对大学毕业生档案“安好家”问题的思考

冯 蓉

（武夷学院档案室，福建武夷山 354300）

对大学毕业生档案“安好家”问题的思考

冯 蓉

（武夷学院档案室，福建武夷山 354300）

大学生档案是个人档案的基础，是大学生就业及日后各级组织选拔、任用、考核的主要依据，它直接影响一个人终身的前程。很重要啊！但随着人们的择业模式越来越多元化，不少用人单位只注重能力不要求档案，加上大学毕业生对档案用途有关知识的缺乏等因素，使得不少大学生成了“弃档族”，使他们的切身利益受到了影响。这就要求高校、用人单位、档案服务机构齐心协力，在培训、宣传、指导、提供优质服务上下功夫。逐步杜绝“弃档”“忘档”等现象的发生，使大学毕业生档案“安好家”问题得到解决。

大学生档案；弃档；安家

0引言

高校毕业生档案记录了学生在校学习成绩、在校期间表现和奖惩情况、家庭状况等，是大学生在校期间的学习、生活及各种社会实践的真实历史记录，是个人档案的基础，是大学生就业及日后各级组织选拔、任用、考核的主要依据，是国家人事档案的组成部分。但当今庞大的就业队伍给人才市场带来了生机与竞争，很多大学生只顾找工作或升学考试，不去留意档案的去向，有的毕业生随意将档案丢在学校不管，有的拿回家“私藏”，更多的人糊里糊涂，不知道档案“身在何方”［1］。还有的大学生甚至以为只要找到了工作，签订了合同，档案落到哪里都没关系，越来越大的就业压力使大量的高校毕业生漠视档案，甚至把档案弃掉，给毕业生个人造成了很多不必要的麻烦和损失。

两年前，小张从大学毕业后与单位签订了就业合同，由于单位未要求她办理档案相关手续，就任由档案退回原籍。从去年开始，单位实行全员聘用制，规定只有把档案存在人才服务中心才能转正定级和参加社保，这时，小张才想起了自己的档案，她费了很大力气从老家找回档案，但由于她参加工作时未能及时办理档案手续，现在的身份还是学生，两年的工龄就这么没了，小张后悔当初没及时给自己的档案“安好家”。不给档案安家落户引来麻烦一堆，档到用时方恨无啊！

所以对大学毕业生档案“安好家”问题的思考和研究成了很重要的课题。

1给大学毕业生档案“安好家”的必要性

大学毕业生档案记录着学生的个人经历，要求里面的档案是原件，它是大学生就业、择业、用人单位筛选人才的重要资讯。如果没有及时办理好档案手续，没及时给档案“安好家”，即使工作再出色，档案也是一片空白，会给以后的再就业造成不利的影响，会直接影响个人身份认定、工龄计算、职称评定、工资上调、养老保险、工作调动等。无论是在原单位供职的人还是辞职后另求新职者，在办理社会保险、领取失业金时，个人档案记录的职务、社保参保年限、工龄、工资待遇都是主要依据。有了档案，就可以享受到相关的人事、劳动、社会保障服务，如办理社会保险、失业保险等。缺少了档案，很容易给未来继续求学、择业、户口迁移、婚育、出国等带来诸多不便，如果没有档案，个人的很多权益就得不到保障，档案关系甚至影响一个人的前途、命运。

笔者最近见到一大学毕业生焦急地跑到档案室说，老师，我同学把自己的档案私自拆封了，他联系的单位要黄了，那怎么办呢？问其原因，他竟然说，出于好奇而把档案私自拆封了。这种将档案私自拆封或把档案里的一些材料涂改甚至另作他用的情况发生往往造成就业单位不接受档案，或者档案代理部门也不接收档案。又如，从天津市某高校毕业的小林进入了某单位工作，工作还不到一年，他就萌生跳槽的念头。然而，小林当初和单位签订了3年的工作合同，如果按正规手续办理辞职，要拿回人事档案就必须赔偿单位4 000元违约金。最后，小林连招呼都没打就跳槽走人了，起初，他不无得意地说：“如果我一直背着档案这个‘包袱’，哪能这么容易就从东家跳到西家？档案对我而言是一种束缚。”可是当他找到另一份比较满意的正式工作时，却因为他不能及时提供档案，而与这份工作失之交臂，若将来转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具出国、考研等有关证明就更难办了。

作为档案的主人，大学生一定要对自己的档案关心重视，“善待”自己的档案，了解清楚所需要办理的手续，及时办理，给自己的档案及时“安好家”，即使毕业后一时落实不了接收单位，也最好把档案放到人事部门的人才服务中心委托管理，以免日后给自己带来不必要的麻烦和痛苦。

2大学毕业生档案没“安好家”的原因

2.1大学生对档案的用途知之甚少

一个黄色的牛皮纸档案袋，里面装着各类盖着公章的表格，尽管这个袋子不足500克重，但它却浓缩记录着一个人人生所经历的点点滴滴。可眼下，越来越多的大学毕业生并不了解档案对一个人毕生的重要性，他们不知道档案要跟随人一生，即使个人退休后其档案也不会被销毁，而是继续保存于所在单位或人才服务机构，直到该人死亡。不少大学生对档案不“感冒”，成了“弃档族”，直到需要用它的时候才成了热锅上的蚂蚁，急得团团转。

在问卷调查中，对“你看到过自己的档案吗”这个问题，选择看到过的人数是37%，选择听说过、没看过的占了63%，档案如此重要，但没看过的人如此之多，档案一旦缺失，肯定会给个人带来麻烦，有不少的人已经体验到了内在的苦头。

2.2大学毕业生认为“凭能力吃饭不看档案”

有些大学毕业生认为，现在用人单位招聘不用看档案，只要有能力胜任工作就行，找工作，带上简历、证件什么的就可以了。有的没有报到的，完全不知道档案放在哪里；有的办理了一两年的人事代理手续后就不闻不问，没有及时对档案进行更新，往往等工作若干年后的某一天需要档案时，才急急忙忙地前来咨询；有的报到登记后，将档案留在人才服务中心，不再过问；有的不去办理挂靠手续，自动放弃派遣资格；有的则干脆把档案“私藏”在家，自己携带……殊不知，档案一旦遗失会产生严重后果，工作能力再强，毕业生的身份确定、职称申报、办理社会保险、办理退休、出国和考研等等都将成为难题。

据一份相关调查显示，在1568名被调查的高校毕业生中，只有15.24%的人认为“择业自由，但档案不能遗弃”。有22.27%认为“工作中注重的是能力，档案没用”，另有62.49%的人对档案表示“无所谓”。

2.3用人单位对毕业生档案不做要求

随着我国经济体制的改革，私有企业的增加，招聘单位更看重人才素质和工作中的表现，而不是看重档案记录，不是看重档案里的历史描述。郑州某大型房产开发公司的负责人张先生直言“在用人的时候，我更看重的是个人能力。”这些因素导致许多大学毕业生对档案不重视，对档案概念模糊不清。有大学生曾说“现在的社会谁还会看你的档案？考察档案不如考察现实的人，只要有能力，没人会管你档案记录是优还是劣。”他们认为：档案记录只代表过去，不能说明现在，一个人在实践过程中的表现才是用人标准。另外，有的单位为方便人才流动不办理档案接收，有的是部分单位不具备档案接收权，这都是导致大学生档案受冷落的原因。

据了解，“弃档族”大多数是自主创业者或者就业于非公有制单位，大家对档案不重视主要原因是用人单位不要档案。曾在某美术学院当老师的小崔，在美术设计方面，对电脑3D技术很有研究和突破，并在参加工作的第六个年头果断“下海”，加盟了一家民营广告公司，当时这个企业并没跟小崔要档案，凭借良好的职业素养和高超的技术，小崔成为业内小有名气的专家。但是，他最近到一家外资广告公司求职时遇到了一个头疼的问题，小崔的人事档案仍然保存在其最初工作的高校内，而且档案里没有任何可以证明他“下海”后的工作业绩和职业信誉等方面的记录或资料，由于9年的辉煌经历没有载入档案，小崔现在可能失去宝贵的职业发展机会，身心受到了很大伤害，没随时把档案安好家，带来的物质和精神损失，有时是无法弥补的。

此外，大学毕业生为图方便自己揣着档案、嫌调档过程太繁琐、需缴纳一定费用、忙于找工作等原因使档案受冷落也是大学毕业生没把档案“安好家”的原因。

3如何为大学毕业生档案“安好家”

3.1高校加强对毕业生档案“安好家”的指导

在大学生毕业前夕，各大院校应当对毕业生档案“安家”问题进行较为系统的培训，责无旁贷地担当起加强对毕业生的就业指导的义务，让大学生树立起重视个人档案，保护自身利益的观念，让学生确实认识到对档案“安家”的重要性，关心、重视自己的档案，做档案的主人，让他们了解清楚所需要办理的手续和转接流程，如用人单位开调档函，出具相关证明，找委托人等程序，把工作做在前面，以免工作被动。

各高校培训机构针对大学毕业生档案“安家”问题，不妨采用讲座、听录音、看录像、展览、竞答、知识竞赛等不同方式把相关的主要内容告诉学生，如：办理就业报到手续或人事代理手续，宜早不宜迟，因为毕业生档案在学校存放的期限是两年时间［2］；毕业两年内没有择业或是择业单位没有人事代理权的、就业单位有人事代理权却不接受档案，或是准备进事业单位的，准备报考研究生、公务员的建议将档案放在当地人才服务中心。还要提醒学生，注意跟踪自己的档案转移情况，及时了解档案去向，档案是否已从学校转出，是否已到达所在地的相关部门，不管人身在何处，一定要让档案跟着人走。报到证上规定的期限，也提醒大学生要用心留意，不要误了期限。每个人要根据实际情况及时办妥相关手续，找到真正适合自己的托管形式，真正给自己的档案“安好家”。使之成为自己工作和事业的助推器，而非前进道路上的绊脚石。

有些留学生在出国前只顾与朋友庆祝，准备学费，只顾着收拾行囊准备出行，完全没有意识到自己的档案和户口“安家”问题，等到回国求职就业时，手忙脚乱，“头都大了”，针对这种情况，对于有出国打算的学生，为避免他们回国找工作因档案问题成为“无业人员”的尴尬局面，各高校培训机构要对他们进行专门培训，如：出国前，“挂”好档案户口，在留学人员服务管理中心办理档案转入手续和入户手续，并办齐证明和成绩单。回国后，办理学历学位认证，及时到档案托管的主要部门充实档案等。

3.2加强档案服务机构的保管服务功能

笔者最近发现，我们暑期寄出去的毕业生档案，到10月份还没收到部分单位的回执单，档案室老师不断催促，还是迟迟没有发来，不知学生档案是否寄到目的地，不知学生的档案是否安了“家”，毕业生档案工作处于被动状态。所以，对于国有企业或事业单位，这些人员相对稳定的单位，加强档案管理还是非常有必要的。而对私人企业或流动性较强的单位而言，则可以采取灵活机动的档案管理体制，各高校要呼吁用人单位高度重视毕业生档案，为解决毕业生档案“安家”问题做出点滴的贡献。

各高校要与档案托管服务的主要部门互相协作，主动了解社会对人事档案信息需求的方向，共同设计出符合计划经济体制的档案内容，特意加一些对用人单位来说更有价值的内容，促使用人单位重视档案［3］，“弃档族”就不会那么多了。档案托管服务部门还应及时跟各高校沟通联系，使高校及时收集整理归档毕业生档案材料，使档案保持完整性，提高档案的利用率。

为保证毕业生的档案得到妥善保存，档案托管服务的主要部门，如人才服务中心还要跟高校协商，要求大学生在校期间，留下自己的稳定的联系方式进行存档，这样档案部门就可以通过电话、短信、电子邮件、QQ留言等方式适时提醒毕业生缴纳相关费用。

除此以外，档案托管服务部门要力求设计和开发人才诚信平台，在全国建立内容标准、规范统一的诚信档案运行模式，全国进行联网，用人单位可凭一定手续或被授权上网查找大学生毕业生的档案把“家”安到了何处，提供适应存档个人要求的多种优质服务［4］，为用人单位提供方便，使档案托管受到大家青睐和好评，真正解决毕业生们四处奔走都难以解决的问题。

3.3为“弃档”“忘档”等现象出新招

各高校，或用人单位或人才服务中心要合力出新招解决“弃档”、“忘档”等现象的发生。如可以出台类似新招：1）不知档案家在何方的大学毕业生，要与参加工作前最后一个学校的相关部门联系。2）已经多次变换工作的人要向第一家用人单位咨询，外地毕业生也可向原户籍所在地的人事部门咨询。3）对于“口袋档案”，如果档案袋被打开，里面的资料就得经相关部门核实，如果档案资料遗失，还要到原单位去补充和确认，要尽快将档案交回原单位或政府所属人才服务机构，将档案“激活”。4）针对“弃档族”“忘档族”，应及时到人才中心“填充”个人资料，并按时缴费，如人在外地，建议个人在新单位补齐资料后将其送至人才中心，最好不要通过寄送的方式，以免丢失。5）对于“跳槽”人员，将档案遗留在原单位长期未办理转档手续的，要与原单位协商，解决跳槽后的遗留问题，以便及时将档案转交新的单位［5］。

可以把这些新招通过文件、通知、电视、网络等方式对各高校师生、用人单位进行宣传，以增强大学毕业生的社会档案意识，从而逐渐杜绝“弃档”“忘档”等现象的发生，给大学毕业生档案安个好“家”。

4结语

大学毕业生档案不是可以随便丢弃、任其休眠的“身外之物”，它对自己的职业生涯具有凭证、依据和参考的作用，与自己的切身利益息息相关。为改变随着人们的择业模式越来越多元化、个人择业已经不再受户口和档案的限制、不再“惟档案是尊”，而使大学毕业生本身档案意识淡漠，出现越来越突出的“弃档”的现象，各高校，档案服务部门和用人单位要分工协作，大力加强宣传、培训，规范管理，创新服务，使毕业生档案“安家”问题能得到妥善解决。

［1］孔令山.“弃档”现象与档案管理［J］.机电兵船档案，2007（1）：38⁃39.

［2］黄非非.对在高校中实施户籍、档案保留学校两年政策的思考［J］.科技资讯，2008（30）：156⁃157.

［3］马良生.档案管理概论［M］.合肥：安徽人民出版社，2003：79⁃107.

［4］王莉.强化学生档案管理 促进大学生就业［J］.科技创业月刊，2009（2）：100⁃101.

［5］韩振英.论高校学生档案管理与大学生就业［J］.中国成人教育，2007（3）：64⁃65.

［责任编辑：刘海宁］

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1671⁃6876（2014）03⁃0262⁃04

2014⁃05⁃23

冯蓉（1968⁃），女，山西绛县人，档案馆员，主要从事高校档案管理研究。E⁃mail：fr12＠163.com