民办高校学生档案管理问题探讨与对策研究

郝瑞璞,蒋黎萍,舒慧珍,邓桂英,吴 帆

（江西科技学院 档案馆，江西 南昌 330098）

民办高校学生档案管理问题探讨与对策研究

郝瑞璞,蒋黎萍,舒慧珍,邓桂英,吴 帆

（江西科技学院 档案馆，江西 南昌 330098）

民办高校大多建校历史较短，学生档案管理得不到应有的重视，存在机制不健全、管理落后、师生档案意识薄弱等诸多问题。但可以通过完善制度、规范管理、加大宣传、更新观念、推进信息化建设等等方法来提升民办高校学生档案的价值。

民办高校;学生档案;管理

高校学生档案记载着学生的学习经历、成长过程和综合表现，是学生立足社会和社会选拔任用人才的原始依据，关系着学生的前途和命运。从高等教育改革与发展的角度来看，学生档案真实记录教育教学全过程及成效，不仅是人才工程的核心部分，也是积极储备人才素质材料的信息载体。因此，学生档案管理工作水平的不断提高是高等教育改革与发展的客观需要，是高校教育质量和学生素质的提升在高等教育管理工作中的一个重要“映射”。同样，民办高校学生档案管理水平也直接关系到民办高校的内涵建设和在高校中的核心竞争力。

为了解当前民办高校学生档案管理情况，笔者所在档案馆对50所民办高校（含本省4所）和本校学生中进行问卷调查，网上调查和电话调查，并查阅、搜集有关高校学生档案管理方面的研究论著、研究成果等资料，通过梳理和分析，获取当前民办高校学生档案管理情况和数据。下面结合本校学生档案管理工作的实际情况，以及兄弟民办高校的相关情况，谈点粗浅的认识。

一、民办高校学生档案管理工作的特殊性和难点

由于历史形成的原因，民办高校建校历史较短，为适应生存需要遵循“先发展后规范”的路径发展，所以民办高校档案工作起步较晚，学生档案管理工作更得不到重视。同时，鉴于民办高校的领导机制、办学形式、教育主体、生源特点、学生状况等与公办高校相比有其自身的特点，因此民办高校学生档案管理工作既有与公办高校学生档案管理工作的共性，又有自己的特殊性。主要表现以下方面：一是为了促进民办高等教育健康持续发展，民办高校的办学形式、专业设置、招生都有其自主权，因此民办高校学历层次多，文凭的取证方式多种多样，招生形式、生源情况、学生档案的来源和形成都不同于公办高校。民办高校学历层次有统招本、专科，成人教育，高职大专教育，五年一贯制教育，还有试点本科、自考专科等等。生源不仅仅局限于应届高中生，同时还有社会生源。所以新生档案来源渠道多，随意性比较大，有自带的，也有由各高中学校邮寄的，还有通过高招办将全省录入该校学生的高中档案统一邮寄过来的。自行携带的问题较多，有的放家里不带过来，有的遗失了，还有的自行拆开后遗失某份材料，造成学生高中档案收集不齐全的现象。这种情况大大增加了档案收集的难度和工作量。二是由于种种原因，民办高校管理人员流动较大，学生档案管理人员队伍稳定性差，工作得不到正常交接，直接影响到学生档案材料的收集、整理工作和档案的完整性、系统性、连续性。此外民办高校专业设置较灵活、学费偏高、部分专科学生入学门槛不高、生源情况参差不齐，部分学生学习兴趣较差，思想容易产生波动、影响学生队伍的稳定性，学生的流失率、转、休学、退学情况与公办高校比较相对要多，增加学生档案管理工作的难度。三是民办高校招收的自考学生，毕业后就业方式以进入外企、私营企业和自主创业的情况比较多。而这些企业一不具有档案人事权，二是对它而言只管聘任用人，不需要个人档案，因此许多自考学生毕业后不要档案的现象比较严重，形成人档分离，无人问津。久而久之这些“弃档”有增无减，渐渐成为“死档”。不仅使学生档案的利用价值大打折扣，“死档”数量的增多给库藏增加压力。这些问题的客观存在，对民办高校学生档案管理特殊性的研究和探讨，显得尤为重要，急需因地制宜创新和改进管理，增加针对性和实效性。

二、民办高校学生档案管理、存在的问题及原因分析

从民办高校回收的问卷调查、网上调查、电话调查情况来看，虽然各民办高校学生档案管理工作有显著的提高，但仍有一些民办高校对学生档案重要性的认识、重视程度不一；管理工作情况也参差不齐；在人员、职责、分工、工作流程等方面都不尽相同。总之，当前民办高校学生档案管理工作现状还不容乐观。在管理体制机制、人员队伍、建设开发、技术应用、师生档案意识等方面还不同程度地存在这样、那样的问题，产生问题的原因也是多方面的。主要表现在以下几个方面：

(一)学生档案管理归属部门不尽相同，各行其是

具体表现在：有的民办高校把学生档案放在档案馆或综合档案室；有的放在学生工作处；有的放在就业指导处，还有的将学生档案分散到学生所在院（系）进行管理。虽然归口不一，但有一点相同，除了放在档案馆（室）之外，无论放在哪个部门管理，学生档案的管理工作都是归口部门的“附属品”，得不到重视，难以得到科学的管理和保护。归属部门不尽相同，缺乏一定的协调机制，容易出现各自为政的现象，造成人员、专门库房、必要的设施设备、经费等难以得到保障，使工作无法深入开展。

(二)领导对学生档案管理工作不够重视

民办高校虽然已经成为活跃在教育舞台上的重要力量，但由于历史形成的原因，生源仍是各民办高校的生命线。各民办高校为争得更大的生存空间，取得更大的市场份额，必须千方百计扩大生源，学校把重心放在招生工作上。为适应发展的需要，学校关注教学管理和其他管理建设多些。为了维护学校的稳定和提高社会上的美誉度，民办高校都较重视学生工作，并设立了专门的学生管理工作部门和队伍，而往往忽视了学生档案管理工作，“说起来重要，做起来次要，忙起来不重要”。现在民办高校规模发展较快，学生人数大幅度增加，但学校学生档案管理工作在人员和设备上、管理力度上一直得不到足够的重视，从而导致部分学生档案管理工作人员的工作热情受挫，对管理工作缺乏足够的耐心和责任心，造成学生档案管理工作止步不前。

(三)学生档案管理机制不健全

大部分民办高校尚未形成一整套规范化、科学化、现代化的学生档案管理工作流程、规章制度和有效措施，还是老一套，使管理工作无章可循，就是有章可循也没有严格执行，形同虚设。由于管理机制不顺，学生档案在校期间管理链条松懈，对学生档案管理工作出现的问题没有进行必要的检查、监督和指导，没有一套有效的规章制度来约束管理人员的工作态度，没有将学生档案管理工作的好坏与部门业绩挂钩，造成学生档案管理工作难以有效地开展。

(四)学生档案管理队伍未得到足够的重视和加强

根据调查，多数民办高校专职学生档案管理人员较少，大多数为兼职，且没有经过专业知识培训。他们当中相当一部分是“半路出家”转行，工作经验不足、专业知识也有限、墨守成规、缺乏创新意识，仅凭现有的微薄知识和经验去处理学生档案管理工作中出现的问题，在一定程度上阻碍工作层次和水平的提高。他们因为身兼数职，工作繁忙而常常顾及不到学生档案材料的收集、整理、保管工作，往往采取置之不理、日后解决的消极处理办法，临到学生毕业前夕，临时“抱佛脚”，突击整理，容易造成混乱无序，难免出差错。由于部分管理人员为兼职，工作分工时有变化，也直接影响到收集、整理、保管工作，甚至造成学生档案的遗失。

(五)档案知识缺乏宣传，档案意识薄弱

从学生问卷调查中了解到，因为忽视对学生进行档案知识的宣传教育，学生档案意识普遍薄弱，缺乏档案基本知识，缺少基本的档案处理素养和训练。根据问卷调查，学生对档案不太了解的占调查对象的52%，对档案比较了解的为30%，对档案很了解的只占12%。档案无用论在学生中具有普遍性。民办高校学生就业渠道大部分是非公有制用人单位，再加上新型人事管理社会化模式，毕业生自主择业等原因，导致大部分学生不关心和问津自己的档案。有很多学生直到毕业都不知道档案在哪里，更不知道如何利用和发挥档案的作用和价值，成为“弃档”一族，工作数年后不知道自己的档案去向，直至需要用档案时，才将关注的视线转向学校档案管理部门。

(六)学生档案内容简单化、程式化，不符合时代发展需要

由于对学生档案的片面认识，多年来大部分民办高校没有真正把反映学生成长轨迹与社会对人才衡量指标及关注的侧重点结合起来，使得学生档案的收集内容比较单一、笼统，内容的基本构成没有多少变化，往往只注重入学登记表、体检表、学籍表、成绩、党团材料、毕业生登记表及在校表现等方面的材料为主，全面反映学生个人在校期间参加的各种竞赛活动、各类资格证书、担任社会活动等反映学生素质的客观分析性材料较少，鉴定内容由院（系）党组织、辅导员、班导所提供，其中的主观评价也多为套路语言，空洞公式化，往往给人以千篇一律的感觉。学生档案材料的不完整、信息不准、不足，影响学生档案应有的作用。

(七)学生档案管理方式落后，信息化程度较低

随着学生数量增加，流动数量加快，就业方式多元化，档案投递单位复杂化等，导致原有的学生档案管理手段越来越不能适应新形势需要。目前，大部分民办高校学生档案管理基本还处在原始手工操作，且以纸质档案为主的管理模式中，管理方式落伍；有的民办高校即使辅以计算机进行管理，也缺少与纸质档案相匹配的电子档案。没有建立相应的学生档案数据库，没有一套完整的管理系统。学生档案的核实、转递、查询等工作效率十分低下，严重影响学生档案工作的发展进步和创新。

面对以上存在的种种问题，当前民办高校学生档案管理的改革和发展已刻不容缓，为使学生档案管理工作与高等教育同步发展，探索在新形势下建立一套适合民办高校特点的学生档案管理，实施有效的途径和方法，对于增强民办高校档案管理实效性具有一定意义。这也是做好新时期学生档案管理工作的现实需要。提出以下一些对策及建议，以期达到抛砖引玉的目的。

三、加强民办高校学生档案管理工作的对策

(一)建立健全学生档案管理工作体制保障机制

1.确定学生档案管理工作体制。建立健全学生档案统一由校档案馆或综合档案室归口集中管理，各有关部门共同参与的工作体制。这是笔者所在学校档案馆几年来管理学生档案工作实践经验和体会。放到档案管理部门，可以做到统一领导，在工作上负总责、负全责。这样，既可以防止学生档案工作政出多门、无人负责，又可以防止学生档案多头管理、分散流失。放到档案管理部门确保分工明确、各司其职，密切配合，便于规范化管理，形成合力，促进学生档案工作协调发展。

学生档案的形成、积累要经过学校不同的职能部门，学生档案管理工作牵涉到多个部门，因此需要各有关部门、各个方面共同参与和重视支持，单凭档案管理部门单打独斗，许多问题是解决不了的，也难以从根本上做好。只要其中一个环节没有把好关，学生档案质量就得不到保障。这是学生档案管理工作体制的一个整体不可割裂。单纯强调哪一方面都不完整、不全面。不论当前对学生档案管理采取何种模式，都要根据各个学校的工作实际情况，明确学生档案管理组织机构和长效机制，就是把学生档案放在就业办或者学生工作处等部门管理，也一定要有专人负责，做到人员落实、管理规范、运行有序，并加强监督指导。

2.加强制度建设，规范管理行为。一方面有必要建立校档案管理部门为依托，以教务处为轴心，以各院（系）为支点的学生档案管理工作保障机制，规范学生档案管理工作流程，要理顺他们之间的关系，加强联动，形成合力。

另一方面，制定和完善行之有效的学生档案管理各个方面的规章制度和工作细则，明确学生档案形成中的各自责任，具体规定学生档案收集、整理、保管、利用等各个环节的要求，并在工作中严格按制度操作，才能使学生档案管理工作做到有章可循，促使学生档案管理工作队伍由松散状态向分工明确，合作高效的学生档案管理团队转化。

3.建立科学合理的绩效考核、激励机制。要根据各校自身的情况，出台学生档案收集、整理、保管等情况与年终考核挂钩；与学校奖励挂钩。应明确和落实各工作环节人员责任制，把学生档案管理工作纳入相关职能管理部门的目标管理并建立相应的考核制度，将学生档案管理工作的配合情况与各院（系）负责人实绩考核、奖惩挂钩，只有正确评价员工的工作业绩、工作能力、工作成果，以此奖勤罚懒，奖优罚劣，才能最大程度调动其工作积极性、主动性，激发其创造性。

(二)加大对学生档案管理工作的支持保障力度

1.增强对学生档案管理工作的重视和支持。学生档案管理工作的好坏关键在领导，领导对学生档案工作的认识程度，直接影响此项工作的开展。学校要明确分管学生档案管理工作的校领导，切实把这项工作纳入到学校议事日程上来，列入工作考核检查内容，定期听取这方面的工作汇报；定期进行督促检查，及时研究并协调解决学生档案管理工作中的重大问题。为学生档案管理工作顺利开展提供人力、物力、财力的保障。

2.加强学生档案管理人员队伍建设，提升管理水平。在学生档案管理工作中人员配备是基本条件，是关键，专业人才是工作上层次、上水平的保障。因此，各民办高校要根据本校的实际，配备一定数量、有专业工作素质的专职工作人员，并保持相对稳定，不断地加强队伍建设。学生档案管理有自身的特点和方法，这项工作是一项政策性、专业性很强的工作，不论是专职或兼职管理人员都必须具备较强的责任心和良好的服务意识，而绝不能忽视对学生档案管理人员的政治、业务素质的要求。学校应创造条件让学生档案管理人员通过自学或培训，掌握从事本职工作的基础知识和基本技能，督促他们不断提高自己的业务水平。要采取有效措施，抓好学生档案管理人员的培训教育工作，尽快提高他们的知识结构和整体素质。每年定期通过各种途径对专、兼职学生档案工作人员进行专业知识及相关法律、法规、政策的培训学习，掌握档案工作的新知识、新理念；建立信息交流平台，相互探讨、取长补短，使他们开阔眼界，与时俱进，以适应新形势下学生档案管理工作的需要；切实帮助他们解决工作上、生活中的各种实际问题和后顾之忧，以保持学生档案管理队伍的稳定，这也是保证学生档案质量的一个有效措施。

3.加大档案宣传教育力度，增强档案意识。档案意识是人们对档案工作的性质和价值的认识，对档案工作地位和作用的认识。首先，全面提升领导和相关学生档案管理人员的档案意识，提高对学生档案的正确认识，要让每一位领导和管理人员认识到学生档案是关系到学校加强素质教育，向社会输送人才的大事，从长远来说，也是关系到学校知名度的大事，要高度重视和支持，增强做好学生档案管理工作的责任感、使命感。其次，要增强学生的档案意识。可以利用新生入学教育课、毕业生就业辅导课、专题讲座等方式宣传和讲授档案有关知识，提高对档案重要性的认识，促进他们掌握档案相关知识；可以定期组织学生到校档案管理部门参观，接触档案，了解档案的形成、保管以及如何利用和发挥档案的价值；使学生增进对档案和档案管理的了解；还可以利用校报、板报、专栏、广播、网站、橱窗等作为宣传阵地向学生宣传；有步骤、有层次的开展一些档案知识竞答等相关活动，让档案宣传方式灵活多样，做到“有声、有形、有文”，营造一个氛围。通过宣传、教育，引导学生树立正确的档案观念，重视档案的价值，提高对自身档案的关心和正确认识。要教育学生懂得一个人的档案是自己写出来的，在完善自我的过程中不断完善自己的档案。个人的档案与人的生活息息相关，一旦失去档案，整个生活便受其影响和制约。所以要落实好个人档案去向，让自己今后的相关权益得到充分保护。

(三)树立以人为本的思想，完善学生档案内容

首先，要更新学生档案管理人员观念，本着以人为本、重视民生档案的理念，以对学生高度负责的态度，充实学生档案内容。根据用人单位挖掘人才和学生个性发展的需要进行丰富学生档案内容的有益探索。学生档案的归档内容，应兼顾全面和个性化，既要收集学生档案的常规性材料，如：学籍材料、毕业生登记表、成绩单等，也要兼顾学生的个性特长、知识技能方面的材料，要体现高校素质教育的成果和学生自我发展的过程，建立诚信档案、心理健康档案、素质教育学分等材料；学生参加各种社团、学生会、社会实践、大型活动的参与情况；参加各种科技创新、新制作和竞赛等材料，尽量全面客观地记录学生在校表现、社会评价，力求全面反映学生的思想、心理、综合素质、实践能力，使学生档案内容更具个性特征，给用人单位和社会提供较高的借鉴价值。

由于学生入学到毕业要经过几年的时间，学生档案形成的周期长。在学生档案材料收集、整理过程中，学生档案管理人员要经常主动地与形成学生档案材料的部门联系、协商、沟通，及时收集，遇有学生入党、入团、奖惩等涉及学生的信息，要及时归档，努力使学生档案全面、准确、科学、合理。

(四)推进学生档案数字化，加快信息化建设步伐

随着信息技术的迅猛发展，过去形成的纸质学生档案如果不数字化，则无法进入社会的信息化系统。将传统档案载体数字化是高校档案管理的必然趋势。当前的任务就是在建好、管好纸质学生档案的基础上，同时根据本校实际情况，逐步辅以数字化管理，推进学生档案网络化管理进程。采用纸质档案与数字档案并存的管理形式。

首先，各民办高校要把学生档案数字化列入学校信息化建设整体规划，从人力、物力、财力上统筹安排，切实推进学生档案存储数字化和利用网络化。

其次，配备档案管理现代化设施设备，有计划、有步骤地把学生纸质档案扫描成像，建立学生电子档案数据库和学生档案的录入、修改、查找、统计、利用管理系统，实现和高校学籍、学历电子注册、招生、户籍管理、全国义务教育阶段中、小学生学籍资源的联网和共享。为学生和社会提供便捷、准确的咨询、查找、检索、认证和学生档案的转接、投递管理等服务，增强学生档案的利用率和管理工作的科学化、信息化水平。

总之，民办高校学生档案管理工作是一个系统工程，只要思想上重视，制度上落实，科学规范工作，将管理推向新的高度，就能适应时代发展的要求，就能最大限度的发挥高校学生档案的利用价值。

[1]中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》[J].中国档案2014(5).

[2]杨冬权.学习《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》体会[J].中国档案，2014(5).

[3]李林悦.从以人为本看学生档案管理工作创新[J].云南档案，2009(10).

[4]侯英杰.新时期高校学生档案管理改革初探[J].兰台世界，2008(4).

[5]杨萍.浅析民办高校学生档案管理的问题与建议[J].青春岁月，2012（20）.

（责任编辑：朱 斌）

On the Problems and Countermeasures of the Private University Students’Files Management

HAO Rui-pu JIANG Li-ping SHU Hui-zhen DENG Gui-ying WU Fan
(Archive Department,Jiangxi University of Technology,Nanchang 330098,China)

As non-governmental universities’ history is relatively short,the students file management has not been paid due attention,owing to such problems as the existing imperfect mechanism,backward management,weak consciousness of staff and students’archives.However,solutions,including improving mechanism,standardizing management,spreading propaganda,renewing ideas and promoting informatization construction,are suggested to enhance the value of students’archives in those universities.

private university;student’s files;management

G27

A

123(2014)04-0023-05

2014-09-03

郝瑞璞(1945-)，女，河南清风人，江西科技学院，副研究馆员。研究方向：档案管理。

江西省高校档案研究课题“民办高校学生档案管理问题探讨㈦对策研究”。