办公室工作路径探讨

阎三海

有为才有位，一位领导这样说办公室的工作；要有弹钢琴的技巧，五指并用，有领导这样说；要抓大事，谋大局，把握大势，也有领导这样说。说的都对，说的都在理，但落到实际工作中如何处理，不一定好掌握。我的体会是，做好办公室工作，要主动而为。掌握看家本领，主要抓三条：练好内功，磨练外功，开门办公。

练好内功

练好内功实际上是加强队伍建设，建立健全团队意识与团队作战作风。

一是要有合作精神。办公室是个综合部门，也是个不简单的部门，每个人都有特点和优点，当然也有缺点与不足，但是必须要有与同事合作的意愿、态度与思路，有了思路就有出路，就有良好的心态，这就为合作打下基础。同时，还要发挥各人的优点，就是团队合作计划，如同军队作战一样，有步枪、有机枪、有火箭弹、有飞机，虽然各个功能不同，但目标一致，就是取得胜利。

二是要有德，就是人品要好。办公室是个十分重要的部门，在人员挑选和配备上要把德放在第一位。第一是不自私，不自私就不会走极端，也不会出现大的纰漏。第二，要有胸怀，要能容人，既能接受别人的优点，也能容忍别人的缺点，更何况每个人都有优缺点。第二要保密，也就是保密原则，不该说的不说，不该问的不问。

三要有能力。就是办公室人员要在学习和提高能力上下功夫。第一是学习。就是政策学习，就是学习新闻方面的政策，新闻事业发展趋势，国内外新闻传播发展新动态，新特点等。第二是专业学习。就是干什么吆喝什么，秘书部门学习写作，基建学习建设维修新政策，保卫部门学习安全保卫新变化。第三是提高能力。能力提高要不断在实践中学习、总结、提高。说一千道一万，行胜于言，不提倡坐而论道。第四是一专多能。提倡既要做好本职工作，也要尽可能学习其他岗位职能，在其他同志出差或休假时能够及时补上去，这也是团队作风建设的重要一部分，做好补台不拆台。

磨练外功

磨练外功主要是在办事能力上下功夫。也就是在服务上做到位。

一是对上要做到明确定位，主动做好服务。办公室的定位就是做好上级党委和领导的参谋与助手。第一是做好助手。就是做好领导的助手，做好助手的的工作主要有两个方面，一方面要及时了解领导交办事情的类型、事情的背景和来龙去脉，另一方面要为处理这些工作提出意见与建议，至少两个以上方案，以供领导与上级机关选择采用及完善。还要对处理的事情做好追踪直至完成。

二是对中要协调、处理好领导或上级机关交办的事。第一，要摆正好办公室位置。办公室和其他部门一样，都是处理事情的机构，办公室代表领导协调处理事情不能盛气凌人，也不能越位。办公室经常受领导委托，牵头组织处理事情，这时候就要特别注意，明确领导授权，要处理到位。第二，应随时保持协调沟通。保持良好的沟通是做好工作的关键之一。功夫在平时，如果平时有较好的沟通机制，在工作时就会得心应手，就如同老话说的，熟读唐诗三百首，不会作诗也会吟，功夫在诗外。

三是对外要把办公室当做报业集团良好形象的文明窗口。就如同类似政府部门政务中心的职能。第一，成为员工之家。报业集团内部人员办事，第一个想到或者要找的部门肯定是办公室，办公室是个综合性部门，除了明确规定的机要文秘、安全保卫、基建法律、车队房屋、行政接待、档案保密等工作外，还有许多不明确或者没有部门或人员管的事务，员工也不知道找哪儿，只好来办公室，这就要求办公室人员特别注意，坚决杜绝脸难看、话难说、事难办的行为，要热情接待，为领导和单位分忧，也使员工在这里感到温暖。第二，成为招待所。报业集团家大业大，和社会方方面面都有联系和接触，主要有三大类，一方面是读者，另一方面是作者或者是通讯员队伍，三方面是各被宣传报道的各个单位、部门等。这些单位和个体人员在电话上咨询，也可能来报社反映情况，他们第一个接触的就是办公室接待人员，对单位的形象和印象就取决于第一个接触到的单位员工，好与差，就在这一“人”之间。所以，要有意识地培养与教育，每一个办公室的员工都是接待员，要像爱护自己脸面一样维护单位的良好形象。

开门办公

开门办公的的实质是办公室建设方面的问题。也是提高办公室工作质量的有效方法。就是在办公室树立这样一个观念，办公室既是办公室人员的办公室，也是全报业集团人员的办公室，当然也是领导的办公室。所以，要做好十分不容易，可以学习以前政府方面发展经济的做法，学习他们外引内联方面的经验，走出去，请进来，集思广益，为办公室建设和发展提供批评、意见和建议，为我而用。要在实践中反复探索，从中找出适合办公室工作的方法与经验。

一是加强调研学习。请各方面对办公室工作提出批评与建议。第一，利用陪同领导到各部门各单位调研的机会，从中找出办公室工作方面的成绩和不足。应该说，这是取得真实情况的重要途径。第二，从领导方面及时了解工作和其他方面存在的问题，每周定期或不定期到领导，特别是主要领导处汇报工作，了解本周或近期工作部署，并征求领导对办公室工作的指示。第三，从员工处和各单位各部门处征求对办公室的意见，利用定期或不定期到走出门或请进来的方式，主动请大家提意见。也就是说，通过三百六十度的调研学习了解，为工作打下了较好的基础。

二是为报业集团发展和工作创造良好的发展环境与机遇。第一，加强同行业，特别是与全国省级党报的联系与沟通。在全国兄弟省报的支持下，海南日报报业集团牵头于2011年4月在海南建立了全国省级党报行政管理协作会。2012年，由陕西日报承办了第二届会议，今年是第三届会议，内蒙古日报社承办，十多家省级党报派人参加。这个协会的成立，一方面为全国各省报交流提供了便利渠道，使互访接待与服务更加到位，另一方面为各办公室办实事。第二，我们参加了海南省厅局办公室主任交流活动。这是由海南省发改委办公室、旅游委办公室等厅局办公室主任倡议成立的，基本上每月举行一次交流，这对单位工作有极好的促进作用。

三是加强内部建设。就是向办公室内部要效益。第一，提出办公室建设的思路，鼓励所有人员朝着这个目标迈进。比如，我们提出建立和谐社办、快乐社办与幸福社办。第二，为员工办实事。我们定下了一条规则，凡是子女考上大学的社办员工，社办班子成员都要和他们座谈，表示祝贺。凡是社办职工及家属生病住院的，都要去看望，并尽可能帮他们做一些力所能及的事。第三，有意识的鼓励员工加强学习，为他们学习尽可能的创造条件。比如，我们为社办每位员工都送去了《责任胜于能力》的书籍，给中层干部赠送《杜拉拉升职记》等。另外，还要求员工学习报纸、学习专业知识、学习别人长处，并以著名教育家陶行知的每天四问要求大家，即今天我的身体有没有进步？我的学问有没有进步？我的工作有没有进步？我的道德有没有进步？以此促进社办学习风气不断深入。

（作者单位：海南日报报业集团）

编辑：徐峰