新形势下企业档案管理信息化建设探讨

铁利

[摘 要] 企业档案管理是目前油田企业所提倡的精细化管理的重要组成部分，在新形势下，企业管理信息化是企业逐步实现现代化的一个重要里程碑，而目前企业档案发展的目标就是实现信息化。本文主要介绍企业档案管理信息化的内涵，从不同的角度阐述档案管理信息化的实现过程。

[关键词] 企业管理；信息化；建设；档案管理

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）15- 0055- 01

1 如何理解企业档案管理的信息化建设

企业的档案管理信息化建设是以计算机技术为基础，将企业的档案进行整理和规划，将资源的保管模式逐渐转变成档案的实体信息化管理，从而实现企业档案管理的数字化、全球化和网络化。企业档案管理的一大特色就是全面的服务，而它的发展方向就是将企业与国际接轨，实现企业的专业化和合作化。

2 在新形势下企业档案管理信息化的实现过程

2.1 传统档案管理观念逐步转变成档案管理信息化建设

在我国现代化建设过程中，企业管理的一些传统观念要适当地做出调整，我们依据当前的发展趋势，总结出以下有利于企业发展的方向。第一，要彻底提高企业工作人员对资源管理信息化的认识，深刻理解当前档案管理的发展方向和趋势，这样我们才能更好地为社会提供高质量的档案服务；第二，要引起企业的管理者对档案管理信息化的高度关注，我们可以加大宣传力度，宣传的方式有很多，例如：网络、电视、开展讲座等，这样做的目的就是让信息化深入人心，为以后工作的开展奠定坚实的基础。第三，在管理者接受信息化的同时也要提高服务和管理的效率，加快档案信息化的建设管理，使企业的领导充分认识到信息化的重要性，为企业的发展和生产提供高品质的档案服务。[1]

2.2 确定企业档案管理的发展目标

在我们明确档案管理信息化建设理念后就要确定企业档案管理的发展方向和目标。每个企业有了自己的发展目标就相当于为企业注入了新的活力，这也是企业进步的阶梯。总体来说，实现企业信息化是为了提高企业的档案管理水平和服务效率。同时，为实现企业稳定发展就必须坚持以下几个原则：真实与效益并存原则、管理与建设并存原则，以可持续性全面发展作为我们的发展基础，不断的探索和进步才是企业茁壮成长的金标准。而另一方面，要想加快企业的档案管理信息化建设，要对各个部门严格管理、明确分工。而且可以制定一些约束工作人员的规章制度，加大对他们的考核力度，督促员工认真工作，提高档案管理的服务效率。

2.3 提高企业管理技术水平

企业档案管理实现信息化需要有一定的技术水平，这也是企业发展进入科学化和现代化阶段的体现。企业的信息系统要不断完善和维护，计算机、数据库等要始终保持更新的状态，同时也要采购新型的信息化服务设备，保证企业正常运转。此外，企业的信息资源是其发展的基础，所以我们要完善数据库，保证信息资源的准确性和有效性。

2.4 提高企业管理的安全性

企业的发展固然重要，但是企业的信息安全也是不可忽略的。企业要根据自身的安全需要和可能存在的风险将企业的信息资源进行严格的级别分类，同时对每个级别要有一定的安全要求，保证信息资源不会外泄。更加重要的是要对档案信息进行风险评估，如果发现问题就可以及时进行修正。要想使企业正常的工作和运转，就需要降低信息资源的错误率，而冗余系统法就可以很好地解决这个问题。最后就是要提高企业管理的安全性，使用余度配置法，为每个级别配置相应的余度，确保企业有条不紊地开展工作。[2]

2.5 高素质的档案管理人才的加入

每一个企业的发展都离不开高素质的信息化管理人才，他们的加入为企业管理提供了智力上的支持，所以说他们为企业做出的贡献是不可估量的。与此同时，企业需要做的就是加大对管理人员的技术培训，树立档案信息化管理的理念，只有将这些理念深入人心使工作人员意识到学习管理技术的重要性，他们才会对其产生浓厚的兴趣。企业也要不断地引入新的管理方法和模式，重点培养复合式人才，注重人才的选拔，为企业的管理体系增添新的活力。[3]

2.6 制定相关的管理规定

档案管理信息化是一种全新的企业档案管理模式，它也需要完善的管理规定作为自己坚实的后盾和前进的动力。在企业管理过程中，提高制度效力就是要体现出它的凭证价值。企业所制定的相关制度体现在很多方面，包括电子信息的形成、信息的保障和使用、信息的安全性等。按照怎样的标准去制定相关的制度规定是需要我们深思熟虑的问题，但总的一点就是要使企业的每个级别都受到制度的保护。这样企业才能不断发展和壮大。[4]

3 总 结

伴随着社会经济的不断发展，我国的科学技术水平也在不断地提升，在目前的新形势下企业档案管理实现信息化对我国的企业改革和与国际接轨都具有重大意义。要想彻底实现信息化，我们必须摒弃落后的传统管理方式，将计算机技术融入到企业的档案管理中，对企业的资源和信息进行统一的管理和整合。除此之外，我们也要提升工作人员的管理能力。这样才能实现企业档案管理的现代化、科学化，从而提高企业发展的速度和处理信息的效率，提升企业精细化管理水平。

主要参考文献

[1]刘华萍.以ERP电子文件在线归档为契机 创新推进企业档案信息化建设[J].档案学研究，2012（3）.

[2]罗琴.基于和谐管理理论的企业档案管理研究[D].武汉：湖北大学，2013.

[3]包学栋，张楠，曹岚，谷静.探析企业管理中的档案信息化建设路径[J].中国商贸，2012（11）.

[4]王尹芹.企业档案工作中的信息不对称现象及其改善[D].武汉：湖北大学，2012.