浅谈办公自动化系统在血站管理中的应用

李雪吟

随着计算机技术、通信技术和网络技术的迅速发展，各级采供血机构开发、建立了切合本单位工作实际的办公自动化系统，如公文流转管理系统、人事管理系统、财务管理系统以及数据信息管理系统等。这些系统的广泛应用，极大地提高了血站管理工作效率，有力促进了办公人员计算机应用水平的提高，为全面推进血站管理现代化、科学化、规范化进程奠定了良好的基础。

1 办公自动化系统定义及我国血站管理工作特点

1.1 办公自动化系统(OA)概念 OA 是办公自动化英文Office Automatic 的简称，是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制。在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最终实现提高决策效能的目的［1］。

1.2 血站管理工作特点 血站属于公益性医疗机构，其主要职责为:开展无偿献血者的招募、血液采集与制备、为临床提供医疗急救用血及用血的咨询及指导等。采供血工作从血液采集、检测、分离、制备、贮藏到供血，整个工作流程管理必须规范有序、缜密严谨。因此，血站管理必须坚持以“血液安全”为宗旨、以“为献血者提供优质服务”为根本、以“保障临床用血”为目标，始终坚持“以人为本”的管理理念，坚持社会效益第一，服务于广大献血者和用血者。

2 实现血站管理办公自动化的必要性

2.1 信息公开化的需要 现今，社会公众对无偿献血工作及采供血机构了解不多，甚至存有偏见，严重影响到社会民众参与无偿献血的热情。为消除社会对无偿献血、对采供血机构的认识误区，原国家卫生部2010 年下发了《医疗卫生服务单位信息公开管理办法(试行)》(卫生部第75 号令)，要求采供血机构向社会公布机构基本信息，旨在推进血站信息公开工作。这对改善血站内外部管理体制、优化结构、提高日常工作效率起到了积极的推动作用［2］。办公自动化系统就是整合、集中信息的有效平台，它能够在采供血机构组织、部门、个人之间进行及时高效、有序可控、全程信息共享，及时准确地方便公众获得血液相关信息(献血服务信息、相关财务管理信息等)，从而加强社会监督，促进血站建立良好的社会公益形象，赢得社会公众的理解、支持和参与，促进无偿献血事业健康、持续发展。

2.2 实现移动办公的需要 随着合作往来的日益增多，技术、管理人员面临更多的外出、脱离现场的局面，通过建立运行良好的办公自动化系统，可及时了解适时信息，增强快速应对能力，提高办事效率，实现远程响应、移动办公、协同办公的管理效果。

3 OA 系统在采供血机构中的应用现状及趋势

3.1 系统功能的第1 个层次即事务型办公自动化系统 目前大多仅限于单机或简单的小型局域网上的文件处理、电子表格、数据库等辅助工具的应用，虽然充分利用了OA 系统较强的公文处理及文档管理能力，界面直观简单，在小型局域网中保证了可靠性和安全性，基本实现了无纸化办公，提高了办公的速度和效率，但是对OA 系统更多潜在功能的开发应用做得不够，这也是对信息技术资源的一种浪费。

3.2 OA 系统的第二层次即信息管理型系统的运用 事务型办公系统和综合数据库相结合，使得信息在本单位各个部门可以共享。通常，QQ 这个平台因其快速和易用特性，在文件共享和即时交流方面存在优势，特别是群的共享功能，因此人们使用比较普遍。当OA 系统进入日常办公后，因其功能的多样性、复杂性，多数血站办公人员不知如何操作以达到相同于QQ 的功能。例如，QQ 群的共享人员信息无法直接复制于OA 系统上，拟共享文档就必须重新建立另一个流程;同样，各级血站都有各自的短信交流平台，想要群组发送短信到不同机构也无法在现有的OA 系统里完成。从信息的安全管理来讲，QQ 依托的网络平台存在信息不安全性且不便于管理，因此，越来越多的单位开始从信息安全角度考虑采用OA 办公自动化系统。

3.3 第三层次即决策支持型OA 系统 建立在信息管理级OA 系统的基础上，针对所需要做出决策的课题，构造或选用决策数字模型，由计算机执行决策程序，做出相应的决策。这一层次的OA 系统具有4 个特点:(1)集成化:软硬件及网络产品的集成，人与系统的集成，单一办公系统同社会公众信息系统的集成，组成了“无缝集成”的开放式系统。(2)智能化:面向日常事务处理，辅助人们完成智能性劳动，如:对公文内容的理解和深层处理，辅助决策及处理意外等。(3)多媒体化:包括对数字、文字、图像、声音和动画的综合处理。(4)运用电子数据交换(EDI):通过数据通讯网，在计算机间进行交换和自动化处理［1］。开发、利用、成功构建全体人员的网上办公系统，通过流程的可视化、事件可控制、可监督的扁平化管理，即领导可以随时查看下属部门工作的实时进度，及时发现并处理问题，提高管理效率，促使血站管理水平产生质的飞跃，也是血站管理应用OA 系统应该达到的理想状态。

4 采供血机构办公自动化建设中可能面临的障碍

4.1 管理层重视程度不够 某些管理层缺乏足够的计算机应用水平，因此存在抵触情绪;有些管理层仍然沿袭传统的思维方式，习惯于传统的手工办公;又有些管理层考虑到办公自动化的前期工作需要大量的人力、物力、财力投入，片面地认为有限的资金更应该投入到其它业务工作中，以致系统建设投入不足、开发不力、应用不到位。

4.2 办公人员的培训力度不足 目前大部分采供血机构的办公人员已经具备“一人一机”的条件，但不同岗位、不同年龄对计算机及OA 系统的熟悉、运用程度存在较大差异。从而影响了办公自动化的正常推行。因此，只有把办公人员的管理实践和计算机操作能力结合起来，才能真正发挥作用。

4.3 系统缺乏足够的安全保障措施 互联网本身所固有的安全性隐患加上OA 系统具有的开放性特点(能够与其它软件系统完成必要的关联性整合应用)，为少数有意攻击网络系统的人提供了可乘之机，以通过窃取保密技术资料和重要数据、传播病毒等方式攻击和破坏网络。可见，网络系统与数据安全问题是办公自动化建设中值得注意的重要环节。

5 完善血站管理办公自动化建设对策

5.1 快速更新观念 管理层高度重视的同时，加强办公人员的队伍建设。由各个血液中心、中心血站独立使用OA 系统到整个采供血系统协同使用，有利于同行业之间广泛的信息交流与沟通，并能较好地拓展到省内外、国内外信息资源共享的范围。

5.2 建立办公自动化系统的长效管理机制 建立健全各项长效管理制度是保证办公自动化建设工作顺利实现的重要保障。具体而言，在系统建设的过程中，诸如《中心网络及计算机使用管理制度》《管理信息系统电子签名及用户授权管理制度》《管理信息系统应急预案程序》等各类相关制度需要相应出台，并在后续的系统使用管理过程中不断健全与完善。

5.3 提高办公人员的办公自动化素质 由于办公人员在办公自动化系统这一人机结合系统的使用中起着主导地位，这就要求办公人员既要熟练掌握办公的基本知识，又要熟练使用各种办公设备及办公软件，因此，提高办公人员的综合素质，提高办公人员的办公自动化综合能力是实现办公自动化的重中之重。对于此，采供血机构可以通过内部培训、外部借鉴及机构之间相互学习的方式适应办公自动化的工作需要。

5.4 加强防范措施 确保网络信息安全 由于网络办公自动化建设会使血站的各类信息在一定范围内处于开放状态，重要数据的安全性防护则成为关键。因此，在办公自动化建设的过程中，要强化办公自动化管理人员的保密意识，采用数据加密等技术，或通过设置身份验证、权限审查等方式保证合法用户的使用，从而在确保信息系统安全的前提下，使血站办公自动化系统得以安全、有效运行［3］。

1 李洁.OA 办公自动化系统分析［J］.科技与生活，2012，3:152.

2 斯蒂芬·P·罗宾斯.管理学(第9 版)［M］.北京:中国人民大学出版社，2012，198-202.