中等专业学校档案信息化管理的问题及对策

杜晓娟

［摘要］ 随着科技的发展，计算机技术的进步，档案信息化管理已成为一种不可阻挡的趋势。本文对当前我国中等专业学校档案信息化管理中存在的主要问题予以分析，并有针对性地提出了解决之道。

［关键词］ 专业学校；档案；信息化；管理

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 13. 069

［中图分类号］G271［文献标识码］A［文章编号］1673 - 0194（2014）13- 0109- 01

当前，我国中等专业学校档案信息化管理仍然问题重重，无论是制度规范，还是管理平台，均存在着不容忽视的问题。

1当前我国中等专业学校档案信息化管理存在的问题

1.１ 对档案信息化管理工作缺乏足够重视

部分学生对于档案管理工作认识不足，以为档案管理工作就是整理整理材料，没有什么重要意义，在档案录入时，未提供完整材料或提供信息不实。部分档案信息化管理人员对此也存在误解，没有充分重视起来，表现在工作中便是缺乏责任感，服务态度恶劣，没有良好的职业素养，工作是马马虎虎，粗心大意，对于档案信息化平台管理松懈。导致这种认识不足的内在原因是这些工作人员缺乏对档案管理学理论知识的积累，缺乏必要的科学技能，从而认为自己天天“无事忙”，没有认识到档案管理背后的重大作用。

1.２ 档案信息化管理方法过于落后

当前我国大部分中等专业学校档案管理工作均只是利用一台电脑一套软件进行，档案管理的技术手段远远不能满足现在档案网络化发展的要求，使档案管理工作未能很好地服务人才市场。其直接影响就是对档案管理工作造成非常消极的影响，使得档案利用效率极其低下。導致档案管理工作出现这种问题的主要原因有以下两个方面：一方面，部分领导未能给予档案管理工作足够重视，缺乏必要的财力投入。另一方面，人事档案管理人员自身素质较低，即使学校已经配备了先进的管理设备，但因为工作人员不能熟练操作，不会正确使用，致使先进设备闲置，无法起到提高工作效率的作用。

1.３ 档案管理工作不规范，缺乏制度化

制度是保证技术得以实施的基础。在人事档案管理工作中，因为部分中等专业学校未能合理制定出行之有效的档案管理制度，致使在实际档案管理工作中管理人员难以规范科学操作。通常表现在以下4个方面：①在对人事档案进行收集时缺乏规范性，常常出现想交就交，不想交不交的现象，使得制度沦为一纸空文，形同虚设，对档案没有明确地予以考核。②在对人事档案进行整理时，没有规范统一的要求。通常在立卷阶段，未能严格依照卷内所标的文件目录顺序正确组卷排序，导致实际整理的文件与卷内目录不相匹配，卷内资料经常无故缺失。③对档案的查阅没有严格的权限审批制度。部分档案管理人员对于档案的查阅未能给予重视，常常出现外紧内松的现象，常常对内部人员开放管理权限，为档案的安全埋下隐患。④在档案录入时，部分管理人员不能严格做到事毕录入，而是通常积累一大堆文件后才一次进行，这既违反规定，又十分不利于查找利用档案。

2当前我国中等专业学校档案信息化管理的对策

2.１ 加大档案信息化管理工作的宣传力度

加大档案信息化管理的宣传力度，切实使人们转变档案管理理念，一方面引起学校领导对档案信息化管理的重视，加大档案信息化管理的资金投入力度；另一方面，使档案信息化管理人员明确档案信息化管理工作的意义，提高自身素质，熟练掌握档案信息化管理平台的操作技巧， 提高档案利用效率。此外，还可以促使更多的企业参与档案信息化管理技术的研发，使中等专业学校档案信息化真正跟得上时代的发展，满足社会的需求。

2.２ 提高管理技能

在信息化高度发达的新时代，人事档案作为一项重要的特殊信息，对其进行现代化管理已是大势所趋，也是档案管理发展的必然方向。现代科技是以计算机、网络通信等信息技术为核心的，借助计算机技术可以实现对流动人口信息的有效检索以及存储等功能，进行网络化管理在目前有着十分现实的意义。相关部门应该加大对新技术新软件的开发力度，并定期对管理人员的技能进行培训，提高中等专业学校档案信息化管理的科技含量，用技术去推动档案管理工作，使档案信息动态化管理不断完善。

2.３ 建立健全档案信息化管理规范体系

档案信息化管理是一项综合性非常强、涉及面非常广的工作，为使工作能够正常高效开展，需要有一套完善的规章制度进行规范约束，对档案查阅、档案更新、档案查阅权限、档案系统管理权限等各个操作环节的操作章程都应予以明确，建立统一的档案信息化平台。此外，当前我国毕业生进入社会后，在晋升、聘任、培训、学历、学位、考核时，都需要对档案进行查阅或者转档，而学生的就业方向并不明确，这直接给档案信息化管理的后期工作带来困难与挑战，因此，在相关体系的建立上，应该力求与时代同步，求实创新，与社会接轨，真正使其有使用价值。

3结语

总而言之，中等专业学校的档案信息化管理工作在我国依然有很长的路要走，在制度规范与管理技术等方面均有待完善，需要我们脚踏实地，逐步改进。

主要参考文献

［１］马晓玲． 中等职业学校档案信息化管理的问题和对策［C］//国家档案局．档案与文化建设：２０１２年全国档案工作者年会论文集（下），２０１２：４．

［２］李惠华． 论高职院校教学档案信息化管理的问题及对策［Ｊ］． 湖南大众传媒职业技术学院学报，２０１０（1）：９５－９７．

［３］王希元． 中等教育学校档案管理信息化建设中存在的问题及对策［Ｊ］． 档案与建设，２０１１（7）：７２－７３．

［４］陶玉红． 浅析我国中等专业学校档案管理存在问题与发展措施［Ｊ］． 经营管理者，２０１３（27）：２９１．