试论医院档案管理的特点及开发利用

李水连

摘 要：医院档案是医院建设和发展的真实写照与原始记录，文书档案则是医院基础管理水平的重要体现，医院档案管理是医院综合档案室或办公室一项最经常、最基础性的工作，其涉及档案的收集、整理、立卷、归档、利用以及销毁等在内的一系列衔接有序的行为或过程，针对医院档案管理的综合性、专业性、保密性、阶段性等特点，一方面要按照档案管理规范，提高档案管理质量不断推进信息化管理；另一方面要重视档案的开发和利用，充分利用档案信息资源，为医院建设发展提供决策服务。

关键词：医院档案管理；特点；开发利用

医院档案，是医院实施行政管理的重要历史记录，是反映医院行政管理，医疗护理管理，党务管理等活动的重要凭证，涵盖着医院中长期发展规划、年度工作计划和总结、统计资料，会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、基建项目、通告、通知等内容，医院档案对医院来说，具有不可替代的参考价值，其管理更是一项十分重要的工作。

1 医院档案管理的特点

医院档案涉及领域宽、种类多、综合性强，基本反映了医院各项工作及活动情况，其具有不同于其他专业档案的特点：

1.1 医院档案管理具有综合性

医院档案几乎都是通过医院办公室内设机构即医院综合档案室进行管理，从档案的类型来看，它统管了诸如人事、基建、科研、财务、医务、总务、设备以及党务等各种载体材料；从文件的来源看，除了有来自上级印发或本院制定的各种规定性、政策性和指导性， 业务性文件外，还涉及到与本单位业务相关的其他部门或单位的往来文件或编史修志的材料。

1.2 医院档案具有内容上的专业性

医院是以医疗工作为主体，在医疗工作中产生和形成的文书档案，是这种“主体”的真实反映。因此，它所记述的内容无疑带有很强的专业性，如，医院发展计划、业务诊疗和技能操作常规和制度，医疗科学研究以及院务管理等等，这些在档案管理方面具有明显的专业性。

1.3 医院档案管理具有相对的保密性

档案管理的最终目的是提供利用，而医院档案具有业务性强，相对保密性等特点，开放程度不高，主要利用者局限于本院的工作人员，未能提供更深层次服务。

1.4 医院档案管理具有阶段性

医院行政管理科室多，产生的文件资料具有明显的分散性，为确保医院在某一短时间内某项工作（如医院管理年活动、医疗质量万里行活动、优质护理活动等）所产生的文件材料的连续性、系统性和完整性，目前，大部分医院档案管理工作基本上以半年或一年为整理周期。

2 医院档案管理的开发利用

档案管理工作是医院管理工作的一部分，是提高医院工作质量和工作效率的必要条件。随着医院服务模式的转变，医院档案管理的开发利用已为医院管理中起到了非常重要的作用，因此，医院档案管理信息化建设尤其重要，科学规范的档案管理，是衡量医院业绩与管理水平的重要尺度。

2.1 实现信息化管理建设是做好开发利用的手段

档案信息化是发展医疗卫生事业的必然要求。档案信息化可以促进医院信息化建设和规范化管理，提高医院信息化管理水平。随着医疗业务的不断深入和发展，档案信息资源的开发和利用也显得更为重要。HIS、PACS、LIS、OA等系统已渗透在医院各个领域，电子病历的使用，办公自动化的实现，使医院档案管理信息化已迫在眉睫。医院各种门类的档案资料不仅能为广大医务人员的医、教、研、学提供丰富、翔实的信息资源，而且也能为医院领导的决策和管理提供准确、完整、可靠的原始数据，而档案信息化在充分发挥档案的这些功能方面有着独特优势。实现档案信息化，改善档案管理工作，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能改变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为医院的医疗、教学、科研等业务工作服务。实现档案信息化也是顺应医疗业务工作需要和时代发展的必然要求。

2.2 规范管理制度是做好开发利用的前提

档案信息化建设的前提和必要条件是档案工作的标准化、规范化。目前虽然已有一些标准规范出台，但还不能满足档案信息化快速、有序的发展，制约着信息交流的范围和程度直接影响着档案信息化建设的步伐。促进档案工作规范管理，建立科学的档案管理体系，健全档案管理制度，是促进档案工作规范管理的关键。各医院要结合本单位档案工作实际，根据《档案法》、《医药卫生档案管理办法》等有关法律、法规，制订一套比较科学、完整、系统、切实可行的档案管理制度。对各科室的各类档案材料进行集中统一管理，统一考核，使档案管理与医疗业务同步考核评价，同步发展。

2.3 完善档案信息资源是做好开发利用的条件

随着现代科学技术的发展，特别是缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛使用，可以大大增加档案信息的存储量，存储密度比纸质档案高出许多倍。纸质载体的文件一般只能记录文字、图形、声音、动画等各种媒体信息。这样利用很小的空间就可以保存大量的信息，而且开发利用速度快，具有直观性、选择性、易操作性。长期以来，医院在档案管理方面往往偏重于病案档案的管理，而对文书档案未予以足够的重视，没有专门的、统一的《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，对纳入档案管理的文书范围没有明确的要求和统一的管理标准，各医院大多数根据自己的理解和实践进行管理，致使各医院档案的整理、收集等工作存在一定程度的不同、形式多样，室藏结构是否科学、合理，直接影响到档案储藏的质量。因此，要有针对性地拓宽有价值的档案归档范围，优化室藏档案种类、数量，去粗取精，去伪存真，确保收集和储藏的档案完整、有价值、可利用性。同时，档案集中统一管理，配置信息系统管理设备，把档案资源建设成为综合的信息库，是医院档案发展的客观要求。建立规范制度，做到归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标，提高档案管理水平，发挥档案应有的作用，为档案的提供利用创造有利的条件。

2.4 提高档案管理人员素质是做好开发利用的保证

档案管理是一项技术性相对较强的业务，由于人员编制和机构设置的局限，多数医院档案管理人员由医院办公室人员兼职，且平时档案业务进修学习的机会不多，缺乏系统的档案知识培训，使许多档案管理人员的综合素质和管理水平跟不上档案管理的需要，缺乏创新和活力，导致许多档案管理人员的综合素质和管理水平跟不上时代的发展趋势。档案管理人员素质直接影响档案管理水平，医院要将档案人员培养纳入医院人才培养计划，全面提高档案管理人员素质。一是通过专业培训、继续教育、知识更新、进修学习等提高业务和知识水平。二是深入临床一线调查研究医疗、教学和科研对档案信息的需求，不断总结探索档案管理工作，适应档案业务发展，推动档案管理水平的提高。

档案管理工作是一门专门的学问，尤其对于医院来说更是关键，必须要有大局之眼，细致之心，对每一道程序，每一个环节，都要严格把关，必须建立健全科学的管理制度，在管理模式，人才队伍等方面不断创新举措，推陈出新，努力实现归口化，标准化，规范化的目标管理，变死材料为活材料， 使有限的档案材料发挥无限的作用。只有这样，才能使医院档案管锺工作保持特色和活力，促进医院档案管理工作的健康发展，为医院发展建设提供坚实的凭证和依据。

参考文献

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