析中小企业内部控制之完善*

□ 严明娟

(湖南税务高等专科学校，湖南 长沙 410116)

析中小企业内部控制之完善*

□ 严明娟

(湖南税务高等专科学校，湖南 长沙 410116)

中小企业内部控制能够保护财产物资的安全完整、提高会计资料的正确性和可靠性、保证企业规范化管理、保证企业高效率经营。但是，目前中小企业内部控制普遍存在内部环境缺位、企业人员风险意识不强、内部管理制度建设缺失、会计信息失真较严重和内部监督机制不完善等主要问题，因此，完善中小企业内部控制，必须提高企业管理人员对内部控制的认识和水平;要充分重视企业内部机构设置、运行机制和企业文化建设;增强企业的风险意识，建立健全资产安全完整维护体系;加强控制活动，建立行之有效的内部控制制度;纠正信息偏差，严防会计信息失真;强化内部监督，提高管理与控制效能。

中小企业内部控制;重要性;问题;完善途径

中小企业在我国国民经济中发挥着重要的作用。据国家发改委小企业司的统计，截止到2006年年底，我国中小企业的数量为4200多万户，占全国企业总数的99．8%，中小企业所创造的产品和服务的价值占全国国内生产总值的60%左右，生产的产品占社会销售总额的60%，上交的税收超过总额的一半，提供了全国80%左右的城镇就业岗位。［1］但是，也必须看到中小企业的组织体系通常采用垂直管理模式，管理跨度小，管理幅度窄，同时受规模、人员、财力、体质等因素的制约，企业在内部环境、风险评估、控制活动、内部监督以及信息与沟通等方面还存在许多不足，影响了企业的经营和管理，制约了中小企业的发展。因此，进一步研究、完善中小企业内部控制，对于加强中小企业的经营和管理，推动经济增长，进而为社会解决就业，维护经济和社会稳定，保证企业的健康发展有着重要意义。

一 中小企业内部控制的重要性

控制是管理的一个重要职能，控制是指“管理者根据事先确定的标准，或根据组织内外环境的变化和组织工作的发展需要重新拟定的标准，对下属的工作成效进行测量、评价和采取相应纠正措施的过程。［2］任何组织、任何活动都需要进行控制，这是因为即使是在制定计划时进行了全面、细致的预测，考虑到了各种实现目标的有利条件和影响因素，但由于环境是不断变化的，管理人员受到其本身的素质、知识、经验和技巧的限制，预测不可能完全准确，制定出的计划在执行过程中可能会出现偏差，还会发生未曾预料到的情况，这时控制就起到了执行和完成计划的保障作用以及在管理控制中产生新的计划、新的目标和新的控制标准的作用。从组织(企业)的边际角度来讲，控制可分为内部控制和外部控制(当然内部控制和外部控制往往密不可分，内部控制往往受外部控制的制约，外部控制也往往受内部控制的影响)，企业外部控制是指企业外部事务的控制，如企业的运销控制、企业交际控制等;企业内部控制是指企业内部事务控制，如质量控制、财务控制、成本控制、安全控制等。因此，就中小企业而言，内部控制是指企业为了有效地进行经营管理，针对内部事务而制定的一系列相互联系、相互制约、相互监督的制度、措施和方法的总称。企业内部控制的重要性表现在:

(一)能够保护财产物资的安全完整

企业的生产经营活动涉及到企业的各种经济资源，在资源的取得、使用、出售、报废等多个环节中，任何一个环节的失控都可能造成企业资源的流失或损失。规范完善的企业内部控制可以使企业的各项资产在使用、流转的过程中严格按照制度的规定进行操作。通过严格的内部控制制度，运用和使用采取各种控制手段，强化对企业内部财产物资的保管和控制，减少直至杜绝资产的跑冒滴漏及各种损失的发生，杜绝浪费、贪污、盗窃、挪用和不合理使用等问题的发生，保证财产物资的安全完整，保护所有者权益免受侵害。

(二)能够提高会计资料的正确性和可靠性

正确可靠的会计数据是企业经营管理者了解过去、控制目前、预测未来、作出决策的必要条件，而内部控制系统通过制定和执行业务处理程序，科学地进行职责分工和信息反馈与收集，使会计资料在相互牵制的条件下产生，从而有效地防止错误和弊端的发生，保证会计资料的正确性和可靠性。

(三)能够保证企业规范化管理

科学的控制与管理是企业资源优化配置的前提条件。企业作为一个经济组织，拥有包括人力资源、材料、资金、机器设备、土地等有形资源和包括信息、技术、商标等在内的无形资源，企业通过上述资源的相互作用与整合，产生增值，实现盈利。企业资源的优化组合离不开科学的管理和控制，而实现科学的管理需要有科学的管理制度作为保证。企业内部管理制度通过调整企业内部关系，明确资源优化配置与组合的原则和方法，形成良性的生产工艺流程，使企业的资源得到科学的配置与合理的利用。

(四)能够保证企业高效率经营

科学的内部控制，能够合理地对企业内部各个职能部门和人员进行分工控制、协调和考核，促使企业各部门及人员履行职责、明确目标，并围绕经营目标，通过程序控制、跟踪控制、预先控制、现场控制以及适度、适时、客观和弹性控制，达到最佳控制，确保企业的生产经营活动有序、高效地进行。

二 中小企业内部控制存在的主要问题

(一)内部环境的缺位

内部环境是企业实施内部控制的基础，主要包括机构设置、权责分配和企业文化等。综观中小企业，在内部环境方面主要存在如下三方面的问题:一是内部机构设置的非科学性。主要表现在部门权责高度集中而职能部门权力弱化，如中小企业大多没有一个统一的生产指挥中心——生产计划部，各车间独立运作，营销部门往往直接将客户订单下达到各生产车间，由车间主任自己向采购部门申购原材料，自己编制生产计划，且随意性、非科学化现象严重，这实际上是一种典型的计划职能与执行职能相统一的管理或控制方式，违背了泰勒的科学管理方法;二是内部运行“家族化”倾向突出。中小企业基本上是从家族创业开始起步的，家族式管理在白手起家、创业的开始阶段有着它的优越性，但当企业发展到一定规模时，其不足之处也体现出来:家庭亲情关系和企业管理或控制关系纠缠不清，企业控制或管理上往往不能或难以抑制家族成员的违规管理行为，使得企业生命活力薄弱，造成企业的效率低下。三是企业文化的缺失。大多数中小企业主，由于自身文化素质、管理能力以及企业文化建设意识的单薄，企业文化建设处于缺位状态;多数中小企业是由原乡镇企业转化而来，落后的文化观念、道德危机、落后的财富占有观念、忽视人才，这些文化上的瓶颈，影响了它们对人才技术等社会资源的整合，对不同文化特征的个体有一种天然的排斥感，从而在很大程度上丧失了掌握先进理念的途径;少数中小企业提出过企业文化，但很多企业所谓的企业文化就是发扬吃苦耐劳的精神或敢闯敢拼的勇气，带有原先集体企业的文化色彩，很大程度上等同于企业精神，不能很好地将企业自身发展阶段、发展目标、经营策略、企业内外环境等多种因素综合考虑来确定独特的企业文化。［3］

(二)企业人员的风险意识不强

中小企业的人员意识问题集中表现在风险意识淡薄、风险评估不够，普遍存在着对内部控制认识不到位的现象，主要表现在:一是对现金管理不严，造成资金闲置或不足。二是应收账款周转缓慢，造成资金收回困难。三是存货控制薄弱，造成资金呆滞。许多中小企业月末存货占用资金往往超过其营业额的两倍以上，造成资金呆滞，周转失灵。四是重钱不重物，资产流失浪费严重。五是忽视了会计的命脉功能，脱离会计控制。管理人员对内部控制的意识偏差，会导致内部制度局部形同虚设，造成企业管理整体混乱。我国中小企业缺乏的就是这种风险意识和机制，不管是什么风险，企业都应该加强风险意识，建立起可以识别、分析和管理风险的机制，避免盲目扩张等行为。

(三)内部管理制度建设的缺失

主要表现在:第一制度不健全。大部分中小企业仅仅在员工考勤制度、奖励制度、财务制度方面有较详细的规定，而在企业销售制度、人事招聘管理、人事分工、职工培训、广告策划、办公室管理等方面不够完善，制度内容涵盖不全，达不到制度管理的作用。第二执行不力。一些中小企业建立了规章制度，甚至每个科室、部门都有一套成型的管理制度，看起来比较规范，但在执行上，往往变成了一纸空文。有些家族式民营企业，企业规模小，经营业务比较简单，员工也较少，企业日常管理往往采用“家长式”管理方式进行，供产销各项活动以“家长”的意志进行，如果“家长”能力强，则企业管理比较好，如果“家长”能力稍差，或工作任务太重，则往往忽略管理，给企业的健康有序运行和良性发展带来隐患。第三，时效性滞后。中小企业往往是成长较快的经济体，虽然一些企业在长期的生产经营实践中形成了一套科学完整的管理制度体系，在当时的历史条件下对企业的发展起到了积极的促进作用，但随着企业规模的扩大和外部环境的变化，企业的内部管理制度也势必出现一些不适应的问题，对企业的正常经营活动造成不利影响。［4］

(四)会计信息失真较严重

信息系统的好坏会影响到内部控制的有效性，有的企业为达到某种目的，可以根据不同用途编制不同的报表内容。中小企业信息系统存在最为严重的问题是会计处理缺乏一贯性与完整性，会计信息失真现象普遍存在。如常规性的印单(票)分管制度、重要空白凭证保管使用制度及会计人员分工中的“内部控制”原则等得不到真正的落实;会计凭证的填制缺乏合理有效的原始凭证支持;特别是由于企业财务基础薄弱，中小企业因其规模小、业务少、交易额小等特点，不易引起各检查机关的足够重视，于是有些企业领导就利用这一点，指使会计做假账、报虚数，人为捏造会计事实、篡改会计数据、设置账外账、乱挤乱摊成本、隐瞒或虚报收入和利润;资产不清、债务不实。企业为了调节利润，把应由本期成本负担的支出悬挂在库存材料、在产品、待摊费用等科目;或将用于建造固定资产的支出挤列成本费用;或虚开各种支出项目发票，列入成本支出;或无依据虚提成本悬挂“其他应付款”科目等，根据利润指标随意调节成本。

(五)内部监督机制不完善

目前，中小企业中相当一部分属于个体、私营性质，企业的投资者同时就是经营者，企业领导集权现象严重，一些企业领导“家长式”作风日盛，有的独断专行，搞“一言堂”，有的自己花钱，自己签字，自己报销，内部监督控制只做表面文章;有相当一部分中小企业对建立内部监督不够重视，内部监督体系残缺不全、有关内容不够合理或流于形式，失去了应有的刚性和严肃性，不少的中小企业没有设置内部审计机构，即使有内审机构的企业，其职能也已严重弱化，不能正确评价财务会计信息及各级管理部门的绩效;还有一小部分中小企业制度化的内部审计，严重影响了内部控制的有效性和执行力，损害了企业的利益

三 加强或完善中小企业内部控制的方法与途径

(一)提高企业管理人员对内部控制的认识和水平

企业的管理人员，包括董事长、董事会成员、经理和企业部门负责人，以及从事企业管理的人员。提高企业管理人员的控制水平和管理思想，使他们认识到建立内部控制及其制度的重要性和必要性，是加强中小企业内部控制的关键。一是要加强企业管理人员对内部控制的重要性、必要性和职工道德法制修养以及控制理论的学习和教育，提高企业管理人员的道德法制修养以及对内部控制的认识和理论水平;二是控制水平上，从“精、准、细、严”入手，通过具体的细节控制操作，有序地实施控制，从而达到一种滴水不漏的控制境界，实现控制管理的无隙化。精是做精，精益求精，最佳、最优，是追求最好;准时准确，体现在情报信息准、判断准、决策准、沟通准、操作准;细是细致，把工作做细，把控制做细，特别是执行细化;严是控制偏差，严格执行标准和制度，认真到位。精细化管理(控制)的本质在于它是一种对战略和目标分解细化并落实的过程，是让企业的战略规划能有效贯彻到每一个环节并发挥作用的过程，同时也是提升企业整体执行能力的一个重要途径。［5］

(二)要充分重视企业内部机构设置、运行机制和企业文化建设

一是要按照企业运行规律，科学设置机构，着重解决企业内不相容职务分离的问题。不相容职务指集中于一人办理时发生差错的可能性就会增加的两项或几项职务。中小企业因其规模和人员数目的特殊性，无法做到专职专人负责，所以加强不相容职务分离控制，增加岗位设置的牵制性就显得尤为重要。例如:对生产企业来说，设立统一的生产指挥中心——生产计划部，使计划职能与执行职能相分离;明确出纳人员不得兼任会计相关工作;企业财务专用章与法人代表私章由不同人员管理，财务专用章与银行支票应由会计、出纳人员分别保管，使之相互分离、相互制约等;二是按照现代企业制度的基本要求，建立董事会制度，明晰产权和经营权，实现由传统的家族式管理向现代公司管理;从家长专断式的随意控制转变为建立基于广泛咨询的、科学的决策程序的流通控制;从事无巨细的越级干预转变为注重决策和预算、权责明确的层级管理。三是建设企业本身的特质文化，打造优秀的企业团队。企业文化是企业生长与发展过程中形成的、积累和凝炼起来的共同价值观，以及围绕共同价值观形成的思维方式、行为方式与行为结果的系统化的总和，它具有体现和明确企业家理念、彰显企业特色、凝聚人心意志、提高管理绩效、塑造“企业信徒”、提升企业境界、协调企业系统之功能。［6］通过企业文化建设，打造一支具备明确的、被大家所认同的奋斗目标;富有权威的领导者或领导集体;服从安排，遵守制度和纪律的高度自觉性;内部和谐，风气清正，具有旺盛的斗志和工作激情;善于学习，有创新精神，不断提高整体素质;顾全大局，不搞小团体主义的优秀企业团队。［7］

(三)增强企业的风险意识，建立健全资产安全完整维护体系

风险评估是企业识别、系统分析经营活动中与内部控制的目标、相关措施及风险应对策略。企业开展风险评估，应当识别与实现控制目标相关的内部风险和外部风险的风险承受度。风险承受度是企业能够承担的风险限度，包括整体风险承受能力和业务层面的可接受风险水平。［8］企业应当根据风险分析的结果，结合风险承受度，权衡风险与收益，确定风险应对策略，并合理分析、准确掌握董事、经理及高级管理人员、关键岗位员工的风险偏好，采取适当的控制措施，避免因个人风险偏好给企业经营带来重大损失。因此，从内部控制的角度来讲，中小企业要不断增强内部控制的风险意识，针对中小型企业在资产管理方面所暴露出来的问题，采取行之有效的控制手段，规避风险的发生:

1、努力提高资金的使用效率。

企业要把握资金的来龙去脉，对资金进行合理的分配与运用，对资金的调拨进行严密的权限控制，从而减少资金的流失。中小企业特别要注意对库存现金的控制和存货的管理;核定库存现金限额、不得坐支现金，做到日清日结，严防白条抵库;尽可能压缩过时的存货物资，避免大量存货积压在库、资金呆滞，并以科学的方法来确保存货资金的最佳结构。

2、加强对应收账款的管理。

加强应收账款管理是解决现今中小企业陷入流动资金紧缺困境的重要措施，是提高资金运用率的最直接、最有效的手段。企业应对赊销客户的信用进行等级评定，定期核定应收账款，制定相应的应收账款催收制度。对已经取得确凿证据确认无法催收的死账、呆账，进行妥善安稳的会计处理。

3、加强成本控制。

一是提高预测能力，深入剖析不同维度的产品成本构成、各成本项目变动对企业目标实现的敏感性，预测各成本项目变动的幅度和可能性，准确把握成本风险管理的重点;二是及时修改成本定额，防止因定额宽松引起成本上升;三是从企业战略层面取得成本管理上的突破，如启用新材料降低产品成本等;四是从运营层面挖掘降低经营成本的潜力;五是从控制层面，企业应当根据费用支出性质、金额大小采用不同的控制方法，如预算内外的控制、比例控制、特定事项控制、额度控制等。［9］

(四)加强控制活动，建立行之有效的内部控制制度

控制活动是企业根据风险评估结果，采用相应的控制措施，将风险控制在可承受度之内。企业应当结合风险评估结果，通过手工控制与自动控制、预防性控制与发现性控制相结合的方法，运用相应的控制措施，将风险控制在可承受度之内。企业应当根据内部控制目标，结合风险应对策略，综合运用各种控制措施和手段，对企业各种业务和事项实施有效控制:一是实施严格的控制措施，这些措施包括:不相容职务分离控制、授权审批控制、会计系统控制、财产保护控制、预算控制、运营分析控制和绩效考评控制等。二是建立有效的控制机制。企业应按法律法规和企业章程，规范公司的治理结构和议事规则、决策监督等职责权限，建立科学的职责分工和制衡机制;健全和实施董事会内部控制机制;监事会对董事会实施内部控制监督等。三是完善相应的管理制度，如授权审批制度、财产保护控制制度、预算制度、运营分析制度、绩效考评制度、会计系统控制系列制度以及法律顾问制度和重大法律纠纷案件备案制度等。

(五)纠正信息偏差，严防会计信息失真

控制的基础是信息，控制过程是一个信息交换的过程。没有信息，无法控制、无法管理。预见和获取了偏差信息，就要采取必要的手段，对管理系统施加影响和作用，进行调节纠偏。调节纠偏就是要寻找造成偏差的原因(操作上的、环境变化上的、计划不合理等)，根据预见和获取及分析偏差信息，重新作出决策，然后根据决断信息对管理系统施加影响和作用，或调整操作、变换目标、调整目标，校正确定的目标、编制的计划和管理行为，使原因和结果趋于一致，管理系统趋于内稳态。［10］会计信息，是全面反映企业经营状况的核心信息，其信息的真实状况，直接并严重影响企业的决策和管理以及过程的控制。因此，要保证会计信息的真实，一是中小企业的管理者特别是领导者，不得指使会计做假账、报虚数，人为捏造会计事实、篡改会计数据;二是会计人员必须提高自身的道德水准，坚持道德自律，确保“不做假账”和会计信息的真实有效;三是企业要及时、准确地收集、传递内部控制的信息，确保信息在企业内部、企业与外部之间进行有效沟通。企业应当建立信息与沟通制度，明确内部控制信息的收集、处理和传递程序，确保信息及时沟通，促进内部控制有效运行。四是严格执行《企业会计准则》和相关法律法规和制度规定，依法、依章准确获取、传递与储存会计信息，确保信息的真实有效。

(六)强化内部监督，提高管理与控制效能

为了确立和确保控制的责任，提供管理与控制效能，控制职能的重要内容之一就是监督。没有监督，控制毫无意义。内部监督是企业对内部控制建立与实施情况进行监督检查，评价内部控制的有效性，发现内部控制缺陷，及时加以改进。企业内部监督主要是三方面，一是在现代企业制度下，企业内部的管理人员之间、普通员工之间、管理人员与普通员工之间对行为是否合法或是否符合企业规范进行监督;二是内部审计监督，即由企业内部的机构或由财务部门的专职人员，对企业财务报表及其反映的财务状况进行独立的评估，以检查核实财务报表的真实性和准确性，分析财务结构的合理性，评估财务资源的利用效率等;三是管理审计，即对企业所有管理工作及其绩效进行全面地评价和鉴定的方法。通过利用公开记录的信息，从反映企业管理绩效及其影响因素的若干方面将企业与同行业其他企业或其他行业的著名企业进行比较，以判断企业经营与管理的健康程度。［11］中小企业必须定期通过上述三种方式对内部控制制度、财务状况和管理绩效的执行情况进行检查与考核，看企业内部控制制度、财务状况和管理绩效是否得到有效遵循和提高，执行中有何成绩，出现了什么问题，估计可能产生或已经造成什么后果。并对于严格执行内部控制制度、财务状况和管理绩效良好的，给予奖励;对于违规违章、财务状况和管理绩效较差的，坚决给予处罚。

［1］［4］贾圣斌，高建立，卢锡慧．加强中小企业内部管理制度建设的思 考 ［DB/OL］．http://www．qikan．com．cn/Article/ccez/ccez200905/ccez20090525．html．

［2］李晓光主编．管理学原理［M］．北京:中国财政经济出版社，2004:371．

［3］张良卫，李文锋．论苏南民营企业转型中的管理创新［J］．华东经济管理，2009，(7):12 －13．

［5］李彩云．精细化管理实践评析［J］．企业研究，2008，(10):18．

［6］皮洪琴．电网企业文化管理［M］．北京:中国经济出版社，2007:4－13．

［7］柯健．卓越团队的管理之道［J］．领导科学，2008，(19):53．

［8］白万纲．应对危机四步法［J］．企业管理，2009，(1):23．

［9］杨小舟．企业成本风险管理［J］．财务与会计(理财版)，2009，(4):48．

［10］张志永，何解山等．现代管理论［M］．江西:江西人民出版社，2001:230．

［11］周三多，陈传明等．管理学—原理与方法［M］．上海:复旦大学出版社，2004:609．

F272．5

A

1008－4614－(2014)04－0029－05

2014－6－07

严明娟(1977—)，女，湖南宁乡人，湖南税务高等专科学校会计师。