试析集中招标管控体系的构建

曹爱军

[摘要]降低采购成本需要系统整合招标资源与管理，因此构建集中招标管控体系具有重要的现实意义。本文在分析了集中招标管控体系构建的基础上，分析了构建集中招标管控体系的内涵和主要做法，最后指出，集中招标管控体系既可实现充分竞争，又能确保采购的物资、工程及服务有较高的性价比。

[关键词]集中招标管控体系；采购成本；经营绩效

[中图分类号]F251[文献标识码]A[文章编号]1005-6432（2014）6-0038-02

采购是企业生产经营活动中的关键环节，建立公开透明、廉洁高效的采购交易管控体系，对降低采购成本、提高企业管理水平有着非常重要的意义。国际金融危机爆发后，钢铁企业受到了最严重的冲击，生产经营面临前所未有的困难，很多企业多个采购部门并存，尽管建立了相应的规章制度和流程，也取得了很大的成效，但在采购招标环节还存在着竞争不充分、过程不透明、操作不规范、监督不到位等问题。如何系统提高采购管理水平，降低采购成本，提升企业的生产经营绩效，就成了一个必须面对的课题。

1構建集中招标管控体系的必要性

降低采购成本需要系统整合招标资源与管理。一是采购业务原来分散在各职能部门、直属单位、分（子）公司，各采购部门独立行使招标职能、制定采购策略、组织采购，信息和资源不能共享，无法形成合力，竞争不充分，采购成本难以更大降低；二是标前、标中、标后管理基本上在采购部门内部完成，不便于监管。建立招标集中管控体系，就是要将全集团范围内的工程及维修、物资、服务以及其他需要公司支付费用的各类交易纳入统一透明的集中招标平台运行，以实现信息共享、有效监督，降低成本。要实现公开、公平、公正采购必须规范招标操作采购业务集中在一个部门，采用何种采购方式、邀请几家供应商投标、以什么质量档次和价格采购等，往往是由采购部门甚至是具体经办业务员决定，主观性、随意性较强，极易发生暗箱操作、围标串标等损害企业利益的行为。建立招标集中管控体系，就是要使采购交易过程公开透明，杜绝权力过于集中和暗箱操作。强化招标管理是系统提升企业管理水平的需要招投标是连接供需双方的纽带，起到承上启下的作用。把住招标环节，便能有效监督管理从采购计划、市场调查、招投标、合同签订、质量验收到付款的整个采购交易过程，提高企业在采购交易中的话语权，树立企业形象，提高采购的性价比，完善企业的管理体系。

2构建集中招标管控体系的内涵和主要做法

构建集中招标管控体系的内涵：以流程再造、供应链管理、集约化管理为理论依据，以电子商务技术为手段，重组采购招标管理体制，重构管理制度和监管流程，加强过程控制，创新招标方式，系统建立集中高效的管控机制[1]；利用信息技术构建统一透明、规范的采购服务、交易管控和供应商管理平台，实现招标采购全流程的数字化管理，提高采购效率，实现企业招标采购的价值最大化。构建集中招标管控体系的主要做法：

21实施组织机构再造，建立集中管控机制

根据集团公司董事会决议，设立招标中心，实现对各类采购活动（各类招标活动包括并不限于：工程及维修、设备及备件、材料、原燃料、中介、各类服务以及需要公司支付费用的各类交易活动）的招标工作进行集中监管，并负责招标组织、评标监督和信息发布工作，负责供应商和专家库的管理，参与免于招标的采购事项的认定并备案，对各采购主责部门的采购行为进行评价和考核。新的招标采购管控体系涉及五类部门：一是使用单位，负责申报采购计划、参与评标，参与检查验收；二是采购部门，负责采购立项、推荐供应商、建议采购方式、编制招标文件、参与评标、签订并履行采购合同，组织检查验收；三是招标中心，负责建设电子交易平台，制定招标管理制度，审定采购方式和招标文件，审核并补充供应商，发布公告和收发标书，随机抽取评标专家，组织开评标，监督开评标全过程，签发中标通知书；四是监督部门，监督招标采购全过程，对发现和反映问题进行查处；五是财务部门，负责收取标书费、投标保证金。上述五类部门相互协同，共同实现对采购招标流程各环节的有效控制和监督。招标中心建设了6个开评标室、3个询标室、1个传真室、1个总监控室。对开评标过程实施视频监控和语音采集，公司领导、监督部门人员通过公司办公网络，在自己办公电脑上实时监督评标现场情况。监控系统提供24小时不间断监控及录像，为日后异议的处理提供可靠的证据，评标过程录像归档到大容量磁盘阵列上长期保存，实现评标全过程的数字化跟踪追溯。

22建设功能全面、公开透明的交易平台

细化供应商管理，确保招标充分竞争。积极建立以生产企业为主、流通企业为辅，管理规范、价格合理、质量上乘，稳定而又有竞争力的供应商体系。制定了统一的供应商管理办法，建立供应商集中管理平台，根据集中管理、分级负责的供应商管理思想，从源头上把好质量关，采购部门在平台上进行供应商的准入、评价和淘汰。在关键点设置招标中心管控环节，招标中心审核采购部门的供应商管理细则，建立合格供应商库、对供应商信息进行详细审核，明确供应商资格审查的程序和内容，完善了供应商年度评价机制，定期评价采购部门的供应商管理工作等。进一步细化供应商管理制度，广开渠道引进优质供应商，规定任何单位和个人不得无故排斥潜在投标人投标，提高每个招标项目的竞争性，确保同一档次供应商在同一平台竞争，还规定了要实现年度不少于10%的新供应商引进。对供应商实施年度量化评价考核，评价内容主要包括投标中标情况、交货数量质量、合同履约、售后服务、诚信经营等，评价结果作为确定供应商等级管理的主要依据，根据评价结果进行排序，实现不低于5%的末位淘汰。利用黑名单机制，对提供虚假材料谋取中标的供应商进行惩罚。《评标专家管理办法》有关规定的管理和技术人员，经培训考核合格和公司招标委员会批准后，成为莱钢评标专家。不断充实完善评标专家库，让真正熟悉招标法规、专业水平高、经验丰富、清正廉洁、责任心强的评标专家进入专家库。

23健全集中管控制度，规范招标行为

一是全面梳理莱钢采购流程和制度，按照“采购供应链管理”理论，进一步改进和优化所有招标采购流程。依据采购项目的不同属性，将采购方式分为招标、竞争性谈判、询比价、竞价四种竞争性采购方式和议标、紧急采购、跟标采购三种非竞争性采购方式，设计各种采购范式的操作流程。凡有竞争性的采购项目均要采用招标、竞价或询比价三种方式。不具有竞争性的采购项目可以采用议标方式，但必须经过严格的审批手续，最终经招标中心审批通过后方可进行议标采购。对于在事故抢修、抢险、生产工程急需等紧急情况下将选择紧急采购，紧急采购由需求单位和采购部门主要领导确认采购需求后，先采购，后补相关手续。二是根据电子交易平台技术规范要求，对项目立项、定标流程和公开招标流程进行科学梳理，执行统一的信息分类和编码标准，在线完成招标投标全部交易过程和审核，利用权限控制、加密和授权操作，保证电子交易平台的安全、稳定、可靠。对使用单位提出的招投标方面的问题进行归纳整理，对相应的操作流程进行完善，对平台系统进行了改进，并通过规章制度进行固化。三是建章立制，建立完善的招标管理制度体系，规范招标集中管控体系运行。

3结论

实现集中招标全覆盖，企业采购管理水平大幅提升。按照整体规划、分步实施的原则，先期将原材料、设备备件纳入招标范围，逐步按计划将建设工程、检修工程、公益市政工程、劳保用品、装卸运输、铁路设备、自动化仪表、医疗器械等纳入招标范围，使钢铁主业招标采购业务全部纳入招标采购集中管控体系，达到了招标采购管控体系改革的预期目标。构建了一个规范、廉洁、高效的采购环境，树立了企业良好形象。该措施使大量实力相当的供方同台竞技，既可实现充分竞争，又能确保采购的物资、工程及服务有较高的性价比。

参考文献：

[1]张婷婷浅析企业采购责任监督和过程管控[J].科技创新与应用，2013（1）：56-58

[2]潘庆丽基于供应商信息化的企业采购管理[J].中国市场，2012（32）.