船舶证书管理技巧

中海集装箱运输股份有限公司 奚卫菊

船舶的各类证书是船舶安全适航的证明文件。船舶证书的遗失、失效以及存在错误，都可能导致延误船期，严重的还会导致船舶被滞留。而且，每次PSC、FSC以及船级社进行检查时首先检查的项目就是船舶证书。因此，妥善管理好船舶证书，是船舶管理的一项重要工作。

关注四类证书

船舶证书大致可以分为四类：船旗国政府主管机关签发的证书、船级证书、法定证书、其他证书。

首先是船旗国政府主管机关签发的证书，包括：船舶所有权证书（由船舶所有人保管）；船舶国籍证书；船舶最低配员证书；符合证明（DOC）与连续概要（CSR）。

其次应关注船级证书即入级证书与入级证书附件。入级证书上包含了船名、船舶登记号、船籍港、建造日期、建造者和总吨位。有的船舶具有双重船级社证书，拥有两套船级证书。当进行各种年度检查、中间检验等限定和法定检验时、或者进行海损检验时，该两个船级社将分别派验船师参与检验。其主要原因是为了弥补一个船级社在权威性和技术检验方面的不足，从而达到互补的作用。

第三为法定证书。法定证书名目繁多，作为船长应该经常核对证书的有效性，对国际海事公约以及法规变化后的相应证书应该予以重点关注，及时与公司证书管理者沟通，在适当的港口给予更新。

法定证书属于设备单项要求的证书，这是船舶入级的支撑，是取得船舶入级证书的首要条件。缺少船级社签发的如下任何证书将视为船舶不适航，船长和公司管理人员必须经常对如下证书的有效性给予无微不至的关心: 货船构造安全证书 (SC)；货船设备安全证书 (SE)＋FORM E；货船无线电安全证书 (SR)＋FORM R；国际防止油污证书 (IOPP)＋FORM A；国际防止空气污染证书 (IAPP)＋FORM AIR；国际防止生活污水污染证书 (ISPP)；国际船舶垃圾污染检验证明；国际防污底系统证书＋FORM RAF-E；国际载重线证书；国际吨位证书；危险品适装证书(CFD)；船舶安全管理证书 （SMC）；国际船舶保安证书 （ISPS）。对于中国船级社或其他船级社上船进行年度检验或者证书到期更换新证书后，船长应该对上述证书逐张仔细检查，以确保证书的有效性。

第四为其它一些证书。如船用产品证书，包含：油水分离器的型式认可证书，消防、救生、无线电设备的产品证书，航行灯及运河灯证书等。在港口国检查时，船长应该根据PSCO的要求熟练提供船用产品证书。如船长平时不注意产品证书的保管，将视为缺陷。

另外，船长还应对一些资料给予关注。船舶安全管理日趋复杂，为了获得证据，船长和相关责任人在船舶营运过程中需要船舶特种操作的过程的文字记录。如船上油污染应急计划、油类记录薄、垃圾管理计划、垃圾记录薄、货物系固手册、装载手册、稳性资料、破舱稳性资料、破损控制图和小册子、Nox 技术案卷、CTF文件（PSPC适用船舶）、能效管理计划（SEEMP）、保安计划（SSP）、危险货物舱单或配载图等。特别提醒2006国际海事劳工公约（2006MLC）在生效后，船舶增加了很多需要维持海事劳工公约证书和符合证明的记录。如船舶的海员休息时间表、船舶海员投诉程序表，海员上船协议、船员委托管理协议、医疗器材管理记录表、药品使用消耗表，不符合规定情况事故及险情处理表。

对于国内入级船舶，除持有“国内航行船舶入级证书”外，还应持有如下法定证书：船舶检验证书簿、海上货船适航证书、海上船舶载重线证书、海上船舶防止空气污染证书＋附件、海上船舶防止油污证书＋附件、海上船舶吨位证书、海上船舶危险品适装证书、海上船舶防止生活污水污染证书。

国际航行船舶应根据新生效的公约要求，持有如下证书：船员舱室设备检验证书、起重设备检验和试验证书、海事劳工公约证书或符合证明（MLC符合证明）、国际能效证书、巴拿马运河吨位证书、苏伊士运河吨位证书、燃油污染损害民事责任或其他财务保证证书。

船舶证书管理

首先，对于船舶证书管理应建立证书档案，确保证书连续有效。船长应根据以上证书的分类，将证书存放于不同的文件夹内，并经常检查证书的有效性。可以利用EXCEL软件记录证书的信息，并用升降序排序，找出最先需要换证的证书。一般由船舶公司安排换证，船长也可根据实际情况提醒管理人员证书即将到期的情况。

其次，船舶证书管理还要保持证书的完整性。船舶船级法定证书由两部分组成，即由证书和证书附件组成，如入级证书后应附有入级证书附件、IOPP证书后应附有FORM A、SE证书后附有FORM E、SR证书后应附有FORM R、IAPP证书后应附有FORM AIR等，如船舶结构、设备无变化，附件一般不换新，并应永久附在有效的相应证书后。船长应在证书换新或收到新的有效证书时，应将相关附件及时附在相应的新证书后。经常会发现部分船长将各证书附件随同原证书一并替换掉，而未将其附在相应的新证书后，甚至出现遗失找不到的情况，造成不必要的麻烦，甚至被滞留。特别应注意的是，在船体入级证书后还应附有一份《压载舱涂层状况和检验要求汇总表》（Form PHc）。

在此基础上，还应检查证书附件与证书的匹配性。证书会给出应该与之匹配的附件编号，船长应检查附件上的编号是否与证书所提供的编号一致。

最后，船舶证书管理还需仔细审查新收到的证书、检验报告。船长应熟悉证书、检验报告的保管方法，建议船长每次在收到证书、记录、检验报告后仔细阅读、检查，特别注意新旧证书之间改动之处、各种日期及公司对于该文件的存放要求，应特别注意船级记录：RH、RM；法 定 记 录：SEr、RLL、GP、FC、RA检验报告，其中有大量信息，应特别留意。如在GP、FC中有遗留项目，需在到期前解决并申请验船师进行检验消除该REMARK并出具一份新的检验报告；如不能按期解决的，应申请展期，否则将导致船级暂停或被取消。

船长应将每次检验时签发的所有检验报告（需附在证书后的除外），将右上角检验编号相同的报告装订在一起存放在检验报告文件夹中。同时，更新船舶检验日期表，将下次检验日期录入表格中。旧的检验报告及记录无也不要丢失，建议以五年特检周期为单位，将五年的检验报告、证书归档在一起并标注时间跨度，方便以后查找、检索、使用。

证书管理，说起来简单，但做起来不易。有很多细节需要注意，在证书管理中有些容易忽略的地方需要特别注意。一是船长交接班时，交班船长应将本轮的证书目录、存放保管要求一一交待，接班船长应逐一点清，包括产品证书、平时不常用的其他资料等文书。二是《船上油污染应急计划》中的沿海国联系人地址每季度都会更新，因此，船长应在每季度初关注IMO网站，更新联系人信息。三是对于中国籍船舶，当收到新的船舶国籍证书和船舶最低配员证书后应尽快将旧证书交还船籍港海事局，此外还需要将船舶签证卡（IC卡）更新，否则证书与卡的内容不同步。四是对于新出厂的船舶，船级社将签发五个月短期证书，待船级社审核完毕后再签发五年期的长期证书。五是船长应关注证书的签署情况，特别是安全构造证书中最近两次船底外部检查日期的间隔期不能超过36个月。六是每次完成船舶检验后会收到检验报告，同时也会附上一份最新的检验状态表（survey status），船长注意检验状态表中的相关检验日期，如下次检验日期、检验日期的窗口期、证书到期日、法定备忘、起重设备的检验日期等。七是认真管理PSC检查记录，根据缺陷种类分门别类，记录整改方法以免重蹈覆辙。