档案管理存在的问题及对策研究

王枫

摘 要 本文通过研究，指出在档案管理工作中存在的问题，并提出了解决的策略，对于提升档案管理工作的质量和效率具有积极的意义。

关键词 档案管理 问题 解决策略 研究

档案管理是一种机密性与专业性较强的工作，各级管理部门要认识到档案管理工作的重要性，要通过有效手段解决档案管理中存在的问题，不断创新工作，提高档案管理的质量和效率。

一、档案管理工作中存在的问题分析

1、有关单位和领导对档案管理工作的重视程度不够

长期以来，档案管理工作得不到相关部门和领导的重视，一部分领导干部认识不到档案管理工作的重要性，他们认为，档案管理工作就是简单地抄抄写写，做下登记，并对相关材料进行保管，认为这种工作只是事务性的工作，不能为单位创造财富，创造经济效率，因此，不把档案管理作为单位的重要工作。他们认为，档案管理工作只要守好，不丢失有相关档案，不泄露有关机密，能够应对外调、查档就行了。对档案管理工作的不重视影响档案管理工作的发展。

2、档案管理力量薄弱，管理水平不高。

现在从事档案管理工作的人员大多数没有经过专业化的档案管理知识培训活动，没有系统化地学习过档案管理有关知识，他们不能有效认识档案管理的重要性，不能熟练掌握管档要求，做好档案材料的收集、整理、归档、装订等工作，这些都影响档案管理者的管理水平。另外，作为档案管理人员，有很多都是身兼数职，这样，必定难以全心全意地投入到档案管理工作中去，难以把档案管理工作做好。比如，由于管理人员的精力投入不足，在日常事务中往往只是将材料放入档案盒中，而不对其进行及时的整理和归档，甚至，由于档案管理者自身管理水平不高的原因，会造成归档材料的不真实，不准确，这些都是档案管理工作中存在的问题。

3、档案管理硬件设施不完善

要保证档案管理工作的有效运行，需要有完善的硬件设施作为支持，但现在许多单位，对档案管理必备条件的解决上，有很多都是流于形式，个别单位没有专用的档案室，有的单位的档案很多，但档案室很狭小，潮湿，“六防”设备没有落实，很多珍贵的档案材料，在档案室里都产生了霉变、虫蛀现象，这些既严重档案的美观整洁，又影响到档案的完整性。甚至有的单位的档案室里缺乏必备的切刀、统一的档案夹等基本材料，这些都严重影响档案管理工作的发展。

二、解决档案管理中存在问题的策略

1、单位加强对档案管理人员的综合素质的培养

要提高档案管理工作的质量和效率，就要通过有效手段提升档案管理人员的综合素养。单位领导要重视档案管理人员的队伍建设，能够把一些政治信仰高的，作风正派的、有责任心的人员挑选出来作为从事档案工作的管理人员，更要注重对档案管理人员的教育和培养，要关心他们的工作，生活，能够有效调动他们的工作积极性和主动性，提高他们工作的创造性。

单位领导要认识到档案管理工作的重要性，要通过又通过有效手段引导档案管理着进行自学，参加培训等活动，使档案管理人员熟练掌握档案管理工作的各个重要环节，了解档案管理工作的基本要求，并能够掌握一些科学的管理方法，提高管理者文化素养，以此方式提高档案管理的工作效率和质量。

2、加强档案管理制度建设

相关部门和单位要想提高档案管理工作的质量和效率，还需要认真健全并落实档案管理的各项制度。建立档案管理工作制度要遵循下列要求：第一，规章制度的建立要遵循合理性和科学性的原则。相关单位要能够认真研究本单位的特点，研究本单位档案管理的实际情况，在此基础上建立科学完善的档案管理制度。第二，档案管理制度要简明而实用。档案管理制度的建立要具有可操作性，能够以方便实用为原则，这样，才能有效提高制度的可操作性，才能使制度真正发挥功用，而不至于成为一纸空文，这样，才能发挥制度的指导意义，才能发挥制度的规范作用，才能促进档案管理工作的有效开展。第三，保证制度的约束力和严肃性。档案管理制度要发挥重要的作用，就必须具有约束力，这种约束力既是对领导而言，也是对员工而言。只有领导认真执行规章制度，认真按照制度办事，才能促使其他员工遵守制度。因此，领导要认真按制度办事，做制度的制定者执行者，又要作制度的被约束者。这样，才能保证制度的约束力。另外，要想使有关的档案管理制度发挥功用，还必须保证制度的严肃性。相关部门要保证在规章制度的执行过程中，能够做到有功必赏、有过必罚，要尊重制度的权威，保证制度执行的力度。

3、档案管理人员要提示自己的信息化现代化的档案管理水平

随着各种档案数量的不断增加，给档案管理工作提出了更高的要求。要想成功应对档案管理工作中的新情况，新问题，就需要不断提高档案管理工作者的现代化信息化管理水平。

新时期的档案管理者要具备较强的责任性，要具有工作的积极性和热情，并切懂得档案管理的专业知识，具有一定的檔案管理专业水平，另外，在现在的信息时代，档案管理者更需要能够熟练掌握现代信息技术，能够应用现代技术手段进行档案管理，这样，才能成功解决工作中遇到的问题。

作为档案管理人员，要不断学习丰富的专业知识，不断为自己充电，要不断开拓自己的视野，广泛学习与档案管理有关的各种知识，优化自己的知识结构，要能够在实践中不断总结经验，不断提高自身的综合素养，这样，才能成为合格的档案管理者。

作为档案管理者要能够掌握科学化、规范化、现代化的管理技能，尤其是掌握档案管理的数字化、信息化应用技术，这应该成为档案管理工作者的重点研究对象。档案管理者要明白，档案管理工作与办公自动化息息相关，一篇文稿的起草、修改、删减、检索和打印、登记、汇集、统计等各个环节的工作都离不开办公自动化，作为档案工作人员，只有掌握了这一现代技术，才能适应现代档案管理工作的需要，才能有效提高自己的档案管理工作的效率和质量。因此，档案管理者认真学习现代技术手段进行档案管理是很重要的。

总之，档案管理工作是很重要的，相关单位和领导要重视档案管理工作，并能够认真分析档案管理工作中存在的问题，通过有效策略解决问题，提高档案管理工作的效率和质量，这样，档案管理工作才能获得有效的发展。

参考文献：

[1]裴友泉.论档案管理模式改革的创新[J].中国档案，2008（09）.

[2]成永付.新时期企业档案管理体制、模式的建构[D].安徽大学，2007.

（作者单位：河南省周口职业技术学院）