独立学院科研管理信息系统的设计与实现

杭婷婷 汤雅超 刘玉梅

[摘 要] 科研管理信息系统涉及各种科研信息的统计，这些信息的汇总是统计工作中最为常见的、繁琐的工作。在独立学院的科研工作中，一方面需要考虑常见的科研信息的统计，同时还需要考虑一些科技服务信息的统计，这是与公办院校科研工作的不同之处。本文主要根据独立学院的日常科研工作涉及的种类，分类别地对科研信息进行统计和汇总，有效地推动科研管理信息化进程，为科研发展提供服务和管理平台。

[关键词] 科研管理；信息系统；独立学院

[中图分类号] TP311.1；G644 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）15- 0052- 03

1 前 言

科研管理是指对科研工作中所涉及的各种信息进行统计，常见的统计类别有课题统计、论文统计、专著统计、专利统计等。独立学院在逐步发展过程中，也逐渐意识到科研工作的重要性。随着科研管理的深入，学校本身投入的科研经费和从上级教育部门获批的科研经费不断增加，科研项目也呈现出类型越来越多、合同金额越来越大、执行周期越来越长、财务要求越来越高的特点。目前，多数独立学院已单独建立科研管理部门来肩负起指导、监督和管理的责任。但是，其科研工作统计还停留在手工汇总阶段，手工统计不仅效率低、易出错，而且因统计人员的理解差异，直接影响统计结果的真实性与准确性，从而无法为院系的科研发展提供支持与保障。另外，纸质材料的统计不仅增加了材料保管的难度，更不利于下一次查询与调档，这种陈旧管理方式已不再适应当今工作需求。虽然市场上已开发的科研管理系统很多，但都不能和独立学院的实际工作很好地结合。

针对独立学院科研管理工作的现状，开发一个便于使用者统计和项目管理且能提供决策支持的科研管理系统已成当务之急。本文从实用角度出发，采用Visual Basic 6.0开发基于SQL Server 2000数据库的科研管理系统。该系统是针对现今科研管理系统中的问题，结合独立学院实际情况，开发的一个适用于独立学院的科研管理系统。

2 科研管理工作的现状

目前，多数独立学院的科研经费使用机制是：申请人申请、专业负责人审批、科技处负责管理。科技处负责项目的申报、跟踪项目进展、组织结题验收等工作；但其工作侧重于项目的数量、经费和级别，忽视了经费使用的合理性和效益性；同时对项目成员经费的分配、对成员科研分数的设置等都交由申请人协调，因而对经费的使用缺乏有效监督。如何处理好科研与财务的关系，保证项目管理与财务管理的有机结合，促进高校科研工作的有序进行，是值得深思的问题。

独立学院的科研管理一般包括项目前期立项、中期考核和后期结题管理。然后，现实情况是大多数学校只重视前期立项和后期结题，缺少中期考核，这将导致部分项目草率结题，达不到科研经费使用的效果。针对此类问题，分阶段对科研经费拨付进行合理控制，可以有效减少科研资金的损失。

针对以上现状，利用网络和信息化手段来建立适合独立学院使用的科研管理系统，对提高独立学院的科研管理水平起到了至关重要的作用。

3 科研管理信息系统的设计与实现

3.1 系统的模块结构设计

该系统可以分成5个基本的模块。首先是用户管理模块。用户管理可以对使用软件的用户的基本信息进行设置，包括增加新用户、修改原用户的密码等。

其次是基本信息模块。该模块是系统其他界面数据来源的基础，其中包括部门信息维护、课题类别维护、论文级别维护、收录级别维护和委托单位维护等，是将科研项目中所涉及的信息提前设置到软件中，供后面信息录入时直接调用。

第三是项目管理模块。该模块还可以细分为课题管理、技术服务管理、论文管理、著作管理等。其中课题管理分为横向课题、纵向课题两种，即学校自身拨款的科研项目和从上级部门拨款资助的科研项目；技术服务管理范围是涉及有立项合同书的技术服务，它是依托学科专业群打造的专业—研究所—实体公司的教学、科研、开发模式；其他管理项目类别主要涵盖了与个人相关的论文、著作、专利信息的登记，并根据参与人对项目的贡献程度，给予一定比例的科研分数分配。

第四是统计查询模块。该模块可以按照科研成果、个人分配、项目分配、综合查找等不同的查找需要，对一些关键信息进行快速统计，实现科研信息的动态管理功能。

最后是数据转存模块。这是为保护数据的安全而设置的功能，管理员可以定期对数据库进行备份，保证数据库数据的正确性和安全性。

该系统的模块结构图如图1所示。

3.2 系统的数据统计

科研管理工作主要涉及两个方面：一是数据录入，二是数据统计。对于数据录入，要求准确录入不同科研项目中的数据；对于数据统计，主要涉及到人科研数据的统计和部门科研数据的统计。在独立学院的日常科研工作中，个人科研数据主要来自论文、著作和专利的数据统计；而部门科研数据可以来自于课题，也可以来自于科技服务。部门科研数据的统计是数据统计工作的难点，科研人员和科研项目都需分类进行统计。如何快速、准确、透明地调出所需的数据信息统计表是今后科研管理系统改进的方向和难点。基于以上问题，本文提出基于如图2和图3所示的统计模式来改进当前已有的科研管理系统。

在个人统计中，具有权限的操作人员可以对数据进行自动统计，直接查看到科研人员的工作量；部门级的统计涉及全校所有部门的科研工作。个人和部门统计两个模块的界面分别如图4和图5所示。

个人统计可以对项目人在科研项目中的工作量进行统计。可以实现按部门查询，按项目类型查询，按项目人查询等方式对数据进行统计，如图4所示。单击“合计”按钮，可以将某个项目人参与的所有项目按类型进行统计，从而查看到个人所分配的经费和科研分数，以方便科研管理部门对科研人员的科研工作量进行考核。单击“打印”按钮，可以将表格中数据导入到Excel中，形成合理的格式进行打印，既简单又准确高效。

在部门统计报表中，可以对各部门的科研信息进行统计，如图5所示。在填写好需要统计的时间范围后，点击“统计”按钮，可以显示出各部门的科研信息数据，可以清楚地查看到各部门科研项目的数量和经费使用情况，实现项目的全程管理。

3.3 系统的特点

该科研管理系统具有以下3个特点：

（1）增加了中期管理，实现项目的全程管理。系统中涉及的项目信息以标准化形式进行存储，实现了科研部门对项目的动态管理。系统通过项目进行全程化管理，根据项目进展，登记项目的到款情况和项目经费的分配情况，为经费的使用和管理提供更多的依据。

（2）加强对项目所有参与人的管理，推动科研项目规范管理。通过项目的登记流程，减少有些教职工对项目分工的管理混乱、相互推诿现象，进一步加强项目管理。对参与者的详细信息进行登记，在后期结题时对其做出相应要求，其参与项目的工作量决定了科研经费的分配，做到公平公正。同时对项目参与人在各项目所获得的科研分数进行登记，为个人的评奖评优、职称晋升提供数据支持。

（3）加强数据整合，实现科学统计决策。该科研管理系统加强了数据整合，可以提供动态的、全面的项目信息和个人信息，使得统计工作突破传统的时间和空间制约，科研管理部门可以随时获得最新统计数据，提高了统计的时效性、准确性，对职称的晋升、对各系的考核提供了决策支持，为领导层提供了数据分析，为学校的科研发展引领了方向。

4 软件实施后的效果

独立学院科研管理信息系统是一个由操作人员、计算机组成的能进行科研信息的录入、存储、维护和使用的系统。通过该系统可以实现科研工作的数字化、网络化管理，形成一个动态的科研数据中心和科研管理平台。同时，通过系统建立科学有效的项目和经费的管理机制，管好项目用好经费，这对保障高校多出人才多出成果，大力提升科技创新能力具有十分重要的意义。该系统的应用，真正实现“网上科研、网上管理、网上服务”，有效地推动了科研信息化进程，为科研发展提供服务和管理平台。

5 结束语

本软件投入使用以来，以其方便、简捷的操作和及时、准确的信息，实现对科研信息的有效统计，且可以为上级领导提供决策支持，使计算机技术在科研管理工作中得到了充分的应用，有效地提高了科研工作的质量和水平。

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