随着计算机信息技术的发展，计算机在日常生活和工作中的应用越来越普遍和广泛，其中计算机在档案管理中的应用，早在20世纪就已经开始出现，经过十几年的发展，如今计算机技术在档案管理方面的应用更加深入。本文重点分析了计算机在档案管理中的重要性，并据此提出当前计算技术在档案管理运用中存在的问题，并对计算机技术充分运用到档案管理的一些方法提出了建议。

[关键词] 计算机技术；档案管理；运用

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 12. 029

[中图分类号] F272.7；G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）12- 0046- 02

随着计算技术的不断发展，计算机已经被应用到各个行业和工作中，成为提升工作效率的重要工具。其中计算机在档案管理中的作用尤为突出，也正是如此，我国早在20世纪末就已经开始使用计算机技术来管理档案，经过十多年的发展，也取得了一定的成绩，但是不可否认的是，由于档案管理受到传统观念的影响，以及部门本位思想的影响，从而让计算机技术在档案管理方面依然存在着很多问题。本文正是基于这种背景，通过分析计算机在档案管理中的重要性，并据此提出了当前计算技术在档案管理运用存中在的问题，并对计算机技术充分运用到档案管理的方法提出了一些建议。希望对于提升我国档案管理水平具有一定的积极意义。

1 计算机技术在档案管理中的重要作用

1.1 有利于对档案的管理收集和存储

在档案管理中，利用计算机的外延设备，可以采用扫描或者手工录入的方法，将传统的纸质档案转化成电子档案，从而能够被计算机系统所识别，而且这些电子档案还可以进一步录入到信息数据库之中，为今后的调取和查阅提供了极大的方便，因为通过数据库系统，还可以有效地对电子档案进行压缩，从而让计算机存储更多的档案信息。另外通过电子形式存储的档案，从流转和备份方面都具有极大的便捷性，只需要一些硬盘或者光盘等存储媒介，就能够备份存储超大数量的电子档案信息，有效地降低了纸质档案对管理空间的要求。有效降低了档案管理的成本。

1.2 有利于档案管理信息系统化

在档案管理中，传统的手工管理模式由于涉及到的档案种类多元化、数量巨大的限制，管理效率极其低下，往往为了找一份档案资料而耗费很长时间，甚至还会出现档案保管不善引起的档案损毁问题。而通过计算机技术，将传统的纸质档案转变成电子档案之后，就可以开发信息管理系统，将这些档案融入到同一个平台下，进行分类管理，还可以根据不同部门的使用，甚至相应的权限，从而对档案进行高效管理。另外基于计算机技术，还可以让档案呈现多媒体特征，结合视频、图像以及文字的综合多媒体元素来丰富档案的信息量，另外通过档案管理信息系统，还能够有效地实现对档案的检索，自动入库排架等功能，从而有效提升档案管理的效率。

1.3 计算机技术能够为档案管理提供较强的技术支持

随着计算机技术以及信息技术的持续发展，计算机在档案管理方面的应用非常深入，特别是计算机的处理性能以及存储能力有效的提升，了解决传统档案电子化遭遇的存储困境，另外分布式计算机系统的研发工作，也为档案管理的集成化以及集成服务都提供了大量的技术支持。而相关的计算机外延设备技术的出现，也为传统档案电子化提供了极大的帮助。另外计算机技术还实现了客观关系管理系统以及企业资源计划管理系统的统一，从而有助于将档案管理和现代化的管理融为一体，为企事业单位的现代化管理提供了重要的技术支持。

2 计算机技术在档案管理运用中存在的问题

近几年计算机技术在档案管理中的应用总体上是不断进步的，很多档案馆也在大力发展计算机信息技术，但是在实际的运用过程中依然存在着不少问题，这主要体现在下面几个方面。

2.1 前期的准备工作不充分

很多档案馆准备上线信息管理系统时，并没有做好充分的准备工作，比如档案数据的电子化不到位，甚至还会出现档案数据在电子化的过程中出现明显的错误问题，特别是一些人员的姓名往往在电子化的过程中就被自然地修改掉。另外一些档案馆的网络设备以及计算机设备相对陈旧，也不利于计算机在档案管理上的应用。如果这些硬件和软件的环境还没有充分做好准备就匆忙上档案管理信息系统，那是很难保障这些信息系统的正常实施。

2.2 档案管理的计算机化还不够充分

很多档案馆虽然建设了相应的信息化管理系统，计算机技术也已经得到了广泛的应用，但是还有相当数量的档案馆仅仅将计算机技术当成管理的辅助工具，其核心的管理模式依然是建立在传统的手工管理模式上。其工作的对象依然还是纸质的档案资料，而不是建立在数据库下的多媒体档案数据。那么在这个背景下，计算机技术在档案管理方面的优势就不能够有效地体现出来，相反还容易成为档案管理的绊脚石，因为让不少档案管理人员要做重复性的工作，这显然是不利于档案的高效管理。

2.3 档案管理人员的素质相对较低

由于从传统的手工档案管理模式下过度到计算机技术支持下的档案管理，这就要求档案管理人员的素质必须要提升，必须要能够适应基于计算机技术下的管理思维和相应的技术支持。因为从某种意义上来说，基于计算机的档案管理模式和传统的手工管理模式还是存在着很大的变化，而且对于管理人员也需要更高的要求，比如对计算机的操作，管理思维的转变，计算机的安全防范等等都需要一定的经验和能力，然而我国手工管理模式下的档案管理人员，由于长期受限于手工模式的影响，再加上对于新事物新技术的学习能力相对较弱，所以造成了很多档案管理单位的档案管理工作中，计算机的应用成了一种摆设，并不能够得到深入的应用。

3 促进计算机技术在档案管理深入运用的建议

由于计算机技术在档案管理方面的应用存在着不少问题，因此，改变思路深化计算机技术在档案管理中的应用就显得非常关键，下面就从3个方面来论述。

3.1 转变观念重视计算机技术的应用

现在很多档案管理单位的计算机技术并不是没有使用，而是使用得不够深入，很多工作都停留在表面，这说明档案管理人员的思想观念还没有转变过来，因为计算机技术在档案管理方面的作用是全方位的，是能够取代传统的管理模式，并消灭纸质档案的多种缺陷。不过由于档案管理在计算机管理化的过程中，需要涉及到很多工作，如果从思想观念上不够重视，就很难将计算机技术的应用深入下去。所以要想搞好计算机技术在档案管理方面的应用，首先就需要领导以及档案管理人员的思想观念转变过来，充分认识到计算机在档案管理方面的重要作用。然后再全力地投入相应的物力、财力以及人力等工作，加大对计算机硬件设备的投入以及软件设施的投入，引入现代化的管理模式，从而提升计算机技术在档案管理方面的全面运用。

3.2 注重对档案管理人员的培训

之所以一些档案管理人员不愿意选择计算机技术，一个很重要的因素就是这些档案管理人员已经适应和习惯于传统的管理模式，而想要改变这种观念，除了档案管理人员自身的努力之外，还需要通过外力来推动，而加强培训显然就是一个非常重要的推动手段。通过加强对档案管理人员的培训，能够有效地改变档案管理人员对计算机技术在档案管理方面的重要作用的认识程度，并同时能够提升他们的计算机技术水平，消除他们恐惧计算机技术的瓶颈。而加强培训工作可以从两个方面来开展：一方面是通过聘请专业的计算机技术人员对档案管理人员进行专门的培训，对他们的计算机操作提供日常维护和管理上的支持。另一方面选择一些档案管理人员到专业机构进行针对性培训，或者和其他单位进行相互交流，提升管理经验，从而推动计算机技术在档案管理中的应用。

3.3 重视创新提升管理水平

现代化的档案管理离不开管理的创新工作，计算机技术的应用同样也要依赖于创新。一方面档案管理工作人员在基于现代管理模式下的档案管理工作中，不仅仅要具备一定的专业知识，同时还要具备一定的创新思维，在实际的管理过程中，进一步挖掘计算机技术在档案管理方面的优势作用。另一方面，还需要在计算机技术管理档案的基础上，进一步优化传统管理模式下的档案管理制度，创建适应新的管理模式下的档案管理制度，从而让新的管理制度更好地适应于计算机技术，这样才能够更好地保障档案管理工作的有序进行，在这个过程中同样也要求档案管理人员要不断努力去学习新知识，并且要活用新知识，在实际的工作中不断提升自身的管理水平。

4 结 语

计算机技术应用到档案管理中已经是大势所趋，档案管理单位需要在推动计算机技术在档案管理工作中的运用，需要深化思想改革，转变观念，从上至下的推动计算机技术在档案管理中的运用。并根据国家的相关标准，对档案内容进行分类和加工并批量录入到计算机系统，在这过程中要加强审核，确保信息的准确性。另外要促进档案管理工作人员综合素质的提升，促进他们创新思维的提升以及管理水平的提升，完善档案管理的相关制度和体系，从而促进档案管理人员能够在标准规范的前提下用好计算机信息技术，提升档案管理的现代化水平。

主要参考文献

[1]栾传晟.计算机在档案管理中的应用[J].黑龙江科技信息，2011（25）.

[2]姜燕.计算机应用在档案管理工作改革中的必要性[J].科技资讯，2011（14）.

[3]刘新喻.科技档案管理信息化发展[J].青海师范大学学报：自然科学版，2010（3）.