新建本科院校人事档案管理转型探索

周鹏娜

（四川文理学院 人事处，四川 达州635000）

0 引言

随着我国高等教育事业的不断发展，本科院校由2000年的599所增加到2012年的1145所，[1]在新增的这446所本科院校中大部分是由原专科院校申请升本科，少数是直接兴建的本科.随着近年来我国高校招生人数持续扩招，大大增强了新建本科院校的快速发展.而人才是兴办本科院校的基本保证，这就意味着师资力量的不断扩充.由此带来的人事档案管理成了新建本科院校人事档案管理工作的重中之重.本文将探索在新时期新建本科院校的人事档案管理如何在培养与发现师资人才、干部中起到重要作用.

1 新建本科院校的人事档案现状

高校人事档案管理工作按照《干部管理工作条例》的要求，[2]经过多年的发展已经取得了很多成绩，在组织人事部门选人和推动学校教育事业发展方面都发挥了一定的作用.特别是中组部《关于进一步开展人事档案审核工作的通知》（组厅字[2006]5号）文件下发后，各高校坚持“以查促改，以查促建”的工作原则，积极认真地开展整改工作.这些成绩主要表现在以下几个方面：

第一，档案设施标准化.档案设施是人事档案管理的重要物资基础，是档案保护技术中长期起着基础性作用的因素.为此，高校都相应地加大了对档案设施的投入，改善了档案保存的条件.

第二，档案管理人员的专职化.长期以来由于人事档案工作不是显效工作，校领导在思想上不重视，档案管理人员多由人兼职，目前这种情况已有很大转变，很多高校都在人事部门设置专门管理档案的科室由专职老师来管理.

第三，档案管理工作制度化.随着学校管理工作制度化的推进，也同时加大了档案管理工作的制度化进程.例如，人事档案查阅、鉴别归档、档案收集补充、档案保管保密、档案整理、档案传递等都由相关的制度.随着人才流动性的增强，人事档案的流动基本保证了机要件的传递方式.大改以往由个人自带传递的情况.

第四，档案服务信息化.随着信息化时代与现代办公时代的到来，信息化系统也进入人事档案管理中.并已经起到一定的作用.很多高校定制了本校专用的人事档案管理系统，进行信息的系统录入.这样可以系统的分析人员结构、学源结构等人事重要数字分析工作.为人事统计工作效率的提升提供了重要的支撑条件.

2 新建本科院校人事档案面临的新环境

随着我国高等教育事业的不断发展与进步，高校人事档案制度也不断的在改革与发展，由此导致了人事档案管理面临着新的环境.

2.1 新的制度环境

近年来随着我国事业单位改革，高校中也新增了人事代理等用人制度，而人事代理的档案管理机构是当地政府的人才交流中心管理机构，目前各高校人事代理人员的档案管理基本委托当地人才交流中心代为保管，每年度将该类人员的年度考核表以及职称晋级等重要人事档案信息转交到人才交流中心装入档案内，形成在职期间的重要人事档案内容.

2.2 新的技术环境

在管理方式上，除了传统的纸制人事档案管理方式外，还在办公自动化系统中生成了电子化人事档案.有些高校为了适应现代化办公环境还将原来的纸制档案逐步扫瞄，形成新的数字化档案.有些高校还专门研发了人事档案管理软件，这样以便于人事档案的电子信息化.

3 新建本科院校人事档案管理转型的必要性

近年来我国高校人事档案管理在很大程度上取得了不小的进步，但在发展过程中也存在不少问题.

3.1 新建本科院校人事档案基础工作差异比较大

新建本科院校由于原来的办学层次不同，人事档案管理规范程度也各不相同，升为本科院校后，由于师资力量的扩充，人事档案卷数量猛增，人事档案工作也出现了不少问题.由于原来教职工人数相对较小，而且人事档案管理工作也相对不够重视，有些资料多年未整理入档.如，不少学校很多年的年度考核连续没有及时装入个人档案.随着本科教学的师生比要求，新建本科的师资在短时间内得到了巨大的扩充.由于升本工作的需要各项档案工作也要求规范化，这样档案管理人员在短期内要完成大量归档工作.这种情况下，档案管理人员一般采用借用其他部门人员或者学生才能在短期内整理好所有需要归档的档案.由于整理档案的人员并不都是专业人员，或者说不都熟悉档案人员的情况，加之中华汉字有很多型近字，在工作任务量超大的时候，难免出现张冠李戴的情况.

3.2 人事档案材料质量不高

人事档案材料不完整，前后不衔接.人事档案的不完整性大体体现在两方面.一方面是形式上的，手续不齐全，有的缺少印章，有的缺少签名，有用圆珠笔、铅笔填写的，或用复印件代替的，都不符合档案材料完整的要求.另外一方面是内容上.内容上主要因为有些学校造表滞后，工作完成后才补做表格造成材料堆积，来不及第一时间装入档案，如，2006年工资套改时需要核实大量翔实的个人信息，这项工作还没有完成又赶上了2007年、2008年的工资调整，有些学校的工资部门就是在2008年工资变动时才一起补做出的2006年、2007年、2008年的工资变动审批表，一人一次产生三份工资表，致使材料容易混乱，容易造成打印错误或装入错误.

3.3 人事档案内容不全面

高校人事档案重政治轻业务，千人一面流于统一形式，反映不了教师的个人教学特点.受传统人事档案工作的影响，高校人事档案注重记载教师的政治思想以及政治表现，较多体现个人政治素质跟个人社会关系.各种政治表格都基本填写一些政治套话，如“希望继续努力，争取更大进步”等，对于教师的业务培训以及科研著作以及论文发表记载几乎为零.这样的内容造成大部分人的档案都千篇一律，在组织想培养干部的环节中失去了“知人善用”的重要依据作用.

3.4 人事档案分类与先进高教事业发展不适应

我国干部人事档案工作按照《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》等文件规定，制定了具体的管理办法、细则，高校人事档案工作基本也是遵照两项文件来具体执行.目前高校人事档案分十大类：第一类履历材料，第二类自传，第三类鉴定考核材料，第四类职称评聘、学籍学历和进修材料，第五类政治历史证明，第六类党团材料，第七类奖励材料，第八类处分材料，第九类工资职务任免出国出境和各种代表会登记材料，第十类其他材料.此十类材料纪录了教职工学习和工作情况以及政治情况，但是不足系统准确的概括出该教师在教书育人方面或科研方面的特点.高校教师以人才培养、科研研究和服务社会为职责，高校里又很多教师是多方面的能手.以现有的档案分类已经不能满足当代高校教师的人生履历以及工作能力的系统归纳了.再如第二类自传，现在基本单位已经不以这种方式来总结个人的履历了.

3.5 人事档案内容利用率不高

随着自动化办公的进程，大部分学校已经建立了数字人事档案，但多数停留在只是把数据录入系统或者把纸质文档扫瞄成电子版本.对于这些数据的系统分析还基本没有实现.而要利用好这些档案内容不进行数据分析是很难实现的.在近千人甚至更多的人的档案里手工查询各种数据不仅要用大量的时间也要大量的人力.严重拖延了工作效率.现在的数据电子化还只停留在“看摊守摊”上，重管理轻利用，大多满足于看好不丢失，缺乏创新意识，对人才信息开发利用缺乏主动性.档案人员只是忙于整理工作，并没有充足的时间和精力开展人事档案信息的研究工作.学校人事档案管理人员一般只配备一名老师，最多两名，在这种情况下，只能忙于应付每年需要装入的几千份个人信息，如刚装入了年终考核又来了职称评审，学术带头人等资料.往往光是装订档案就已经忙的不亦乐乎了.这样无疑是限制了人事档案作用的发挥，延缓了高校人事档案工作的快速发展.

4 高校人事档案管理转型的有效举措

4.1 广泛宣传，做好相关培训讲座，提高档案意识

中组部在《关于加强干部档案工作的意见》中指出：“干部档案是一项政策性、机密性很强的工作，各级党委和主管部门应予关心和加强指导.”人事档案管理工作是人事工作的重要组成部分，是人事工作中必不可少的基础性工作，各级领导应该提高重视度，并组织好相关的宣传工作.由于高校的重心工作侧重于教学和科研，同时档案工作不具有明显的显效经济效益，使得档案管理工作出现“说起来十分重要，做起来可以推后再做”的工作现状.在高校人事制度改革不断深入的今天，师资力量已经成为新建本科院校在下一轮的竞争中的一个非常重要的指标.管好用活人事档案，才能真正发挥人事档案的真正作用，为学校培养发现人才做好参谋.

4.2 利用各种评估有效机会，完善现有档案的完整性

新建本科院校在申请升为本科院校时或者升为本科院校后四年的教学评估都要经过教育部的评估，在评估中有很多硬性指标是必须达到的.这里面就包括各种教学档案、人事档案、办公档案的要求.各学校往往在这个阶段异常的重视档案工作.因为这个时候档案工作的好坏往往决定着升本的成败.我们档案工作人员要充分发挥这个阶段性的工作，“以评促建，重在建设”充分做好档案工作重要性的宣传工作，更重要的是在这个时候可以更容易协调各部门将缺少的人事档案及时的补充或者整理出来.平日里不好协调的工作，在这个阶段各层领导都会积极重视与配合.此外评职称时也是对外宣传档案工作重要性的重点时机，而且每年都有一次评职称的工作.因为我国评职称中有一个重要指标就是要汇总参评人员近三年的年度考核结果.这个年度考核结果是个人档案中的重要个人考评信息.参评人员这个时候是非常关注档案中的考评信息的.可以就这个时机向广大教师宣传例如填写档案表格需要正楷书写，用黑色或者蓝黑色墨水，不能用圆珠笔等注意事项.

4.3 整理方式上的改革，以及建立适应人才发现的新内容

老档案里面的材料是16k纸张规格，现在档案国家已经要求统一为A4纸张规格.老档案基本经过裁减、糊裱、折叠、对齐、打孔、装卷等步骤.[3]装订需要大量的人力、物力、以及时间.有时候一天只能装订整理一本档案，效率及其低.而在查找资料或者需要复印某些资料时候非常的不方便.装订完的档案看起来外表美观整齐，但档案员的大部分时间都用于装订工作，对于档案信息的完整度、准确性、动态管理等收效甚微.我们需要一种简单的装订方式，档案分类，每页档案编号后用边上有弹簧夹子的档案整理夹进行装订，或者直接装入档案盒，在封面上写明档案的顺序内容.这样便于日后增加档案内容，也便于档案内容的查找以及复印.

随着新时代的到来我们档案原有分类已经不能满足时代的要求.[4]例如自传，现在组织部门已经不做要求.而教师的教学能力，教学成果等如果纪录在案的话，在教学上就有了客观的说明，而不是靠以往的只能在相关部门了解情况而造成的很多人为主观性.科研成果更是一目了然，更便于考察该教师的科研能力，这样档案里面就真实客观的纪录了该教师的教学科研能力.为原来的档案增添了更多选拔人才所需真实有效客观的材料.更便于我们科学民主的选拔与培养人才.为高校建设提供源源不断的动力.[5]

4.4 变静态档案为动态档案，进行及时科学的数据分析

受档案工作老习惯的影响，档案管理人员重视档案的归档，而忽视了档案的动态信息统计与分析，我们在档案工作信息数字化时代的到来，可以将这一状态彻底的改变.适当增加档案管理人员，这样完成了繁重的档案归档工作后就有时间对形成的电子档案进行适时动态的分析，而这些数据决不紧紧是原来的教育部以及各上级交派给的统计各种人数学源数等数据统计，更重要的是分析统计现有教师的师资结构，以及师资突出特点，分析短期以及长期所需要的类型人才.我们说一所好的大学是有好的老师.而师资力量不是一蹴而就，而是需要我们长期的规划发展得来的.在人才兴邦的今天，尤其是高校本身就是一个人才汇聚地的情况下，我们只有做到知才并善于培养发现人才，才能把我们的高校发展的更好.而只有做好档案内容的跟进与分析才能及时的发现与培养人才.才是高校可持续发展的最终动力.

[1]张 药，胡 瑛.新建本科院校人事档案管理对策研究[J].科技情报开发与经济，2013（9）：142-144.

[2]四川省人社厅.事业单位文件汇编[M].成都：四川省教育出版社，1998：26.

[3]宋玉源，周耀林.人事档案管理原理与方法[M].武汉：武汉大学出版社，2004：38.

[4]罗 军.中国档案管理体制改革研究[M].北京：世界图书出版公司，2011：86.

[5]赵金波.普通本科院校人事档案信息资源开发利用之我见[J].广西师范学院学报：哲学社会科学版，2009（2）：151-154.